水電勘測設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)初探

次鵬

【摘 要】伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)據(jù)被視為一種新的生產(chǎn)要素和創(chuàng)新驅(qū)動力。擁有豐富數(shù)據(jù)的傳統(tǒng)水電勘測設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案部門正努力建設(shè)成為數(shù)字檔案館（室）。論文從水電勘測設(shè)計(jì)企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，分析現(xiàn)狀，并提出適合于本行業(yè)特征的企業(yè)數(shù)字化檔案館的建設(shè)方案。

【Abstract】With the advent of the big data era， data is regard as a new factor of production and a driving force for innovation. The archival department of the hydroelectric survey and design enterprise，which has abundant data， is working hard to build a digital archives （office）. Starting from the actual situation of hydropower survey and design enterprises， this paper analyzes the present situation and puts forward the construction scheme of the enterprise digital archives that suits the characteristics of the industry.

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化；企業(yè)數(shù)字檔案館；外包服務(wù)

【Keywords】archival digitization； enterprise digital archives； outsourcing service

【中圖分類號】G25 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）08-0102-02

1 引言

在信息化浪潮中，信息資源的開發(fā)利用將超過物質(zhì)和能源，成為信息社會中最重要的財(cái)富。檔案作為信息資源之源，正處于這場風(fēng)暴的中心。建設(shè)數(shù)字檔案館（室）已成為水電勘測設(shè)計(jì)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。

2 企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的含義、內(nèi)容及特征

2.1 檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化是一種新型檔案信息形態(tài)，是指“利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫”，它將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。

2.2 企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的含義

企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對企業(yè)電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺（以下簡稱“平臺”）。檔案管理人員能夠在平臺上進(jìn)行規(guī)劃與整合，使檔案利用服務(wù)方式更加多樣，最大限度地實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。

2.3 企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的主要內(nèi)容

①從數(shù)字化的對象來劃分。一是對原有館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案通過掃描、加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；二是對正在形成的電子文件進(jìn)行及時(shí)歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實(shí)有效。②從數(shù)字化的程度來劃分。一是檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引，科學(xué)選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)；二是檔案全文信息的數(shù)字化。

2.4 企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的特征

①檔案資源數(shù)字化。通過對企業(yè)各類信息系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和對紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲各種檔案信息。②檔案管理信息化。企業(yè)數(shù)字檔案館（室）將檔案管理業(yè)務(wù)流程固化在電子檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的自動化管理，檔案的收、管、存、用通過信息技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)。

3 數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)在實(shí)際工作中的價(jià)值

3.1 有力確保傳統(tǒng)載體檔案的安全

傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)過數(shù)字化加工處理后，整理、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱等各項(xiàng)工作，都可不再動用實(shí)體檔案，并可對檔案進(jìn)行封存管理，從而大大減少了人為損害或自然侵害的可能，提高了安全系數(shù)。

3.2 能夠利用信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效服務(wù)

數(shù)字化的檔案可以依托強(qiáng)大的企業(yè)數(shù)字化檔案館（室）管理系統(tǒng)，借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案檢索的自動化，檔案獲取的智能化，打破傳統(tǒng)檔案利用過程中在時(shí)間和空間上的局限性。

3.3 提升工作和管理效率

檔案數(shù)字化后，從檔案的接收、歸檔、編目、典藏到流通都可在企業(yè)數(shù)字化檔案館（室）管理系統(tǒng)的平臺上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和智能化的檔案管理。

4 數(shù)字檔案館（室）建設(shè)策略

4.1 改變職能定位

從意識形態(tài)上改變職能定位，提倡知識的共享與利用，讓檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，更大范圍地服務(wù)企業(yè)和社會。將館藏?cái)?shù)據(jù)淬煉出反映企業(yè)發(fā)展、特色的內(nèi)容，銜接廣大職工對水電建設(shè)各專業(yè)技術(shù)知識的需求，把原本數(shù)據(jù)庫上的資源變成知識，從幕后走向臺前。

4.2 建立知識提取系統(tǒng)

隨時(shí)針對受眾需求，精準(zhǔn)推送、更新現(xiàn)有的產(chǎn)品。這也要求數(shù)字檔案館在現(xiàn)有信息資源的基礎(chǔ)上，分析館藏特色，打造自己的拳頭產(chǎn)品。建立知識提取系統(tǒng)，準(zhǔn)確劃分受眾需求特征，做到給用戶所需，明確下一步工作計(jì)劃。

4.3 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)思路

資源共享的前期就是使用同一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，兼容的數(shù)據(jù)庫。需要建立封閉的資源交換中心，確保資源的安全；統(tǒng)一電子資源格式、元數(shù)據(jù)內(nèi)容以及數(shù)據(jù)提取方式，確保相互連接的數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)質(zhì)量；根據(jù)受眾需求制定共同的資源轉(zhuǎn)化計(jì)劃，在統(tǒng)一的指揮棒下推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程[1]。

5 館藏檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備

5.1 對館藏檔案進(jìn)行摸底

詳細(xì)了解現(xiàn)存檔案的分類、數(shù)量、案卷質(zhì)量、整理方法、檔號編制方法、檔案利用情況等，對不規(guī)范的整理進(jìn)行登記。根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、利用頻率等因素初步確定檔案數(shù)字化加工范圍。針對館藏摸底情況，選擇已經(jīng)開展檔案數(shù)字化的兄弟院考察調(diào)研，就檔案管理軟件、檔案的整理著錄、掃描技術(shù)參數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)、存儲格式、數(shù)字化范圍、數(shù)字化流程、設(shè)備的選用、需要注意的問題等方面進(jìn)行學(xué)習(xí)交流， 以獲取經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，少走彎路。

5.2 成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組

小組成員要由熟悉檔案業(yè)務(wù)和館藏的專職檔案人員組成，領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)館藏特色和利用頻率等本館的具體情況，結(jié)合調(diào)研和實(shí)際資金投入，制定科學(xué)、合理、重點(diǎn)分明的數(shù)字化步驟和實(shí)施方案，確定數(shù)字化加工范圍、內(nèi)容、進(jìn)度及技術(shù)規(guī)范，解決數(shù)字化過程中遇到的實(shí)際問題。領(lǐng)導(dǎo)小組各成員要分工具體明確，各司其職，有序推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化工作。

5.3 選擇專業(yè)的檔案數(shù)字化加工外包公司

數(shù)字化外包公司直接決定著檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量、進(jìn)度和安全，在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目招標(biāo)前，進(jìn)行了深度考察和調(diào)研，選擇業(yè)務(wù)水平和管理水平較好的外包公司。

6 檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施

6.1 實(shí)行公開招投標(biāo)

檔案管理部門在檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包的前期，應(yīng)該充分調(diào)研檔案數(shù)字化加工相關(guān)工作，前往全國先進(jìn)地區(qū)了解檔案數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)工作，吸取好的經(jīng)驗(yàn)，針對本企業(yè)檔案管理工作實(shí)際，制定出詳細(xì)的招標(biāo)書，送招投標(biāo)管理部門，嚴(yán)格執(zhí)行政府對檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)法律法規(guī)。在順利完成數(shù)字化招投標(biāo)工作后，應(yīng)該和中標(biāo)企業(yè)全面溝通檔案數(shù)字化工作如何開展等事宜，保證達(dá)到檔案數(shù)字化加工外包業(yè)務(wù)的最終目標(biāo)。

6.2 重點(diǎn)審核保密資質(zhì)

具有保密資質(zhì)的承包公司是檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包的前提，只有具備保密資質(zhì)才能有效防止檔案在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中泄密。加強(qiáng)與承包公司的溝通和交流，定期不定期地召開推進(jìn)會，就檔案數(shù)字化加工進(jìn)度和計(jì)劃開展研討，確保檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作按期完成。

6.3 加強(qiáng)檔案人員的自身建設(shè)

檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)的外包畢竟是迅速提高館藏檔案數(shù)字化加工的應(yīng)急手段，長遠(yuǎn)來看，檔案管理部門只有自己培養(yǎng)這方面的技術(shù)人員才能適應(yīng)檔案管理工作未來的發(fā)展。要增加檔案管理部門工作人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)次數(shù)，使他們盡快掌握現(xiàn)代信息處理技術(shù)，更新知識結(jié)構(gòu)，熟悉和了解本專業(yè)的新技術(shù)和新發(fā)展，使之成為適應(yīng)數(shù)字檔案管理的復(fù)合型人才，有足夠的實(shí)力對檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施“質(zhì)量控制”。

7 結(jié)論

水電勘測設(shè)計(jì)企業(yè)以館藏優(yōu)勢與社會的平臺提供商合作，借助其技術(shù)成熟、受眾人員眾多、運(yùn)營理念先進(jìn)等優(yōu)勢，構(gòu)建多種檔案利用服務(wù)體系。快速推進(jìn)檔案服務(wù)工作從傳統(tǒng)的規(guī)范化管理逐步向著知識化服務(wù)邁進(jìn)，以此提高檔案的利用效率，較好地發(fā)揮知識對水電勘測設(shè)計(jì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用。

【參考文獻(xiàn)】

【1】王建民.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代商業(yè)，2016（15）：78-79.

【2】陳燕瑩.淺析電力企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全保障[J].中國管理信息化，2017（07）：110-111.