新形式下加強文書檔案管理工作的措施研究

王曉歡

摘 要：文書檔案的管理水平和檔案管理工作的質(zhì)量關(guān)系是非常密切的，這也已經(jīng)成為企業(yè)事業(yè)單位工作當(dāng)中非常重要的一個環(huán)節(jié)?，F(xiàn)在已經(jīng)進入了信息時代，由于技術(shù)的進步，人們也在謀求最大程度上利用好檔案，所以文書檔案管理工作也被提到了一個新的高度，規(guī)范化和信息化也已經(jīng)成為一個主要趨勢。本文主要分析了文書檔案管理工作的加強措施，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；信息化

在整個單位管理工作當(dāng)中，文書檔案處于基礎(chǔ)地位，可以說服務(wù)職能非常廣泛，可以衡量一個單位的業(yè)績以及管理能力，并負有歷史記載的職責(zé)。同時參考文書檔案也可以給相關(guān)決策工作提供原始依據(jù)?，F(xiàn)在我們已經(jīng)進入了數(shù)字化時代，所以自然需要文書檔案管理工作與時俱進，不斷提高管理效率，這樣才能提高管理水平，現(xiàn)在其已經(jīng)成為了一個明顯的趨勢。

1 文書檔案管理工作的特點

對于現(xiàn)階段的單位發(fā)展而言，文書檔案的地位非常重要，同時其也和單位中的其他工作存在一定的特殊性。

1.1 載體種類多

文書檔案的格式是非常固定的，同時針對性和目的性較強。作為一種文字材料而言，其包括的類型非常多樣，無論是單位的發(fā)展規(guī)劃還是工作的方案和進度完成以及相關(guān)合同協(xié)議、上級下發(fā)文件和重大活動的相關(guān)資料，全部都可以包括在內(nèi)，所以載體類型非常多樣，內(nèi)容也是如此。

1.2 是歷史的第一手資料

對于文書檔案管理而言，文件管理和實物管理都是其中非常重要的內(nèi)容，將檔案信息進行分類存放，就可在次基礎(chǔ)上實現(xiàn)收集和包管，這也是檔案信息安全完整的重要實現(xiàn)分途徑。在整個辦公室管理工作中，文書檔案管理屬于非常關(guān)鍵的一部分，其直接記錄了一個單位的管理情況，可以起到輔助決策的作用。

1.3 檔案管理和文檔工作的融合

文書檔案一方面是在文書工作當(dāng)中直接生成的，并且也可以在文書工作中得到使用，其應(yīng)當(dāng)首先進行文件的搜集和運轉(zhuǎn)，在此基礎(chǔ)上才能進一步整理辦公檔案，同時我們也可以看到，文件和文書檔案之間的關(guān)系非常密切，所以應(yīng)當(dāng)控制好文件質(zhì)量，才能進一步保證文書檔案的質(zhì)量。對于日常辦公而言，應(yīng)當(dāng)將二者結(jié)合起來，這樣才能進一步提高辦公室管理工作的質(zhì)量。

2 加強檔案管理的措施

（1）提高認識程度

新技術(shù)推廣和應(yīng)用的目標(biāo)和結(jié)果都旨在提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量：近年來，我們在信息技術(shù)的幫助下看到了一些成果，以提高中國所有生活領(lǐng)域的效率。這同樣適用于辦公文件的管理，信息技術(shù)的使用可以大大提高管理效率和質(zhì)量，因此，首先應(yīng)該給予辦公人員普及信息技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢，以便他們正確理解信息技術(shù)。

（2）實現(xiàn)文檔一體化

就最終目的而言，文檔一體化更能夠加傾向于簡化運作程序，避免由于額外工作而影響檔案管理的質(zhì)量，提供文件管理水平，讓相關(guān)管理工作可以不斷簡化。只有做好了文書工作才能實現(xiàn)文檔一體化，在這個過程中，管理人員的檔案管理意識起到了決定作用。應(yīng)當(dāng)提高文書材料立卷歸檔的重視程度，將文書管理和檔案管理工作結(jié)合起來，做好立卷歸檔工作。所以我們不難看出，檔案材料質(zhì)量的意義，應(yīng)當(dāng)在日常工作中更好地保證材料質(zhì)量，盡量避免采用圓珠筆、避免格式不標(biāo)準(zhǔn)的情況，在生成文件的過程中，注意完整齊全。

（3）銜接好文書和檔案管理

文書工作與文書檔案工作之間具有十分緊密的聯(lián)系，文書工作能夠為文書檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)，文件的質(zhì)量直接關(guān)系到文書檔案的質(zhì)量，因此辦公室文書人員要全面提高自身的檔案管理意識，高度重視文件材料的質(zhì)量，盡量做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，及時準(zhǔn)確收發(fā)文件，做好文件收集和保管工作，從而為文件的查找和利用帶來更多的便利。作為辦公室文書檔案管理人員，要具備相應(yīng)的文書工作能力，進一步規(guī)范文書工作與文書檔案工作之間的銜接，加快推動文書工作與文書檔案工作的一體化。

（4）完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平

文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度及檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責(zé)任意識，發(fā)揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。

（5）利用信息化管理提高效率

辦公室文書檔案管理需要改變以往的那種獨立、封閉的管理方式，將文書檔案和網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)有機結(jié)合起來，建設(shè)文書檔案信息管理系統(tǒng)。當(dāng)前，因為網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，將之運用到文書檔案管理中，可以實現(xiàn)管理的便捷性與規(guī)范性，提升文件歸檔速度，減少文件歸檔時間，從而極大地降低了文書檔案管理者的工作強度，也有利于避免因為人為原因而導(dǎo)致的檔案遺漏、操作不規(guī)范等問題出現(xiàn)。運用信息化管理文書檔案還有助于保護和補充遺漏文件。具體來說，就是運用計算機數(shù)據(jù)庫技術(shù)讓按件歸檔效果更加穩(wěn)定，最終可以更好地補充、插入遺漏文件。

（6）通過部門協(xié)作規(guī)范收集工作

文書檔案在利用過程受檔案的結(jié)構(gòu)、質(zhì)量影響較大，因此在辦公室文書檔案管理工作中，需要辦公室人員要能夠及時了解業(yè)務(wù)部門工作動向及相關(guān)信息，并能夠按照單位工作實際來努力提高文書檔案管理水平，針對實際工作來做好文書檔案的收集和利用工作。同時辦公室人員還要在日常工作中重視與其他部門之間的溝通協(xié)調(diào)，為檔案信息收集創(chuàng)造一條暢通的信息渠道。重點收集能夠展示單位歷史、現(xiàn)狀和未來發(fā)展的、具有較高情報價值的信息資料，從而使辦公室文書檔案能夠更好的服務(wù)于實際工作，為單位各項工作的開展起到重要的參謀作用。

3 結(jié)語

總結(jié)起來，現(xiàn)在隨著時代的發(fā)展，檔案記錄的內(nèi)容越來越細致，檔案總量也越來越巨大，所以為了讓這些情況得到有效的應(yīng)對，作為檔案管理工作人員而言，更應(yīng)該不斷接受新的理念，一方面完善檔案管理制度，同時更要不斷提高自身的信息技術(shù)水平。只有將信息技術(shù)加以規(guī)范應(yīng)用，并提高技術(shù)水平，才能給新時代的文書檔案管理工作帶來推動力。

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