強化干部人事檔案管理水平探討

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廣州市增城區(qū)干部檔案管理室

一、強化干部人事檔案管理水平對管理工作的必要

干部人事檔案就是根據(jù)黨的政策和某些能力要求對干部的選拔，任用依據(jù)。并對干部的日常工作，思想作風等內(nèi)容的記載。它是全面了解干部人員綜合素質(zhì)以評估出能否勝任干部工作和被選拔的重要考察資料。干部人事檔案管理水平是我國干部人事檔案工作發(fā)展水平的投影。所以要持續(xù)強化人事檔案管理水平達到更方便地為人民服務。

二、阻礙干部人事檔案管理工作質(zhì)量的幾種因素

(一)管理檔案意識不強

領(lǐng)導者對人事檔案管理水平工作認識度欠缺，認為人事檔案管理工作不那么重要，只要做到檔案不丟失，保密，能外調(diào)就行了。再加上資金投入不夠，如對管檔人員數(shù)量不穩(wěn)定，配備欠缺等問題的忽視，使這些環(huán)境因素降低了工作人員的積極性。

(二)管理不完善

材料人員欠缺工作責任意識。沒有及時的把一些資料更新，收集，轉(zhuǎn)遞和歸檔。比如，入黨材料，學歷資料等沒有更新造成資料的缺失。還有一些資料因為時間原因，如離崗，轉(zhuǎn)崗等，沒有及時收集，造成后來收集較難的局面。

(三)立卷不規(guī)范

隨著工作壓力的增加，人事檔案對人才職位升遷調(diào)動起著不可替代的作用?？梢恍n案的不規(guī)范立卷給人事對人才的選擇造成了很大的難題。比如紙張不符合要求，格式，字體不規(guī)范，前后填寫內(nèi)容不一等使檔案資料失真。

(四)整黨工作繁雜

據(jù)國家人事檔案規(guī)定：干部人事檔案必須在規(guī)定的期限內(nèi)完成資料的采集，資料進檔之前的整理，歸納等工作必須細致化。人事檔案管理人員經(jīng)常重復做這種信息量大的工作會形成疲勞，導致沒有更多的精力去對新案卷內(nèi)在信息的分析歸納。

(五)本人和檔案分離現(xiàn)象居多

由于市場對人才的需求不斷增加，人才流動性也越來越快。導致“跳槽”，升遷等的現(xiàn)象增多。很多大中專生就業(yè)時，對檔案不重視，檔案和人不在一起。給事業(yè)單位選取人才也造成了諸多麻煩。

三、提升人事檔案管理水平五個要點

(一)強化檔案管理意識

領(lǐng)導在檔案管理中起到領(lǐng)頭羊的作用，應加強檔案管理意識，使工作精神落到實處。比如：把檔案管理納入組織會議必提工作，加以強調(diào)，達到使檔案單位負責人提高對工作的責任和意識，對優(yōu)秀人員進行物質(zhì)和精神上的獎勵以帶動其他人事檔案管理人員的積極性。同時，更要做好檔案管理的宣傳工作，深化人事檔案管理工作的重要性和廣大人民群眾及時歸檔的好處。調(diào)動人員的積極配合。

(二)建立完善的管理體系

通過種種現(xiàn)象表示沒有完善的管理體系會使管理工作變得繁亂復雜，所以要想有效地解決管理問題，必須建立一套完整的檔案管理體系。針對工作繁、多、雜的情況，可以實行“權(quán)則集中制”對專業(yè)人員進行考核，把權(quán)力分給那些業(yè)務能力強，責任心強，辦事仔細認真不拖拉的人員，給予權(quán)力實行工作的分配。培訓較專業(yè)的管理人員，明確檔案管理人員的工作和目標以提高管理者的整體業(yè)務能力。為避免工作枯燥，可以實行輪崗制。領(lǐng)導實行不定期的檢查，監(jiān)督，審核等。同時對檔案實行分級管理，追究責任。使檔案管理透明化。

(三)加快檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化的速度

對人事檔案進行統(tǒng)一的集中和清理，對干部檔案缺少資料的情況進行及時的采集和整理，用特定的紙張，做到規(guī)范統(tǒng)一完整入檔后及時交予管檔人員來避免資料的不真和殘缺問題。另外，對需要更新和新建立的檔案實行收集責任制，要求在規(guī)定的時間內(nèi)保質(zhì)保量的完成，檔案人員主動與相關(guān)部門索要資料，不得滯后拖延。

(四)簡化整檔工序

(1)基礎(chǔ)設(shè)施配備到位。人事檔案管理工作應該是為不以盈利為目的的，各部門財政支出應由國家財政部補貼。對人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施給予設(shè)備保障，如庫房，檔案室和辦公室必須三房獨立，保持舒適的工作環(huán)境。按時更新檔案袋，或換新型的檔案盒來避免檔案來回的拆裝對檔案材料造成損失。

(2)建立制度進行制約。建立健全檔案的查，借，閱等制度。比如，沒有通過一系列正規(guī)手續(xù)辦理的不借。個人帶檔不轉(zhuǎn)等。必須嚴格遵守這些管理制度。對該轉(zhuǎn)遞的必須及時轉(zhuǎn)遞，以保證信息的連貫性。

(五)完善信息化檔案建設(shè)

隨著計算機互聯(lián)網(wǎng)等新科技產(chǎn)物的出現(xiàn)。降低了人事檔案管理工作的難度，只需要工作者在人事檔案數(shù)據(jù)庫進行重點詞檢索就可以輕松找到相關(guān)信息。更方便查借閱，但是對相應的數(shù)據(jù)化管理更需要加大審核力度，優(yōu)化網(wǎng)絡數(shù)據(jù)環(huán)境。同時要利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢繼續(xù)摸索新的檔案管理方法。使檔案管理工作更方便快捷準確。

四、結(jié)語

強化干部人事檔案管理是一項繁雜的工作，需要領(lǐng)導和管理檔案人員持之以恒的努力。使工作重點落實到檔案管理制度的完善和加強監(jiān)督審核的力度方面，管理人員應致力于提升自己的工作能力的提升。干部人事檔案管理工作的進行大家的共同努力。