如何創(chuàng)新理念推動企業(yè)檔案信息電子化管理

劉會星

岳陽市風(fēng)景園林中心 湖南岳陽 414000

1 引言

進(jìn)入21世紀(jì)后，我國檔案信息化建設(shè)的腳步也在逐步地加快。檔案是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵資源，各企業(yè)在平時的工作中建成的管理體系和業(yè)務(wù)流程都應(yīng)該形成檔案，這是文件管理的一個重要方面，只有對檔案進(jìn)行科學(xué)有效地管理，才可以助力企業(yè)的健康發(fā)展。

2 簡述檔案信息電子化管理

所謂的檔案電子信息就是指利用紙質(zhì)或機(jī)器可讀形式的檔案為主要對象，通過計算機(jī)對其進(jìn)行不同級別收集篩選和處理，人們依托于計算機(jī)軟件的形式使用二級文獻(xiàn)信息。

檔案信息電子化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的產(chǎn)物，伴隨著現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化和無紙化的出現(xiàn)，這極大地改變了檔案生成的方式，體現(xiàn)在計算機(jī)和通信線路運(yùn)行過程中的文件起草，發(fā)布，歸檔等環(huán)節(jié)，需要注意的是，這些文件的前身都應(yīng)該是機(jī)器可讀的主要形式，同時這些文件的使用方式與紙質(zhì)文件的使用方式有著很大不同，這種改變表明檔案管理員將更多地以機(jī)器可讀的形式面對基于磁盤形式的文件。絕大多數(shù)信息搜索者都關(guān)注信息的內(nèi)容，而這些內(nèi)容很大程度上來自各種各樣的機(jī)器可讀形式，檔案工作者應(yīng)該全面系統(tǒng)地提供這些文件?？偟膩碚f，機(jī)器可讀的文件信息系統(tǒng)應(yīng)該具備真實性以及可用價值，從而為企業(yè)提供更完善而便捷的服務(wù)。

3 檔案信息電子化管理的重大意義

在企業(yè)檔案管理中采用電子信息模型極為重要，首先，電子文件信息可以充分利用現(xiàn)有的微型計算機(jī)的潛力提高將來檔案高利用率。目前，很多的企業(yè)沒有充分發(fā)揮計算機(jī)的應(yīng)用功能，開發(fā)功能比較單一，甚至于有些計算機(jī)僅僅是用于文件記錄或文件類型存儲，這種低效用的使用方式導(dǎo)致了企業(yè)資金人力上不必要的損耗，使現(xiàn)代設(shè)備真正的效用沒有用到極致。其實，利用檔案信息電子化技術(shù)管理可以使得工作效率得到大大地提升，充分地滿足了各部門和相關(guān)人員的豐富需求，快速便捷有效地查詢檔案信息，同時大大減少有問題的文件從而減輕檔案工作者的工作量。此外，檔案信息的電子化可以縮短二級文檔信息的整理的時間并提高檔案信息的時間有效性。在檔案信息電子化管理的過程中，員工在查詢文件的過程中不需要調(diào)用原始文件，這極大地避免了企業(yè)原始信息檔案完整度的缺失問題，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理企業(yè)文件，也可以解決由于地理距離遠(yuǎn)導(dǎo)致的查詢受阻問題，真正實現(xiàn)了從跨越時空查詢文件的目標(biāo)。

4 企業(yè)信息化時代下檔案管理面臨的問題

4.1 信息化檔案管理不受重視

企業(yè)文件管理工作很容易被企業(yè)管理層忽視，因為它的運(yùn)作與企業(yè)利潤沒有產(chǎn)生直接關(guān)系。尤其是隨著市場經(jīng)濟(jì)競爭的日益加劇，無論是國有企業(yè)還是私營企業(yè)，無論是大型壟斷企業(yè)還是微型企業(yè)，各企業(yè)都面臨著是否可以繼續(xù)生存的巨大壓力，在這種高壓情況下，各個企業(yè)都在奔走于改革重組兼并等變革舉措，以贏得更大的生存機(jī)會。于是在這種情形下，就很有可能導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作的短期混亂，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理部門的邊緣化。這種不重視檔案管理的企業(yè)行為反映了我國大多數(shù)公司規(guī)劃不長遠(yuǎn)，事實是根據(jù)一些管理數(shù)據(jù)表明，檔案管理雖然是一種比較基本的工作，但是一旦信息化過程得到大大改善，這就可以極大地降低企業(yè)的人事管理成本，提高企業(yè)管理效率，使這些重視檔案管理的企業(yè)在激烈的行業(yè)競爭中長久地站穩(wěn)腳跟。

4.2 檔案管理效用尚未發(fā)揮

現(xiàn)在有許多企業(yè)忽視了文件管理的信息化要求，這是由于很多企業(yè)家沒有通過文件管理的變革解決問題，還沒有認(rèn)識到其的意義。一般認(rèn)為，集中管理檔案在短期內(nèi)是一個無法獲得回報的項目，但事實上這對公司的長期發(fā)展非常有幫助。現(xiàn)實中還出現(xiàn)另外一種情況，那就是追求一蹴而就的檔案管理成果，由于企業(yè)家自身的局限性，通常單方面地聽取了當(dāng)今媒體對于檔案管理電子信息化的推崇，欠缺周詳?shù)挠媱澗烷_始魯莽行動，忽略了檔案日建過程中的層層遞進(jìn)性和艱巨性，他們的行為往往超出了企業(yè)構(gòu)建檔案的能力。這種做法的后果是，即使在很快的時間內(nèi)完成了檔案電子信息化，但是也超出了公司自身對于檔案管理的需求，在今后的時間里它又將其工作長期地擱置，最后成了“爛尾”項目。

4.3 資金技術(shù)人力資源不到位

目前許多企業(yè)正面臨轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，資金缺口較大，有很多方面需要改變。檔案管理方面的投入就成了一種負(fù)擔(dān)。一般來說，會導(dǎo)致這樣一些現(xiàn)象，硬件條件不足，創(chuàng)新理念不足以及機(jī)制不健全，檔案電子信息化建設(shè)人才匱乏，檔案信息資源數(shù)字化發(fā)展不足，針對于網(wǎng)絡(luò)可行性的檢驗工作不足，這些是都是限制企業(yè)文件管理信息化過程的攔路虎。

5 企業(yè)推動檔案信息電子化管理的路徑

5.1 理念創(chuàng)新，著力培育檔案管理信息化思維

現(xiàn)代企業(yè)管理已進(jìn)入了信息化時代，依托檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案電子化管理已成為當(dāng)前的發(fā)展趨勢，企業(yè)檔案管理工作當(dāng)然也需要創(chuàng)新理念與時俱進(jìn)，大力開展數(shù)字化工作，因此，作為企業(yè)檔案決策者和執(zhí)行者，首先要改變基于紙質(zhì)檔案管理的傳統(tǒng)思維方式，感受到亟待改變的一種責(zé)任感和緊迫感。為了企業(yè)的長遠(yuǎn)利益，體會到企業(yè)檔案信息電子化管理的現(xiàn)實意義。

5.2 實行檔案資料的實時收集

檔案的實時收集是確保檔案完整準(zhǔn)確以及及時歸檔的重要條件，具體的操作過程如下。首先要做到明確綜合檔案和各業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員的職責(zé)，建立文書、相關(guān)文件的歸檔機(jī)制，明確檔案管理工作者的歸檔責(zé)任，高效地采集檔案缺失項目，確保檔案的統(tǒng)一性。然后，各部門要在規(guī)定時間內(nèi)及時完成檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集整理工作，確保各檔案檔案準(zhǔn)時歸檔，保證各類檔案資料及時更新。接著，還需要制定綜合檔案管理的規(guī)章制度，歸檔管理系統(tǒng)是保證檔案歸檔質(zhì)量的關(guān)鍵一步，企業(yè)各類相關(guān)資料的存檔人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的要求，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和及時性，保證資料之間的關(guān)聯(lián)度，為檔案資料的質(zhì)量提供保障。最后，以電子方式迅速地掃描存檔的檔案，依據(jù)行業(yè)和類型對其進(jìn)行排序，使原始文件和電子文件高度一致。

5.3 加大資金的投入

在檔案信息電子化建設(shè)過程中，企業(yè)提供的資金一定要作用于管理和信息化過程，檔案的信息電子化是文件管理工作的重要組成部分，也是提高管理效率促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。由此來說，企業(yè)必須注入適當(dāng)?shù)馁Y金來處理各部門之間的和諧關(guān)系，敏銳地規(guī)劃公司的后續(xù)發(fā)展，一步一步推進(jìn)檔案信息電話化的發(fā)展進(jìn)程，保證整體管理的效率。

5.4 重視檔案信息電子化管理人才隊伍的建設(shè)

檔案管理人員是推動檔案管理信息電子化建設(shè)的重要的主體元素，所以為了促進(jìn)檔案管理信息的順利開展，企業(yè)要注重人才隊伍的建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的培養(yǎng)模式。在信息化工作模式中，相關(guān)的員工不單單要掌握扎實的檔案管理專業(yè)知識，還要熟練精通地使用各種信息處理的操作軟件。所以在今后的工作中，有必要對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，改變他們傳統(tǒng)的觀念，認(rèn)識到檔案信息電子化建設(shè)的重要性，積極學(xué)習(xí)并運(yùn)用所學(xué)專業(yè)知識和相關(guān)軟件的運(yùn)作。同時文件管理人員應(yīng)該精通文件信息化操作過程的各個方面，在完成文件管理的基本工作后，他們可以投入一定的時間來開發(fā)和利用文件信息資源，從而進(jìn)一步挖掘文件信息資源的潛在價值，為企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

5.5 實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”常態(tài)化

一般來說“互聯(lián)網(wǎng)+”就是指“互聯(lián)網(wǎng)+各個傳統(tǒng)行業(yè)”，利用互聯(lián)網(wǎng)+帶動傳統(tǒng)行業(yè)互聯(lián)網(wǎng)化，向用戶提供精準(zhǔn)的服務(wù)，現(xiàn)如今各個行業(yè)各項崗位都想試水，在信息電子化架構(gòu)中檔案工作管理者同樣看中了互聯(lián)網(wǎng)這個超大型平臺，積極發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，是滿足檔案管理工作高效需求的一種路徑，也是處在中國新常態(tài)下企業(yè)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型優(yōu)化升級的一個重要目標(biāo)。這是由于企業(yè)在無論實在生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)或者是科技研發(fā)行政管理環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生的繁多的檔案信息資源，而這些檔案文件對企業(yè)的長期發(fā)展具有很大的作用，相關(guān)檔案工作人員不得不緊跟時代潮流，提升檔案管理的能力水平。檔案管理工作者要勇于接觸新興事物，努力調(diào)整自身去適應(yīng)新的大環(huán)境，快速地切換新興思維，積極把推動“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式成為檔案工作“新常態(tài)”的重要任務(wù)，緊扣“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，去思考籌劃去并付出行動。毋庸置疑，如果檔案管理人員無法與互聯(lián)網(wǎng)接軌，那就會錯失一次在信息電子化時代迅速發(fā)展的的難得機(jī)會。

6 結(jié)束語

總而言之，隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理越來越難以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的步伐，信息化已成為文件管理發(fā)展中不可或缺的技術(shù)手段，它也是提高檔案管理水平的重要途徑。但是通過長期的實踐發(fā)現(xiàn)，檔案信息電子化工作是不可以一蹴而就的，也不是一個部門單槍匹馬就能夠完成的，這就需要各個部門之間的相互配合。