OA系統(tǒng)在學(xué)院工作的推廣和應(yīng)用

蘭先亮

摘要：OA系統(tǒng)作為一種新型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，大多采用信息流與技術(shù)流來促進(jìn)參與主體之間的“信息化共享”過程，以期滿足流程化信息采集、單元處理以及管理決策等過程的現(xiàn)實(shí)需求。實(shí)際調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，OA系統(tǒng)存在安全性低、智能度欠缺等現(xiàn)實(shí)應(yīng)用不足，影響了實(shí)際管理測(cè)試與審核預(yù)測(cè)的綜合需要。本文以此為立足點(diǎn)，通過深入分析高校學(xué)院教學(xué)管理中，OA系統(tǒng)的需求分析、模型設(shè)計(jì)特征、建模原則以及涵蓋的工作流程，來更好地建構(gòu)以“工作流”為支撐的教學(xué)管理模型。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；學(xué)院教學(xué)；現(xiàn)狀不足；革新路徑

在新時(shí)期教學(xué)背景下，信息技術(shù)作為一種快速信息化辦公技術(shù)，主要借助新型教學(xué)管理軟件來促進(jìn)高校領(lǐng)域管理信息化的優(yōu)化發(fā)展，并以現(xiàn)代化辦公管理技術(shù)的再組合、數(shù)字化延伸以及行政事務(wù)透明化管理提供必要的優(yōu)化路徑。以信息化、科學(xué)化信息教學(xué)理念為指導(dǎo)，傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)已經(jīng)不斷延伸到工作流管理、辦公自動(dòng)化等領(lǐng)域，體現(xiàn)了OA管理系統(tǒng)由“相對(duì)固定性”向“動(dòng)態(tài)模塊性”等運(yùn)行狀態(tài)的有效轉(zhuǎn)換的發(fā)展思想，影響了實(shí)際學(xué)院辦公管理的實(shí)效性。“知識(shí)技術(shù)”作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要支撐與持續(xù)性可控資源，常通過促進(jìn)知識(shí)對(duì)接與共享，來促進(jìn)企業(yè)部門與管理機(jī)構(gòu)的信息化與自動(dòng)化建設(shè)過程，并在一定程度上影響管理建設(shè)與現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)的理論拓展與完善革新。

1 OA系統(tǒng)的發(fā)展過程

第一，建構(gòu)“文件型”O(jiān)A系統(tǒng)?！拔募汀監(jiān)A系統(tǒng)作為一種以拓展微型計(jì)算機(jī)應(yīng)用的辦公室管理技術(shù)，大多以文本匯總、數(shù)據(jù)收集、檔案加密以及文檔信息化處理為依托，不斷優(yōu)化傳統(tǒng)辦公室管理系統(tǒng)的功能模塊組合與應(yīng)用實(shí)踐范圍；第二，建構(gòu)“流程型”O(jiān)A系統(tǒng)。即根據(jù)多媒體虛擬平臺(tái)構(gòu)建的思維路程，辦公室內(nèi)部功能模塊人員根據(jù)文件信息的可傳播性、實(shí)踐延展性以及資源交互性，建構(gòu)了不同科室部門之間的內(nèi)在信息化通訊工具，以期借助“流程化”辦公管理過程，來促進(jìn)不同信息板塊的有效對(duì)接；第三，建構(gòu)“知識(shí)型”O(jiān)A系統(tǒng)。為促進(jìn)文件資源與制度管理理念的多維度傳播與拓展，相關(guān)參與主體從辦公管理的指向性、層次性等角度綜合出發(fā)，通過建構(gòu)相應(yīng)的信息化管理平臺(tái)，來促進(jìn)“共享資源”平臺(tái)的程序化、科學(xué)化優(yōu)質(zhì)協(xié)同建設(shè)；第四，構(gòu)建“自動(dòng)型”O(jiān)A系統(tǒng)。為合理調(diào)控新時(shí)期辦公部門資源管理與信息整合的完備性與實(shí)踐意義，辦公群體應(yīng)從單位部門的資源成果、專業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新意識(shí)、辦公效率以及審核反饋等角度綜合出發(fā)，通過建立健全多維度的決策制定、信息對(duì)接、績(jī)效評(píng)價(jià)以及信息化服務(wù)進(jìn)程，來更好地推進(jìn)OA系統(tǒng)的智能化綜合發(fā)展。

2 OA系統(tǒng)現(xiàn)狀應(yīng)用不足

第一，實(shí)踐普及度低。部分辦公群體欠缺整體化與信息化管理意識(shí)，難以有效分析OA系統(tǒng)模塊的組成與指導(dǎo)意義；第二，安全性欠缺。在實(shí)際應(yīng)用過程中，OA系統(tǒng)常因數(shù)據(jù)盜竊、內(nèi)部操作失控以及外部侵?jǐn)_等，而降低了自身自動(dòng)化與科學(xué)化管理的相關(guān)功能；第三，模塊分離。部分子系統(tǒng)缺乏信息互動(dòng)與審核反饋機(jī)制，影響了實(shí)際教學(xué)管理成效。

3 OA系統(tǒng)實(shí)踐優(yōu)化路徑分析

根據(jù)OA系統(tǒng)的建構(gòu)原則與辦公實(shí)踐應(yīng)用現(xiàn)狀，現(xiàn)提出以下幾點(diǎn)可行性完善戰(zhàn)略：

一方面，優(yōu)化系統(tǒng)發(fā)展模式。從OA系統(tǒng)的組成結(jié)構(gòu)的層面來看，其主要由C/S模式以及B/S模式等兩種類型組成，以此為基礎(chǔ)，相關(guān)參與主體應(yīng)該重新審視辦公技術(shù)可視化編程技術(shù)的現(xiàn)實(shí)延展性，不斷優(yōu)化軟件系統(tǒng)的客戶端與服務(wù)端協(xié)同管理模式，促進(jìn)相關(guān)信息處理過程的持續(xù)性推進(jìn)。此外，應(yīng)建構(gòu)合理的信息管理板塊。為保證OA信息化辦公系統(tǒng)與實(shí)際管理成效的優(yōu)質(zhì)對(duì)接，應(yīng)該在設(shè)計(jì)過程中，適當(dāng)添加工作流、獨(dú)立流、行政事務(wù)、知識(shí)共享以及綜合管理等多個(gè)模塊，力爭(zhēng)在促進(jìn)文檔交流審核管理的同時(shí)，促進(jìn)辦公個(gè)體能夠?qū)崟r(shí)性、層次性地汲取相應(yīng)的實(shí)效性公共信息資源，以此來促進(jìn)知識(shí)管理層面的優(yōu)質(zhì)建設(shè)；

另一方面，降低外部信息干擾與模塊損壞。從OA系統(tǒng)的模塊建構(gòu)特征與信息處理類型的角度上來看，在新時(shí)期科技管理背景下，部分計(jì)算機(jī)病毒因具有局域網(wǎng)傳播性、信息內(nèi)容變換性、延展性以及高破壞性等綜合特點(diǎn)，需要辦公管理主體及時(shí)篩選并修復(fù)系統(tǒng)漏洞，盡量減少不明路徑的軟件與網(wǎng)頁資源的下載與安裝過程，建立健全完備可靠的數(shù)據(jù)匯集與外部侵?jǐn)_抵抗機(jī)制，力爭(zhēng)通過對(duì)“互動(dòng)板塊”的實(shí)時(shí)篩查來嚴(yán)格控制信息接入端口，保證內(nèi)部信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)化革新。同時(shí)，應(yīng)建構(gòu)“臨時(shí)”故障處理系統(tǒng)，注重對(duì)系統(tǒng)故障事故的有效分析與運(yùn)用。操作系統(tǒng)奔潰、信息盜竊以及核心服務(wù)器失靈等方面，作為OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)實(shí)施過程中常見的故障問題，需要根據(jù)實(shí)際辦公管理的模塊特征，通過制定執(zhí)行度高、覆蓋面廣的管理信息化應(yīng)急預(yù)案系統(tǒng)，做好對(duì)核心數(shù)據(jù)與辦公業(yè)務(wù)的信息備份與資源調(diào)控管理工作，避免出現(xiàn)以“數(shù)據(jù)流量分析”為依托的網(wǎng)絡(luò)辦公方式，不斷提升核心信息交換系統(tǒng)的持續(xù)化與優(yōu)質(zhì)化多維建設(shè)。

綜合來看，OA系統(tǒng)經(jīng)過辦公過程的應(yīng)用實(shí)踐已經(jīng)獲得了更為科學(xué)化、多維化的發(fā)展，并積淀了相應(yīng)的物質(zhì)與理論實(shí)踐基礎(chǔ)，力爭(zhēng)不斷提升系統(tǒng)構(gòu)建的實(shí)用性、安全性、自動(dòng)性與便捷管理性，促進(jìn)了辦公群體管理工作的完善與革新。相關(guān)參與人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，從現(xiàn)狀發(fā)展的局限性出發(fā)，不斷建構(gòu)更為全面的自動(dòng)化辦公管理模型，以此來推進(jìn)日常工作的革新發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]白雪，白永國(guó)，趙亮.高校辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].吉林化工學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，34（03）：59-64.

[2]劉利華，胡翠紅.淺析OA系統(tǒng)在大數(shù)據(jù)時(shí)代的功能[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2014，24（24）：107-110.

[3]冀汶莉，李向軍，戴旭.基于云計(jì)算SaaS模式OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].西安科技大學(xué)學(xué)報(bào)，2014，34（05）：607-613.