檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討

摘 要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作也需要跟上時(shí)代的步伐。不斷創(chuàng)新檔案管理的制度和管理模式，使醫(yī)院的檔案數(shù)字化管理提高水平是管理的重點(diǎn)。本文主要分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題以及醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的重要性，并提出醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的具體方法。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化管理；醫(yī)院；方法

醫(yī)院是一個(gè)信息量很大的地方，每天都會(huì)產(chǎn)生很多醫(yī)療業(yè)務(wù)信息需要管理，因此如何管理重要信息，是一個(gè)需要我們關(guān)心的問題。傳統(tǒng)的檔案管理存在很多問題，給查找?guī)砹艘欢ǖ碾y度【1】。因此，有效合理的檔案管理是當(dāng)前需要面對(duì)的問題【2】。本文主要分析現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理存在的問題和檔案數(shù)字化管理的重要性，具體方法。

1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 對(duì)檔案管理不夠重視

當(dāng)代時(shí)代，醫(yī)院主要強(qiáng)化內(nèi)部的信息建設(shè)，注重醫(yī)療人員的素質(zhì)培養(yǎng)和醫(yī)院先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)。對(duì)檔案的管理還留在簡單的錄入管理和記錄管理上，沒有得到足夠的重視。一方面，醫(yī)院管理檔案的人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，人員素質(zhì)普遍偏低，另一方面，醫(yī)院沒有在檔案管理上投入資金和軟件設(shè)施，這就造成了醫(yī)院在軟件管理方面比較薄弱。

1.2 檔案管理的規(guī)范性較差

由于目前醫(yī)院在檔案管理方面沒有明確的規(guī)范性，因此產(chǎn)生了很多無用檔案。例如：有些檔案格式不兼容，在查找時(shí)打不開。有些檔案在收錄的過程中沒有及時(shí)編號(hào)，在日后的查找中就很難找到對(duì)應(yīng)的檔案資料。還有些檔案擺放沒有細(xì)分化，導(dǎo)致查找資料浪費(fèi)時(shí)間。因此，沒有規(guī)范性的檔案管理，導(dǎo)致檔案的存放沒有實(shí)質(zhì)性的意義。

1.3 檔案管理信息不安全

由于醫(yī)院對(duì)檔案管理普遍不重視，這就導(dǎo)致檔案管理人員，對(duì)檔案管理沒有高度的重視。醫(yī)院的檔案存在著重要的醫(yī)療信息和醫(yī)生的科研成果。在檔案管理的過程中，有些檔案沒有得到保護(hù)，導(dǎo)致部分重要數(shù)據(jù)丟失，致使檔案失去了真實(shí)性。

2 醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的重要性

2.1 給臨床醫(yī)療提供幫助

醫(yī)院實(shí)施數(shù)字化檔案管理，一方面可以減少醫(yī)生查看檔案的時(shí)間，另一方面可以幫助醫(yī)生更全面的了解患者。在醫(yī)院信息數(shù)據(jù)的共享平臺(tái)，醫(yī)生可以快速的查閱患者的基本資料。例如：患者的檢查報(bào)告，用藥過敏史，既往病史等。通過對(duì)患者基本資料的了解，可以給患者提供更好的醫(yī)療服務(wù)。從而提高患者的治愈率，減少患者的住院時(shí)間和醫(yī)療花銷。對(duì)于轉(zhuǎn)院過來的患者，醫(yī)生可以一目了然的看到患者現(xiàn)階段疾病的治療程度，從中分析出最佳的治療方案。對(duì)于一些臨床中罕見的疾病，醫(yī)生也可以通過信息平臺(tái)，查閱資料找到疾病的突破口，或在信息平臺(tái)與更有經(jīng)驗(yàn)的醫(yī)生進(jìn)行交流分析。因此，數(shù)字化檔案管理能為臨床醫(yī)療提供幫助。

2.2 使醫(yī)院的整體管理水平提高

醫(yī)院日常檔案的數(shù)字化管理實(shí)施，可以讓醫(yī)療人員隨時(shí)查看檔案內(nèi)容。通過對(duì)檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)分析，可以發(fā)現(xiàn)醫(yī)院在管理方面存在的問題和紕漏。通過查看患者對(duì)醫(yī)療服務(wù)提出的意見，醫(yī)療人員可以總結(jié)出每個(gè)科室在管理上的薄弱環(huán)節(jié)。通過分析這些提議，醫(yī)療人員可以根據(jù)本科室的實(shí)際情況，修改管理方案的具體細(xì)節(jié)，從而為患者提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，推動(dòng)醫(yī)院整體管理水平的提高。

2.3 促進(jìn)醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的發(fā)展

在醫(yī)院數(shù)字化管理檔案的推動(dòng)下，醫(yī)療人員可通過數(shù)字化分析，更深入的了解患者存在的潛在病理變化，并合理的選擇患者用藥，從而提高了患者的治愈率，降低患者用藥不適的風(fēng)險(xiǎn)。從而提高了醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)整體水平的發(fā)展。因此，數(shù)字化檔案管理，對(duì)醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展有重要的意義。

3 規(guī)劃數(shù)字化檔案的管理方法

3.1 健全完善醫(yī)院電子檔案管理機(jī)制

隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院要充分意識(shí)到電子檔案管理的重要性，并對(duì)管理工作表示高度的重視。首先，院方要在數(shù)字化電子檔案管理上投入資金，并投入先進(jìn)的軟件設(shè)備，給醫(yī)院數(shù)字化檔案管理提供基本的辦公環(huán)境。其次，制定具體的數(shù)字檔案管理制度，并對(duì)檔案的擺放進(jìn)行規(guī)范的分類，并做好編號(hào)，為今后的查找提供方便。再次，要做好檔案的保密工作，保證檔案的有效性真實(shí)性，涂抹和篡改過的檔案不收錄在案，改好后可重新收回。最后，檔案的管理要實(shí)行責(zé)任制劃分，責(zé)任制劃分必須范圍清晰，每個(gè)崗位各司其職，不可隨意調(diào)換崗位。數(shù)字化檔案管理提高了檔案管理的整體業(yè)務(wù)水平，為醫(yī)院的醫(yī)療事業(yè)提供幫助。

3.2 加強(qiáng)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院的檔案常存在格式不對(duì)，或沒有具體編碼，查閱起來不方便等缺點(diǎn)。因此，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案的數(shù)字化管理，制定具體的數(shù)字化檔案管理流程。具體措施如下：規(guī)范檔案格式，對(duì)于格式不對(duì)或打不開的檔案，要及時(shí)退回重改，符合格式標(biāo)準(zhǔn)后在進(jìn)行收錄。對(duì)于沒有編碼的檔案，要及時(shí)錄入編碼，并做好標(biāo)記，檔案的編碼必須統(tǒng)一化。此外，在檔案的查找方便，應(yīng)多編制一些檢索工具，方便檔案的查找，這樣不僅能提高查找檔案時(shí)的速度，也能保證檔案的資源共享。

3.3 加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全性

醫(yī)院檔案一般含有很多個(gè)人的重要信息。例如：患者的個(gè)人信息和隱私。醫(yī)生的科研成功，和臨床中重要的分析數(shù)據(jù)，這些重要的數(shù)據(jù)一旦丟失，就會(huì)泄露患者的個(gè)人信息或給醫(yī)療事業(yè)造成很大的損失。因此，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的管理工作。一般對(duì)收錄的檔案要留有備份，在檔案丟失時(shí)，可以及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。另外，要加強(qiáng)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)安全的保護(hù)措施，避免黑客和病毒入侵電腦。醫(yī)院要有自己的專業(yè)防御系統(tǒng)，檔案室管理人員要定期進(jìn)行檢查，保護(hù)全網(wǎng)的安全工作，保護(hù)醫(yī)院重要數(shù)據(jù)不被破壞。

3.4 提高數(shù)字化檔案的開發(fā)利用

整合檔案信息對(duì)提高醫(yī)院整體水平有很高的價(jià)值，因此醫(yī)院應(yīng)重視數(shù)字化檔案的開發(fā)和利用。因此，醫(yī)院可以構(gòu)建大型的數(shù)字化檔案平臺(tái)，可以定期往平臺(tái)上傳送重要信息，如：疫情，疾病的病例或健康的人體模型圖片等，進(jìn)而搭建一個(gè)開放，共享，安全的數(shù)字化平臺(tái)。

4 總結(jié)

過去，醫(yī)院對(duì)檔案的管理不夠重視，這就導(dǎo)致檔案在查找過程出現(xiàn)很多問題。因此，數(shù)字化的檔案管理模式更適合當(dāng)代的檔案管理需求。數(shù)字化檔案管理一方面提高了檔案的查閱速度，另一方面保證了檔案內(nèi)容的真實(shí)性有效性。本文對(duì)數(shù)字化檔案的重要性進(jìn)行了細(xì)致的分析，并提出了具體的實(shí)施辦法。通過對(duì)檔案數(shù)字化管理，不僅實(shí)現(xiàn)的信息的資源共享，同時(shí)也可以通過數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，了解患者提出的意見，幫助醫(yī)療人員改進(jìn)管理制度，從而提高患者的滿意度。

綜上所述，醫(yī)院實(shí)施數(shù)字化電子檔案管理推動(dòng)了醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，提高了整體的服務(wù)水平。

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作者簡介

潘帥（1987—），男，回族，河南省駐馬店市，本科，助理館員，研究方向：檔案管理，從事的工作：辦公室科員。