信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略分析

梁義帥

摘 要：在新形式下，檔案管理發(fā)生了較大的變化，通過檔案管理，可以對政府活動，工作進(jìn)行記錄，可以保證工作的順利實施，實現(xiàn)管理的優(yōu)化，因此，加強(qiáng)檔案管理工作十分重要，直接關(guān)系到檔案管理質(zhì)量，直接影響到工作的實施。但是，現(xiàn)階段，檔案管理還是存在一些問題，檔案管理效果不佳，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較為薄弱，需要進(jìn)行檔案管理的優(yōu)化，才能達(dá)到理想的檔案管理效果。由此可見，研究信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略具有重要的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：信息公開；政府；檔案管理；優(yōu)化；策略

檔案管理工作是政府工作的重要組成部分，通過檔案管理，可以發(fā)揮檔案的重要作用，方便政府工作的順利實施，因此，在信息公開背景下進(jìn)行政府檔案管理優(yōu)化十分必要，發(fā)揮著重要的作用。在信息公開背景下，有效進(jìn)行檔案管理，解決檔案管理中存在的問題，可以增加檔案管理質(zhì)量，提高檔案的透明度，實現(xiàn)資源的合理利用?？偠灾?，分析信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略具有重要的現(xiàn)實意義，本文以此展開研究，提出參考十分必要。

1 檔案管理存在的問題

在檔案管理過程中，檔案管理存在較多問題，不利于檔案管理工作的順利實施，影響了檔案管理質(zhì)量，為解決此問題，需要分析檔案管理存在的問題，進(jìn)行深入研究，以便有效進(jìn)行檔案管理，達(dá)到理想的檔案管理效果。檔案管理存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，相對而言，檔案管理人員的基礎(chǔ)較為薄弱，素質(zhì)有待提升。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理與信心技術(shù)的關(guān)系更加密切，檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力，需要掌握計算機(jī)知識。但是，實際上，部分檔案管理人員還是習(xí)慣于依靠傳統(tǒng)經(jīng)驗，尤其是一些老員工，經(jīng)驗豐富的檔案管理人員，習(xí)慣于在傳統(tǒng)工作理念，傳統(tǒng)工作方式下進(jìn)行檔案管理，不會主動學(xué)習(xí)新知識，新知識尤其是計算機(jī)知識不了解，無法有效應(yīng)用，影響了管理效果。因而，檔案管理人員的素質(zhì)相對較低是存在的主要問題，影響了檔案管理效果。第二，檔案管理方式陳舊，一些事業(yè)單位，工作流程較為單一，因而，檔案管理方式也較為傳統(tǒng)，還停留在標(biāo)準(zhǔn)化，形式化，制度化的情況下，工作流程單一，檔案處理方式也較為單一，缺乏統(tǒng)一的管理，也缺乏合理的監(jiān)督機(jī)制，質(zhì)量要求與標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，無法達(dá)到理想的檔案管理效果，檔案管理方式單一。第三，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備陳舊，落后。現(xiàn)階段，政府方案管理工作的好壞與設(shè)備的好還存在著直接關(guān)系，在設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施較為落后的情況下，在儀器設(shè)備不健全的情況下，現(xiàn)代檔案資源利用不夠，電子檔案需求無法滿足，影響了檔案管理效果，不利于檔案工作的優(yōu)化，無法保證檔案工作的順利實施。第四，公眾檔案限制嚴(yán)格，缺乏公開性，不夠透明。隨著信息公開制度的推行，共民享有一定的檔案查看權(quán)利，但是事實上，我國檔案管理制度還不夠健全，對檔案信息還存在多種限制，在遇到問題，需要緊急處理時常常無法解決，需要經(jīng)過層層審批才能查閱，未實現(xiàn)信息公開，也無法進(jìn)行有效地檔案管理。

2 信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略

2.1 提高檔案機(jī)關(guān)的透明度

在信息公開背景下優(yōu)化政府檔案管理，最為基礎(chǔ)的就是就是提高檔案機(jī)關(guān)的透明素，因而，提高檔案機(jī)關(guān)的透明度十分重要，是提高檔案管理效果的主要路徑。提高檔案機(jī)關(guān)的透明度需要注意以下幾點，第一，對政府檔案室的職位進(jìn)行定位與調(diào)整，通過定位調(diào)整，可以提高檔案機(jī)關(guān)的透明度，可以發(fā)揮制度法規(guī)的實際功效，實現(xiàn)政府檔案管理的優(yōu)化。第二，對機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行分析，了解提升檔案機(jī)關(guān)透明度的優(yōu)勢，從而對信息進(jìn)行有效地管理，發(fā)揮其顯著優(yōu)勢，提高檔案機(jī)關(guān)的透明度。調(diào)查研究顯示，提高檔案機(jī)關(guān)的透明度，不僅可以避免新增機(jī)構(gòu)產(chǎn)生花費費用，降低成本，避免浪費，還可以實現(xiàn)信息的整合，確保信息的合理性，從而提高檔案機(jī)關(guān)的透明度。第三，有效借助機(jī)構(gòu)資源，提升政府信息的透明度與完整性，做好為公眾提供檔案服務(wù)的工作，提升服務(wù)意識，對民眾提出的檔案申請進(jìn)行及時的處理，提交。總而言之，提高檔案機(jī)關(guān)的透明度，在信息公開背景下優(yōu)化檔案管理十分必要，也十分重要。

2.2 完善資源利用體系

實現(xiàn)資源的有效利用，構(gòu)建完善資源利用體系是保證檔案管理質(zhì)量，提高檔案管理效果的關(guān)鍵，因而，完善資源利用體系十分重要，直接關(guān)系到資源利用效果，關(guān)系到檔案的管理以及檔案作用的發(fā)揮。完善資源利用體系需要注意以下幾點，第一，積極轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)方式，通過網(wǎng)上查詢，跨館查詢等方式，實現(xiàn)資源的共享，提升查詢效率，實現(xiàn)資源的公開共享，提升檔案工作服務(wù)能力，發(fā)揮檔案管理的信息公開職能。第二，完善服務(wù)設(shè)施，建立政府信息接收工作機(jī)制，在認(rèn)真做好本職工作的基礎(chǔ)上，有效進(jìn)行信息接收，管理，規(guī)范工作，擴(kuò)大檔案資源的開放程度，實現(xiàn)服務(wù)方式的靈活化，范圍的廣泛化，提升服務(wù)效益。第三，加強(qiáng)政府檔案管理的信息化，數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息技術(shù)的革新，完善資源利用體系，在檔案管理過程中，實現(xiàn)檔案管理的信息化，電子化，網(wǎng)絡(luò)化十分必要，是保證管理效果的關(guān)鍵[3]。

2.3 完善保密機(jī)制與安全防控機(jī)制

在政府檔案管理優(yōu)化過程中，既要保證信息公開，又要保證具備完善的保密機(jī)制，需要保證檔案信息的安全性，不會任意泄露個人的檔案信息，造成不容忽視的損失，因此，完善保密機(jī)制與安全防控機(jī)制十分必要。完善保密機(jī)制與安全防控機(jī)制需要注意以下幾點。第一，建設(shè)檔案安全制度。在完善保密機(jī)制過程中，需要從管理理念，管理秩序等多個角度著手，既要樹立主動防御的安全管理理念，又需要規(guī)范檔案管理秩序，達(dá)到加強(qiáng)檔案管理，加強(qiáng)安全信息建設(shè)的目的。第二，改善檔案保管保密的基礎(chǔ)設(shè)施條件，建立信息安全制度。在政府檔案管理過程中，保證檔案管理的安全性，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)十分必要，是完善數(shù)字檔案測評標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理安全性，做好檔案安全防控工作的關(guān)鍵。

2.4 完善管理與運行機(jī)制

在強(qiáng)化檔案管理過程中，完善管理運行機(jī)制發(fā)揮著重要的作用，通過完善管理與運行機(jī)制，可以健全管理制度，為檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)造有利的條件，打下良好的基礎(chǔ)，由此可見，完善管理與運行機(jī)制十分重要，發(fā)揮了重要阿作用。完善管理與運行機(jī)制需要注意以下兩方面內(nèi)容，一方面，需要完善管理機(jī)制，建立健全管理制度，提高對管理制度的重視程度，完善事業(yè)單位的職能，有效開展檔案管理工作，保證工作效率與質(zhì)量，達(dá)到理想的檔案管理效果。另一方面，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，制定工作權(quán)限，優(yōu)化人員配置，在完善管理與運行機(jī)制的過程中，確保工作的順利實施，有效開展檔案管理工作，確保檔案管理效率與質(zhì)量。由此可見，完善管理與運行機(jī)制十分重要，是在信息公開背景下開展檔案管理，保證檔案管理工作質(zhì)量。

總而言之，在信息公開背景下開展政府檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理優(yōu)化十分必要，可以完善管理與運行機(jī)制，可以加大檔案工作支持力度，保證工作的順利實施，提高工作效率與質(zhì)量。由此可見，進(jìn)行檔案優(yōu)化管理十分重要，有助于促進(jìn)檔案管理工作的順利實施，可以維護(hù)民眾的合法權(quán)益。

參考文獻(xiàn)

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