林業(yè)科技項目檔案管理特點與強化策略

革文艷

(云南高黎貢山國家級自然保護區(qū)保山管護局騰沖分局，云南騰沖 679100)

林業(yè)科技項目檔案是指自林業(yè)科技項目從提出、立項到最終竣工驗收整個過程中所形成的各種形式的文件資料，包括各種圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影像等資料。它是林業(yè)科技工程項目建設(shè)的真實反映，也是進行項目檢查驗收的重要依據(jù)。加強林業(yè)科技項目檔案管理對規(guī)范項目工程運作，提高林業(yè)生產(chǎn)、科研管理及推廣水平有著重要的意義。

1 林業(yè)科技項目檔案具有的主要特點

1.1 專業(yè)性強

與其它檔案相比，科技檔案具有極強的專業(yè)性特點。林業(yè)科技項目檔案不僅具備科技檔案的共性特點，也具有自身的專業(yè)特點。比如，森林或動植物資源調(diào)查、林業(yè)作業(yè)等工作通常需在戶外進行，并會產(chǎn)生很多原始材料，如調(diào)查記錄表、施工記錄表等。此外，林業(yè)生產(chǎn)與建設(shè)和農(nóng)業(yè)、水利、交通、環(huán)保、旅游、工業(yè)等諸多行業(yè)均有密切的聯(lián)系，因此，形成的檔案資料復(fù)雜多樣。

1.2 成套性

林業(yè)科技項目從開始立項、審批、調(diào)查研究、規(guī)劃設(shè)計，到工程建設(shè)、竣工驗收整個過程中都體現(xiàn)出成套性的特點。具體來講就是全部檔案資料都是圍繞一個獨立的科研項目或課題所形成的，各子項檔案存在密切聯(lián)系，也全面反映出科研項目的實施過程。

1.3 階段性強

林業(yè)生產(chǎn)周期是很長的，因此，不少林業(yè)科研項目的周期也較長，所形成的林業(yè)科技檔案材料也需要十分長的時間。為此，我們可根據(jù)項目實際，采用分階段歸檔的辦法。具體來講就是將林業(yè)科研項目分為五個階段，包括科研準備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果與獎勵申報、推廣應(yīng)用等。當一個階段的工作結(jié)束時便可開始對所形成的相關(guān)文件資料進行整理歸檔，補充到此科研項目檔案中去。這不僅便于收集、整理，也能確保檔案收集的全面性。

1.4 保密性強

林業(yè)科技檔案是在林業(yè)科學研究試驗、生產(chǎn)實踐過程中所產(chǎn)生的，是廣大科技人員辛勤付出，共同努力的智慧結(jié)晶，也真實反映了林業(yè)建設(shè)的具體情況。同時，這些檔案在某些方面還具有專屬性與獨創(chuàng)性的特點，其知識產(chǎn)權(quán)歸國家或相關(guān)林業(yè)單位所有。因此，必須重視對林業(yè)科技人員及檔案人員的保密教育，強化他們的檔案保密意識。定期對林業(yè)科技檔案的內(nèi)容進行審查與分析，根據(jù)需要適當調(diào)整保密范圍與密級，保證林業(yè)科技檔案與科技資源的安全性。

2 林業(yè)科技項目檔案管理存在的問題

2.1 缺乏檔案意識，重業(yè)務(wù)輕檔案現(xiàn)象普遍

林業(yè)科技部門或多或少都存在重業(yè)務(wù)輕檔案記錄的問題，并未認識到林業(yè)科技檔案的重要意義，也未將收集這些檔案當作自己的職責，經(jīng)常是當作可有可無的一項工作。因此，對待檔案收集工作往往是說起來重要、忙起來不要。在這樣的背景下不少林業(yè)科技人員檔案意識淡薄，根本沒有意識到林業(yè)科技檔案屬于項目管理的重要內(nèi)容，而且也是項目驗收、項目監(jiān)測、效益評價的有效依據(jù)，往往到了要檢查驗收的時候才開始抱佛腳，加班加點東拼西湊，在一定程度上降低了檔案的真實性、完整性與準確性。

2.2 相關(guān)保障不到位

由于這項工作得不到重視，缺少領(lǐng)導(dǎo)保障，經(jīng)常處于無人分管或只分工不真管狀態(tài)。同時，劃撥的經(jīng)費不多，難以滿足科技檔案管理的需要。有的單位未按規(guī)定設(shè)立專門的機構(gòu)、給編制、定職能，也無行政保障。目前，從事林業(yè)科技檔案管理的人員主要是兼職人員，加之單位極少提供專門的學習培訓機會與經(jīng)費，導(dǎo)致檔案員知識結(jié)構(gòu)老化，極大程度制約了林業(yè)科技檔案管理水平的提高，進而影響到林業(yè)科技項目檔案的形成質(zhì)量。

2.3 檔案收管用不到位

目前，林業(yè)科技檔案的收集、管理、使用模式仍是老一套，并沒有與時俱進加以改進創(chuàng)新。因此，檔案收管用工作還不到位，無法將檔案收全、管好、用活。部分林業(yè)科技人員認為自己做的項目就是自己的，不用收集整理相關(guān)資料，或者極不情愿把檔案資料交給檔案管理人員。這增加了檔案收集難度，也是造成檔案材料不齊全的原因之一。

2.4 檔案人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

隨著林業(yè)事業(yè)的快速發(fā)展，所形成的檔案類型與內(nèi)容也更加豐富多樣，檔案管理與利用方式也有所變化。然而很多林業(yè)科技檔案人員都是身兼數(shù)職，沒有在檔案管理工作上投入過多精力。他們不了解科研工作，也不重視林業(yè)科技檔案管理工作，往往是歸檔時才臨時抱佛腳，導(dǎo)致工作質(zhì)量不高。此外，由于缺少系統(tǒng)的學習培訓機會，有一部分案管理人員缺少檔案管理的意識，不明確什么才是檔案，也不知道什么是檔案管理中的歸檔，應(yīng)該采用哪些方法進行歸檔，這樣便導(dǎo)致有些科技文件、科技材料、科技數(shù)據(jù)逐漸損壞、丟失和外流，從本質(zhì)上影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

3 新時期加強林業(yè)科技項目檔案管理的建議

3.1 高度重視，加大支持力度

林業(yè)科技項目檔案管理作為整個林業(yè)工作中不可或缺的一項工作，在推動林業(yè)科技進步，實現(xiàn)科技興林目標中具有非常重要的意義。因此，林業(yè)相關(guān)部門必須轉(zhuǎn)變觀念，高度重視這項工作，特別是基層科研單位領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)充分認識到這項工作的意義，主動配合好檔案管理工作，將工作經(jīng)費納入單位年度財政經(jīng)費預(yù)算，并加大資金投入力度，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在單位內(nèi)部建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化。

3.2 明確職責，加強領(lǐng)導(dǎo)，完善相關(guān)制度

林業(yè)科技項目檔案具有種類多、專業(yè)性強、涉及面廣等特點。因此，各級林業(yè)主管部門應(yīng)根據(jù)我國檔案法規(guī)，密切配合，科學部署，齊抓共管，共同做好林業(yè)科技檔案管理工作。首先，根據(jù)林業(yè)科研工作特點，明確文件材料歸檔范圍、合理劃分各類文書檔案的保管期限，為林業(yè)科技檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。其次，健全林業(yè)科技項目檔案管理工作機制，將責任細化，落實到位，并配備專、兼職檔案人員，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)。最后，根據(jù)林業(yè)科技檔案管理規(guī)范與林業(yè)發(fā)展需要，進一步完善林業(yè)科技項目檔案管理制度，其中，要盡快建立健全林業(yè)科技檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、利用、歸檔、移交、銷毀等各個環(huán)節(jié)的制度細則，從根本上提升林業(yè)科技檔案管理的規(guī)范化水平。確保一個林業(yè)科技項目形成一套完整的科技檔案。

3.3 重視檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理水平

林業(yè)科技項目檔案形成周期長，檔案工作連續(xù)性強，因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，急需一支穩(wěn)定的檔案管理隊伍作保障。首先，林業(yè)部門應(yīng)設(shè)立專門的編制，改善薪資福利，從高校與社會選聘一些專業(yè)能力強、富有責任心的人才擴充到檔案管理隊伍中。同時，加大經(jīng)費投入，專門作為檔案人員的教育經(jīng)費，定期開展業(yè)務(wù)培訓，不斷提高檔案人員的責任意識與專業(yè)技能。這樣才能讓林業(yè)科技項目檔案管理逐步實現(xiàn)科學、規(guī)范、有序的管理目標。

3.4 加強檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理模式早已向信息化方向發(fā)展。各級林業(yè)單位應(yīng)將科技檔案信息化建設(shè)作為自身信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。通過統(tǒng)籌規(guī)劃，確保檔案信息化建設(shè)步調(diào)與單位信息化建設(shè)相一致。同時，要逐步配備相關(guān)信息設(shè)備，引入先進的檔案信息化管理系統(tǒng)，加強對檔案人員的培訓，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化與信息化同步推廣與應(yīng)用。

3.5 重視檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮林業(yè)科技檔案價值

檔案的價值就是服務(wù)于社會發(fā)展，因此，林業(yè)科技項目檔案的價值在于服務(wù)于國家林業(yè)建設(shè)與林業(yè)科技發(fā)展。各級林業(yè)單位應(yīng)重視對林業(yè)科技項目檔案資源的開發(fā)利用，提高檔案的利用率。一方面，林業(yè)科研人員應(yīng)積極分析本地區(qū)林業(yè)科技發(fā)展特點，挖掘現(xiàn)有科研成果與科技檔案信息價值，不斷拓寬林業(yè)科研服務(wù)范圍。要善于利用科技下鄉(xiāng)活動，及時將最新實用的科技信息送到林農(nóng)手中，促使林業(yè)科技盡快轉(zhuǎn)化為實際生產(chǎn)力。另一方面，檔案人員應(yīng)根據(jù)林業(yè)科研實際，圍繞專門的研究課題及時、連續(xù)地為科研工作者提供需要的相關(guān)檔案資料，直到本課題結(jié)束為止。通過課題跟蹤服務(wù)讓科研人員能夠及時獲得急需的各種資料，避免重復(fù)勞動，讓他們將更多精力花費在攻克難題上，充分發(fā)揮出檔案服務(wù)的保障作用，也使林業(yè)檔案資源價值得以體現(xiàn)。

4 結(jié)語

總之，科技興林在林業(yè)生態(tài)建設(shè)中得到了越來越多人的關(guān)注。新形勢下必須重視林業(yè)科研工作的開展以及林業(yè)科技成果的轉(zhuǎn)化，幫助林農(nóng)致富增收，加快林業(yè)生態(tài)建設(shè)步伐。為此，必須重視林業(yè)科技檔案的管理與開放利用，建立健全林業(yè)科技檔案管理機制，加強宣傳教育，強化林業(yè)單位科技人員與檔案人員的檔案意識，主動配合好檔案的收集、整理、上交、歸檔等工作，不斷提高檔案管理效率。