淺談如何做好檔案的管理服務(wù)工作

孫玲玲

摘 要：檔案是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；服務(wù)；意義；問題；措施

社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。管好、用好檔案是每個職能部門必須履行的重要職責(zé)。

1 做好檔案管理服務(wù)工作具有重要意義

1.1 檔案管理服務(wù)工作對民生檔案整體工作有檢驗帶動作用

管理服務(wù)工作如何，直接檢驗民生整體工作的優(yōu)劣，既可以看出檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、編研開發(fā)和現(xiàn)代化管理各環(huán)節(jié)工作的好壞，也能檢驗出工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)理念、服務(wù)態(tài)度，重視管理服務(wù)工作，及時聽取反饋意見，對各項業(yè)務(wù)工作的開展、改進(jìn)，必將起到極大的帶動作用，從而推動民生檔案工作整體水平的提高。

1.2 提供檔案服務(wù)是檔案業(yè)務(wù)工作的出發(fā)點和歸宿

“管理檔案”和“提供檔案服務(wù)”是檔案管理工作的兩個方面，是指管理者和檔案館及工作人員而言，二者緊密相聯(lián)，相輔相成。檔案服務(wù)工作是管理檔案的必要條件，管理檔案發(fā)揮作用，是管理工作的直接目的。保存檔案和開發(fā)檔案信息資源的目的只有一個，就是為社會提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的潛在價值。這既是整個檔案業(yè)務(wù)工作的出發(fā)點，也是檔案工作的落腳點。

1.3 管理服務(wù)工作直接關(guān)系檔案工作的整體發(fā)展

民生檔案是人社建設(shè)發(fā)展歷史的真實記錄，是發(fā)展、建設(shè)、管理民生事業(yè)的重要依據(jù)，檔案具有記載憑證、科學(xué)參考借鑒作用。保存檔案，就是為了發(fā)揮其潛在價值，更好地為社會服務(wù)。通過管理服務(wù)工作，擴(kuò)大檔案工作在社會上的影響，引起社會的廣泛關(guān)注，提高自身的地位，獲得各界的支持。管理服務(wù)作為檔案聯(lián)系社會的一個重要窗口，工作做得如何，也是衡量檔案業(yè)務(wù)工作開展的程度和整體工作好壞的主要標(biāo)志。

2 檔案管理服務(wù)工作中存在的問題

2.1 檔案管理觀念還較為落后

一是管理方式陳舊。當(dāng)前檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位。用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

2.2 管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象

一是檔案門類不夠豐富。有的部門只注重文書檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現(xiàn)象；部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕管理。一些單位在工作中，忽視了檔案資料的作用，一旦編撰成卷就束之高閣，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為管理提供服務(wù)，以此來提高工作效率，這樣就降低了工作成本，造成大量信息資源閑置。

2.3 檔案管理意識還較為淡薄

一是思想認(rèn)識模糊。部分人員沒有把檔案管理工作放到夯實基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識，存在“檔案歸檔案，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”，互不聯(lián)系的模糊認(rèn)識，不知道為什么要開展檔案管理工作，怎樣開展檔案管理。二是實際重視不夠。少數(shù)人員沒有認(rèn)識到檔案在信息化時代的實用價值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，出不了政績，是得不償失的徒勞，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。三是缺乏主觀能動性。重形式輕內(nèi)容，沒有真正從對歷史負(fù)責(zé)、對人社事業(yè)負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。

2.4 檔案管理力量還較為薄弱

一是隊伍不穩(wěn)定。人力資源和社會保障工作服務(wù)范圍廣，工作千頭萬緒，信手拈來任意一件也是涉及民生的大事。檔案管理人員基本上從外單位借調(diào)使用，且變動頻繁，專業(yè)化程度不高，存在“不懂不問、剛會就走”的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案整理、管理混亂。二是管理質(zhì)量不夠高。其主要表現(xiàn)在有的檔案工作者只會立卷歸檔的基本知識，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清，出現(xiàn)編錯號、蓋錯章的情況。檔案的目錄索引不全，年代久遠(yuǎn)的檔案難以找到索引表，致使在用時用不上，不能很好地為人力資源和社會保障工作服務(wù)。對檔案的重要性認(rèn)識不足，使檔案的管理價值顯現(xiàn)不出來，致使檔案管理質(zhì)量一直上不去。

3 做好檔案管理服務(wù)工作的幾點思考

3.1 樹立正確的檔案服務(wù)意識

檔案工作人員端正服務(wù)方向，是搞好檔案管理服務(wù)工件的前提。在現(xiàn)代歷史條件下，檔案管理服務(wù)工作應(yīng)一切圍繞經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，全面地為政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科研、文化以及其他各項事業(yè)服務(wù)。在這一總的原則指導(dǎo)下，去做好檔案信息資源的整合開發(fā)和各項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。端正服務(wù)意識還必須樹立堅定的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度，做到有高度的事業(yè)心和責(zé)任感，有默默無聞、吃苦耐勞、精益求精、甘愿奉獻(xiàn)的精神，能熱情耐心主動地為管理者服務(wù)，并不斷提高服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。

3.2 正確處理管理與保密的關(guān)系

保密與管理服務(wù)工作是辯證的統(tǒng)一，總體是一致的。保密的目的，最終是為了更好地發(fā)揮檔案的價值，為社會所管理。因而應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真地做好檔案的鑒定區(qū)分工作，做到既保護(hù)檔案所有者的權(quán)利，又適時充分發(fā)揮檔案應(yīng)該發(fā)揮的作用。

3.3 強(qiáng)化教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

一是選準(zhǔn)用好檔案管理人員。將那些較細(xì)心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，從政治上愛護(hù)、生活上關(guān)心他們，鼓勵他們干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時，應(yīng)考慮到保持檔案管理員隊伍穩(wěn)定的重要性，盡可能在培養(yǎng)了成熟的檔案管理人員的前提下再考慮檔案管理人員的調(diào)整，確保該隊伍的專業(yè)性、延續(xù)性。二是強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵他們自學(xué)檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，適時舉辦檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。三是組織觀摩學(xué)習(xí)。采取“請進(jìn)來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗和具體操作技能，以促進(jìn)檔案工作健康、平衡發(fā)展。

3.4 及時把握社會發(fā)展需求

通過多種形式做好社會調(diào)查和查訪者的信息反饋工作，把握社會對利用檔案的需求，是做好管理服務(wù)工作的關(guān)鍵。因為只有“知己知彼”，才能有的放矢，變被動為主動，從而把握管理服務(wù)工作的規(guī)律，自覺主動地做好這一工作。應(yīng)樹立良好形象，凡來申請查閱檔案的都是我們的服務(wù)對象，都要熱情接待，用好禮貌用語，實行微笑服務(wù)。

3.5 管理現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)工具提供即時查詢管理服務(wù)

隨著息科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍運用，提供更加方便、快捷、全面、高效和更高層次的服務(wù)變成現(xiàn)實。因而，檔案室必須順應(yīng)形勢，多方搭建快速服務(wù)平臺，開設(shè)網(wǎng)絡(luò)查詢。依據(jù)檔案內(nèi)容，管理網(wǎng)絡(luò)為查詢者所提出的問題解答或因勢利導(dǎo)使查訪者獲得所需資料的線索。

4 結(jié)語

總之，作為檔案工作者必須認(rèn)清形勢，提高認(rèn)識，進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，自覺樹立服務(wù)意識，創(chuàng)新服務(wù)思路，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改進(jìn)服務(wù)方法，做好檔案管理服務(wù)工作，努力實現(xiàn)人力資源和社會保障工作持續(xù)健康發(fā)展。

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