醫(yī)院綜合文檔一體化管理探討

李丫丫

摘 要：本文最主要從檔案管理的角度出發(fā)，對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理在信息化環(huán)境中的管理模式的創(chuàng)新和改變進(jìn)行研究。促進(jìn)醫(yī)院綜合文檔一體化發(fā)展和文檔利用效率的進(jìn)一步提高。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；醫(yī)院管理

1 醫(yī)院綜合文檔一體化管理的基本內(nèi)涵

以檔案管理的角度為出發(fā)點(diǎn)，借助高科技信息技術(shù)對(duì)檔案合和文本進(jìn)行連續(xù)性、整體性的全程管理和控制的過程叫做文檔的 一體化管理。通過文檔一體化的工作，有助于促進(jìn)文檔和文本工作之間的連續(xù)處理，從前端控制文檔和文書工作的實(shí)現(xiàn)，在管理和利用文檔的過程中實(shí)現(xiàn)一體化，最終使得文書、檔案一體化工作信息實(shí)現(xiàn)共享。醫(yī)院綜合文檔一體化管理是在文件管理之前介入檔案工作，采取行動(dòng)之后形成檔案。改變以往的管理模式，把目標(biāo)從實(shí)體保管對(duì)象轉(zhuǎn)移到文件的形成和運(yùn)行過程，這種前端控制模式的目的在于實(shí)現(xiàn)文件管理和檔案管理工作的融合。將文件掛歷與檔案管理視為一個(gè)一體化的統(tǒng)一工程，在管理上實(shí)現(xiàn)兩者之間的無縫連接，從整體的角度對(duì)文件和檔案的信息質(zhì)量進(jìn)行控制。

2 醫(yī)院文檔管理現(xiàn)狀

即便在醫(yī)院文檔一體化的而管理工作中具有比較顯著的優(yōu)勢(shì)，但調(diào)查了許多大城市的醫(yī)院的文檔管理現(xiàn)狀后發(fā)現(xiàn)，其實(shí)大部分的醫(yī)院在管理檔案過程中使用的還是單機(jī)版的軟件，其功能比較單一，只能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單、單一的檔案管理工作，包括檔案的錄入和查詢紙質(zhì)文檔。目前醫(yī)院在檔案管理工作中存在的問題包括以下的幾點(diǎn)：（1）單純實(shí)現(xiàn)了對(duì)目錄的管理，而不能滿足全文管理的需求，且在查閱檔案的時(shí)候還需要通過紙質(zhì)檔案進(jìn)行查看。（2）在檔案管理的分類和立卷以及歸檔工作中沒有充分的借助現(xiàn)代化信息技術(shù)。（3）在查閱檔案的時(shí)候仍然是通過先查找目錄，后對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行查找和摘抄，或者是復(fù)印紙質(zhì)檔案或借出的方式，不利于長(zhǎng)時(shí)間的保存紙質(zhì)檔案，另外一點(diǎn)，反復(fù)的對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行查閱和出借很可能造成文件丟失、損壞和修改污損等。（4）無法實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，不能利用網(wǎng)上查閱的方式進(jìn)行檔案查找，無法發(fā)揮出檔案的利用價(jià)值。（5）沒有形成定期的檔案利用報(bào)告分析。

3 我院文檔一體化管理的具體實(shí)踐

通過借助檔案一體化管理的模式，結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)對(duì)我院檔案工作實(shí)施管理，有助于促進(jìn)文檔工作的順利、高效開展，提高文檔的使用價(jià)值。具體包括以下的方式：

3.1 向前延伸

文檔一體化管理系統(tǒng)主要是對(duì)文檔進(jìn)掃描和等級(jí)處理。使用辦公自動(dòng)化管理軟件向醫(yī)院的哥哥科室發(fā)送電子文件，并發(fā)送給各位領(lǐng)導(dǎo)閱示，紙質(zhì)的文件送到檔案室進(jìn)行保存和歸檔。

利用這樣的管理模式可以大大縮短文件傳送的時(shí)間，從而提高工作效率。醫(yī)院的各位領(lǐng)導(dǎo)們能夠及時(shí)、快速的閱讀文件并作出指示，并且能夠四線在同一時(shí)間內(nèi)閱讀同一份文件的狀態(tài)，省去了逐個(gè)審查和閱讀的時(shí)間，一方面有利于降低成本、另一方面節(jié)約了成本和人力，減少紙張的浪費(fèi)，縮減辦公成本，提高醫(yī)院醫(yī)療資金的利用率，促進(jìn)OA系統(tǒng)辦公效率的提高，完全的實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的目標(biāo)，符合我國(guó)綠色、環(huán)保、可持續(xù)發(fā)展的生態(tài)理念。

3.2向后拓展

文檔一體化管理系統(tǒng)主要是通過計(jì)算機(jī)對(duì)文本文檔進(jìn)行登記、掃描和立卷，在歸檔的同時(shí)可以對(duì)文檔進(jìn)行統(tǒng)一的分類和整體，并形成相應(yīng)的目錄信息。按照目錄對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類整理，最后保存入庫(kù)。在對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)閱時(shí)，可以通過網(wǎng)絡(luò)提出調(diào)閱申請(qǐng)，等待檔案管理人員的審核結(jié)果，經(jīng)過檔案管理人員的批準(zhǔn)后將為調(diào)閱人開通相關(guān)調(diào)閱的權(quán)限，并利用OA系統(tǒng)將檔案發(fā)送給調(diào)閱人。

采取這樣的管理方式有助于促進(jìn)工作效率的提高。調(diào)閱人可以便捷、快速的俄利用網(wǎng)絡(luò)和電話等手段請(qǐng)求得到需要的文本資料，省去了調(diào)閱人親自去檔案室的時(shí)間，不受空間的限制，實(shí)現(xiàn)足不出戶的借閱檔案。另一方面，有助于實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)文檔的保護(hù)。利用電子文檔可以避免多次借閱紙質(zhì)文件，因此就避免了紙質(zhì)文檔因反復(fù)借閱出現(xiàn)的損傷、丟失，特別是重要信息的丟失，從而對(duì)醫(yī)院造成損失等。其次，這樣做有助于提高檔案的利用率。通過電子文檔的放肆，避免兩人同時(shí)需要一份檔案的情況出現(xiàn)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的同時(shí)多個(gè)人共同使用，促進(jìn)檔案使用效率的提升。

4 我院文檔一體化的工作體會(huì)

4.1 提高檔案的利用率是醫(yī)院文檔一體化管理的首要目的

檔案的主要價(jià)值就是方便人們進(jìn)行查閱，若得不到有效的利用，檔案實(shí)施一堆無用的廢紙。只有將檔案進(jìn)行靈活的運(yùn)用，增強(qiáng)檔案的多重服務(wù)功能，才能將檔案工作的價(jià)值體現(xiàn)出來。文檔一體化通過對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)的分類和重組，實(shí)現(xiàn)了檔案資源整體質(zhì)量的提高，讓檔案管理變得更加規(guī)范化和制度化，方便人們查找和借閱[1]。

4.2提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文檔一體化的關(guān)鍵

醫(yī)院綜合文檔管理具有全面性、聯(lián)系性和專業(yè)性的特點(diǎn)。醫(yī)院的檔案管理涉及到多個(gè)方面，包括行政檔案管理、醫(yī)療資源檔案管理、科教檔案管理、設(shè)備檔案管理、財(cái)務(wù)檔案管理等等。其次在醫(yī)院發(fā)生重大事件之后，多個(gè)部門會(huì)聯(lián)合采取行動(dòng)，因此設(shè)計(jì)到多方面的方案管理工作。醫(yī)院檔案管理工作涉及大量的醫(yī)學(xué)相關(guān)檔案，所以要求做到提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)對(duì)檔案掛利人員的定期培訓(xùn)和考核，促進(jìn)形成完善的、跨領(lǐng)域的檔案工作團(tuán)隊(duì)，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的一體化[2]。

5 總結(jié)

目前醫(yī)院的綜合文檔管理存在一些問題，主要包括管理模式單一、管理人員素質(zhì)不高等等，因此要想提高醫(yī)院綜合文檔的一體化管理，必須要改進(jìn)檔案管理模式，結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，對(duì)文檔進(jìn)行管理，提高檔案的利用率，培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理人員隊(duì)伍，是促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案信息管理一體化實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。

參考文獻(xiàn)

[1]舒向東.淺談機(jī)關(guān)文件與檔案一體化管理[J].中國(guó)信息化，2012（16）.

[2]于洪濤.推進(jìn)干部檔案數(shù)字化工作進(jìn)程的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（23）.