高校數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案管理對(duì)策研究

■連美琴／河套學(xué)院

高校檔案記錄了高校的各種信息資源，是高校重要的資產(chǎn)，對(duì)檔案管理的優(yōu)劣程度影響高校之后的發(fā)展，新技術(shù)的發(fā)明，新管理理念的誕生，新思維的發(fā)現(xiàn)都是檔案管理創(chuàng)新的源泉?jiǎng)恿?，也是檔案管理必須改革去適應(yīng)的原因。為了充分發(fā)揮檔案管理的作用，可以讓高校高速發(fā)展，高效運(yùn)作，我們必須順應(yīng)時(shí)代潮流，引入數(shù)字化檔案管理，讓學(xué)校的管理更加規(guī)范。下面就主要從數(shù)字化與紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣對(duì)比、促進(jìn)數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案共同發(fā)展的措施。

一、數(shù)字化與紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣對(duì)比

（一）數(shù)字化檔案的優(yōu)劣

對(duì)于數(shù)字化檔案來(lái)說(shuō)，是順應(yīng)時(shí)代潮流的檔案管理措施，隨著時(shí)代的不斷變化發(fā)展，高校大部分檔案管理趨于自動(dòng)化，大大節(jié)省了辦事效率，減小了整理難度，為學(xué)校的決策者提供了科學(xué)的管理與服務(wù)，數(shù)字化檔案也有利于資源的共享，方便師生快速查閱，為之后的學(xué)校建設(shè)、師資力量建設(shè)提供相應(yīng)的依據(jù)，總體來(lái)說(shuō)數(shù)字化檔案是未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)。

當(dāng)然，數(shù)字化檔案也有很多不足之處，數(shù)字化檔案管理前期投入巨大，成本費(fèi)用較高，錄入時(shí)間十分緩慢，許多高校離真正意義上的數(shù)字化檔案還有很遠(yuǎn)的距離，再就是檔案管理人員操作技能不是很強(qiáng)，需要較專業(yè)的檔案管理知識(shí)，這也是阻礙數(shù)字化檔案管理的表現(xiàn)。

（二）紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)

紙質(zhì)檔案管理就是傳統(tǒng)意義上的檔案管理，主要使用紙張記錄，紙張記錄比較仔細(xì)，可以保留很長(zhǎng)時(shí)間，紙質(zhì)檔案一旦形成就不易丟失，上面記載的信息具有可持久性，不容易被人更改，這也是紙質(zhì)檔案管理的最大優(yōu)點(diǎn)。

紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)隨著時(shí)代的變化發(fā)展逐漸顯現(xiàn)，比如，紙質(zhì)檔案管理難度過(guò)大，紙質(zhì)檔案一旦查找起來(lái)是很繁瑣的，查找效率低下，還容易受到環(huán)境的影響，紙質(zhì)檔案還極容易丟失，一些記載會(huì)隨著時(shí)間的變化而消失不見(jiàn)，所以，數(shù)字化檔案替代紙質(zhì)檔案是一種必然趨勢(shì)。

二、促進(jìn)數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案共同發(fā)展的措施

（一）完善數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，檔案管理工作實(shí)行信息化管理也是當(dāng)代社會(huì)對(duì)檔案信息管理需求日益增強(qiáng)的客觀需求。各高校要求信息要準(zhǔn)確快速的傳遞，可以及時(shí)抓住機(jī)遇，所以信息化電子化管理的改革刻不容緩。檔案資料的數(shù)據(jù)修改復(fù)制、圖文轉(zhuǎn)換等都可以應(yīng)用信息化設(shè)備快速完成，通過(guò)打印技術(shù)也可以實(shí)現(xiàn)電子和紙質(zhì)的同時(shí)留存，不同級(jí)別的管理人員之間可以通過(guò)信息設(shè)備快速地共享信息，改進(jìn)決策。同時(shí)還要加強(qiáng)防火墻設(shè)置，防止網(wǎng)絡(luò)病毒對(duì)學(xué)校檔案管理的入侵，要及時(shí)進(jìn)行加密，設(shè)置專業(yè)管理人員，完善數(shù)字化檔案管理所帶來(lái)的不足，提高信息查閱的效率，促進(jìn)學(xué)校數(shù)字化檔案管理建設(shè)。

（二）重視紙質(zhì)檔案的保護(hù)

紙質(zhì)檔案雖然有很多的弊端，在現(xiàn)代社會(huì)還是需要紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性與不可復(fù)制性，紙質(zhì)檔案在未來(lái)的發(fā)展中，依然需要按照紙質(zhì)檔案制度進(jìn)行整理，所以之后的工作就要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行一定程度的保護(hù)，采取科學(xué)的方法對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保護(hù)，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命，但同時(shí)要進(jìn)行電子檔案的備份，平時(shí)檔案查閱主要是以數(shù)字化檔案查閱為主，實(shí)在需要確認(rèn)就去查閱紙質(zhì)檔案，這樣可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案的傷害。

（三）制定完善的檔案管理制度

制定的制度必須要具有良好的可操作性，方便實(shí)用、簡(jiǎn)單易行才可以更好的發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。再次是堅(jiān)持制度約束的地位平等性。制定的規(guī)章制度要求既要約束職工也要約束領(lǐng)導(dǎo)，職工和領(lǐng)導(dǎo)為制度的主要執(zhí)行者和主要制定者，堅(jiān)持制度約東的地位平等性，是制度順利執(zhí)行的重要保障。最后是獎(jiǎng)懲分明。高校在規(guī)章制度中既是管理者又是執(zhí)行者，所以在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要保證制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性和公平性，做到有功必獎(jiǎng)，有過(guò)必懲，獎(jiǎng)懲分明。要形成專門(mén)統(tǒng)一的管理制度，完善日常的信息數(shù)據(jù)維護(hù)，檔案工作人員管理要團(tuán)結(jié)一致，避免消極怠工，這就需要學(xué)校選拔高素質(zhì)人才，先要進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)之后才能上崗，保證新形勢(shì)下數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案管理的科學(xué)性與有效性。

三、結(jié)語(yǔ)

高校的檔案管理工作作為高校管理的一個(gè)重要組成部分，它能否有效開(kāi)展關(guān)系到高校能否長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展，所以對(duì)檔案管理工作有效的改革創(chuàng)新勢(shì)在必行，檔案管理的發(fā)展必須是順應(yīng)新形勢(shì)下的社會(huì)發(fā)展需求的，要利用新技術(shù)，新思想，新理念，不斷加強(qiáng)辦公室檔案的合理創(chuàng)新，推動(dòng)辦公室檔案管理工作的發(fā)展，從而保證高校的可持續(xù)發(fā)展，檔案管理只有順應(yīng)時(shí)代變化與發(fā)展才能夠長(zhǎng)久。