信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的策略

武秀艷

摘 要：在社會(huì)信息化的今天，要想在事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作做出創(chuàng)造性提升，就十分有必要引入數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，檔案作為事業(yè)單位在長(zhǎng)期發(fā)展中所產(chǎn)生的重要信息資源，其對(duì)促進(jìn)單位的穩(wěn)定以及健康發(fā)展具有借鑒以及參考價(jià)值。在信息時(shí)代背景下，以往的管理模式和手段已經(jīng)無法滿足時(shí)代的需求，檔案管理逐漸趨于現(xiàn)代化和信息化。在此背景下，本文主要針對(duì)提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略進(jìn)行分析和闡述，希望給予我國相關(guān)事業(yè)單位以參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；事業(yè)單位；檔案管理；

毋庸置疑，眼前的時(shí)代是屬于信息化的時(shí)代，各行各業(yè)都在致力于提升工作效率，將信息化作為企業(yè)或組織發(fā)展的方向，在事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理工作同樣是這樣。國內(nèi)的檔案管理工作在許久之前都已經(jīng)開展了信息化方面的工作，經(jīng)過十?dāng)?shù)年的發(fā)展，也取得了一定的成果。不過相較于發(fā)達(dá)國家，國內(nèi)的檔案管理工作，特別是在信息化建設(shè)領(lǐng)域十分不足。故而，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要積極推進(jìn)信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的策略對(duì)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策的研究。

1 檔案管理信息化概念

我們通常對(duì)檔案管理信息化的定義就是，在信息化建設(shè)的指導(dǎo)下，進(jìn)行檔案管理工作，在相關(guān)機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一下，在檔案管理過程中引入現(xiàn)代信息技術(shù)，之后系統(tǒng)進(jìn)行處理、信息傳遞，將信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理，將管理工作實(shí)現(xiàn)全程網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理分配和信息共享。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的積極意義

2.1 提升管理水平

應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理，可以以數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存檔案信息，在節(jié)約檔案保管空間的同時(shí)，還可以提升檔案的應(yīng)用效率，發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。同時(shí)，在開展信息化管理中，還可以為使用者提供便利，進(jìn)而及時(shí)獲取想要的檔案資源并且加以利用，降低檔案在使用、儲(chǔ)存以及收集中的失誤率，提升管理質(zhì)量和水平。

2.2 促進(jìn)單位發(fā)展

事業(yè)單位在長(zhǎng)期的運(yùn)行和發(fā)展歷程中，會(huì)產(chǎn)生大量的信息以及資料，其不僅是單位工作成果的見證，更可以對(duì)單位進(jìn)行決策起到借鑒作用。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，可以有效提升工作效率和質(zhì)量，節(jié)約管理時(shí)間和人力投入，對(duì)促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有積極作用。

2.3 信息檢索快捷化

在全球信息化的今天，信息檢索工作的好壞將直接影響企業(yè)或組織未來的發(fā)展。優(yōu)化檢索效率，將實(shí)現(xiàn)單位管理水平與工作質(zhì)量的全方位革新。在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理工作時(shí)，信息檢索工作是極其困難的，但是一旦運(yùn)用現(xiàn)代信息化的管理模式，就將大幅度提升檢索效率。首先，新一代的檔案管理模式必須借助數(shù)字化檔案才能實(shí)現(xiàn)，通過電子媒介，在檢索時(shí)將不會(huì)遺漏任何信息，只需鍵入目標(biāo)條件，就能夠檢索出所有相關(guān)的有價(jià)值信息。其次，進(jìn)行信息檢索的時(shí)間也是極短的，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的檢索速度實(shí)現(xiàn)了以秒為計(jì)算單位，這樣一來信息數(shù)據(jù)的使用率也得到了提升。最后，在進(jìn)行高頻率的信息檢索時(shí)，再也不用擔(dān)憂對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞了，這也簡(jiǎn)化了檢索流程的復(fù)雜程度，在安全性方面也是一種提升。

3 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 提升事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性

事業(yè)單位運(yùn)行過程中，傳統(tǒng)的檔案管理工作是以實(shí)體模式為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案管理和保護(hù)的，而在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，檔案信息實(shí)現(xiàn)了在線共享和更加充分的利用。要想將事業(yè)單位檔案內(nèi)容的共享性充分發(fā)揮出來，事業(yè)單位新時(shí)期在展開檔案管理工作的過程中，必須加大信息化建設(shè)力度，與此同時(shí)，逐漸對(duì)相關(guān)信息化檔案管理體系進(jìn)行完善，提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。在這種情況下，事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)以國家的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，有針對(duì)性的結(jié)合事業(yè)單位自身發(fā)展的特點(diǎn)，構(gòu)建專門的檔案管理體系。首先，在錄入檔案的過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家規(guī)定，規(guī)范標(biāo)識(shí)、格式、文字等細(xì)節(jié)，應(yīng)用統(tǒng)一的模式進(jìn)行檔案錄入；其次，統(tǒng)一規(guī)范檔案管理數(shù)據(jù)庫軟硬件，并統(tǒng)一歸檔紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的高度共享。

3.2 提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，需要具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性，故而，在實(shí)施過程中必須要引起相關(guān)部門足夠的重視，意識(shí)到其關(guān)鍵性作用。與此同時(shí)，從業(yè)人員要在管理方式上進(jìn)行革新，顯示出檔案管理信息化建設(shè)的必要性，強(qiáng)化從業(yè)人員對(duì)其認(rèn)知程度，激發(fā)人們的認(rèn)同感，便于工作的開展，做好各單位間的協(xié)調(diào)工作，本質(zhì)上提升檔案管理的作業(yè)效率，進(jìn)而促進(jìn)組織內(nèi)各項(xiàng)工作效率方面的提升。

3.3 提升檔案人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力

當(dāng)前，我國檔案管理工作依然停留在人機(jī)結(jié)合的階段，檔案的歸類以及錄入等環(huán)節(jié)以人工操作為主，因此，為了切實(shí)保證檔案質(zhì)量，需要檔案人員具備一定的技術(shù)能力、職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)知識(shí)，并且精通通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。但是當(dāng)前，事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案人員在能力和知識(shí)結(jié)構(gòu)方面都難以滿足信息化的要求，而如何提升其綜合素質(zhì)與專業(yè)能力，已經(jīng)成為事業(yè)單位面臨的關(guān)鍵問題。首先，單位要定期組織檔案人員開展專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，激發(fā)檔案人員參與培訓(xùn)的熱情和積極性；其次，檔案人員要在平時(shí)的工作和生活中加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升自身的職業(yè)素質(zhì)和檔案意識(shí)，以積極和正確的態(tài)度對(duì)待工作。

3.4 配備統(tǒng)一、實(shí)用的軟硬件設(shè)備

如若要建立一個(gè)健全的檔案管理信息化平臺(tái)，就必須要有一個(gè)完善的軟硬件設(shè)施作為先決條件。檔案管理工作的重點(diǎn)在于完好的存儲(chǔ)檔案資料，使其受損程度降到最小，保留最大真實(shí)性，這時(shí)候優(yōu)良的設(shè)備就顯得格外重要了。并且，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備必須要具有一致性，不然很容易發(fā)生數(shù)據(jù)不兼容的現(xiàn)象，或者信息不能識(shí)別，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存故障，不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)搜索等故障。有鑒于此，唯有一致型號(hào)、規(guī)格的軟硬件設(shè)施，才可以在物質(zhì)上進(jìn)行保障。筆者在此建議，各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)溝通，盡量使用一致的、使用較多的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，加強(qiáng)與國際上軟、硬件做的較好的公司的溝通聯(lián)絡(luò)，打造自己的檔案管理操作系統(tǒng)，方便處理自己的數(shù)據(jù)信息。

3.5 提升事業(yè)單位檔案管理信息化安全性

事業(yè)單位在積極提升檔案管理效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須注重信息資源系統(tǒng)的安全性。首先，網(wǎng)絡(luò)具有高度共享性，事業(yè)單位在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)展開檔案管理的過程中，檔案內(nèi)容是極易被篡改的。為了防止泄露機(jī)密文件現(xiàn)象的發(fā)生，檔案管理人員在日常工作中應(yīng)積極采取多種安全措施，如訪問權(quán)限、身份識(shí)別和加密設(shè)置等，提升檔案安全性；其次，檔案管理人員必須嚴(yán)格把控上網(wǎng)檔案信息內(nèi)容，從網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)的安全性角度出發(fā)，科學(xué)的進(jìn)行檔案管理和系統(tǒng)的維護(hù)工作；再次，將防火墻設(shè)置于系統(tǒng)中，對(duì)殺毒軟件進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，加大對(duì)事業(yè)單位檔案信息的保護(hù)力度；最后，在提升事業(yè)單位檔案信息化管理安全性的過程中，還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)除塵器、除濕器等設(shè)備的應(yīng)用力度，最大限度的加大對(duì)檔案信息的保護(hù)力度。

4 結(jié)語

檔案記下來歷史上發(fā)生的一系列重要事件，故而，該資料是可信的、真實(shí)的、有歷史沉淀感的，其還在某種程度上左右著社會(huì)事業(yè)的走向。實(shí)踐一次次證明，事業(yè)單位檔案管理工作必須要實(shí)現(xiàn)信息化，這是時(shí)代的走向、歷史的必然，同時(shí)也是優(yōu)化檔案管理效率的關(guān)鍵舉措。

參考文獻(xiàn)

[1]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2015（20）：198-198.

[2]楊虹.對(duì)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].科技資訊，2014（34）：125，127.

[3]龍建強(qiáng).新形勢(shì)下企事業(yè)單位檔案工作”八化”管理[J].蘭臺(tái)世界，2016（5）：50-52.