紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)策略研究

宋瑩

吳江區(qū)人民檢察院 215200

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的必要性

1.1 檔案數(shù)字化。隨著計算機對媒體信息技術(shù)的發(fā)展，以及數(shù)字檔案領(lǐng)域一些其他技術(shù)的成熟，為紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案提供了技術(shù)上的支撐。通過使用現(xiàn)代化的掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù))、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等，可以將大量龐雜的紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的數(shù)據(jù)。這種轉(zhuǎn)化帶來的益處：1、提高經(jīng)濟效益：數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費;2、提高辦公效率：數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心；3、增強檔案原件保護：將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

1.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化。所謂檔案數(shù)字化(digitization)是指用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。

1.3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)。數(shù)字檔案館主要的管理模式，就是通過電子信息管理系統(tǒng)，對數(shù)字化的檔案進行存儲、歸類，為檔案信息的使用者提供查詢服務(wù)?；ヂ?lián)網(wǎng)多媒體信息技術(shù)的發(fā)展，使得數(shù)字化檔案信息可以在不同的空間地域?qū)崿F(xiàn)信息分享、交流，降低了檔案管理的成本。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案則完全沒有這種便利性，所以紙質(zhì)檔案，要進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，通過把紙質(zhì)檔案信息遷移到相應(yīng)的電子文檔，然后通過計算機管理系統(tǒng)對其分類整理并存檔。

2 檔案數(shù)字化加工的基本原則

1)確定數(shù)字化對象

應(yīng)當(dāng)對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化加工。

2)符合國家法律法規(guī)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定或本行業(yè)相關(guān)規(guī)定。

3)價值性原則

屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容

3.1 制定技術(shù)規(guī)范。為了規(guī)范、科學(xué)、合理地開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，使檔案信息資源準確、方面、快捷地提供利用，以滿足利用者對檔案的需求，檔案館要結(jié)合本館實際，參照國檔案行業(yè)標(biāo)準《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T 31-2005)，制訂出本單位檔案館的紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范并嚴格執(zhí)行，如《上海交通大學(xué)檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。

3.2 配備自動化網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，必備的軟件、硬件設(shè)備是其前提條件。軟件主要包括網(wǎng)絡(luò)、電腦等自動化、網(wǎng)絡(luò)化的操作系統(tǒng)軟件、防毒、殺毒軟件、檔案管理系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)加工軟件等;必備的硬件主要包括：自動化網(wǎng)絡(luò)化信息化管理的檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器、工作站、數(shù)字化檔案存儲設(shè)備、檔案掃描儀器、打印儀器等。如：服務(wù)器、計算機、磁盤陣列、移動硬盤、光盤、彩色高速掃描儀、平板彩色高速掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、彩色打印機等，保障檔案管理系統(tǒng)的正常運行。 3.3 基本內(nèi)容與流程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案分類整理、檔案拆卷掃描、圖像處理、圖像存儲、錄入信息、目錄建庫，數(shù)據(jù)掛接、建立索引，數(shù)據(jù)核查、數(shù)據(jù)備份、裝訂還原，入庫驗收、數(shù)字化成果管理等。各個環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，對照規(guī)范，嚴格執(zhí)行。

4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)階段劃分與進度

4.1 第一階段。調(diào)研、設(shè)備購置階段。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，需要一整套硬件設(shè)備，通過這些硬件設(shè)備，再加上網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，把紙質(zhì)檔案的基本信息遷移到數(shù)字硬盤上。在設(shè)備的配置方面要按照需求的標(biāo)準，要落到實處，按采購程序和規(guī)章辦事，根據(jù)實際情況確定完成期限。

4.2 第二階段。數(shù)據(jù)加工階段。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

4.3 第三階段。數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)核查、驗收階段。是紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重點和關(guān)鍵。對數(shù)據(jù)的錄入、著錄、掛接、關(guān)聯(lián)等進行認真仔細的校對、檢查和驗收、審核，層層把關(guān)，對不合格的數(shù)據(jù)進行修改、補充或重錄，確保紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的一致性、完整性、準確性、關(guān)聯(lián)性、合法性、規(guī)范性、安全性。根據(jù)實際情況確定完成期限。

4.4 第四階段。數(shù)字化成果管理、利用階段。加強對檔案數(shù)字化成果的維護和管理，經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)及時進行多套備份，異地保存。通過維護和管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全、完整和長期可用;對數(shù)字化成果的利用，是紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)目的，也是提供檔案高效利用及檔案信息服務(wù)的起點。

5 結(jié)束語

近年來，我國很大部分的各級各類檔案館，特別是地方檔案館、高校檔案館啟動了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程，極大地推動了檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展進程，紙質(zhì)檔案的管理，應(yīng)該不斷提高其數(shù)字化的程度，提升管理的效率，同時，作為紙質(zhì)檔案，一些特殊的功能是數(shù)字化檔案無法替代的。