試論如何做好醫(yī)院檔案室的安全管理工作

摘 要：作為醫(yī)院各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)，醫(yī)院檔案室的安全管理工作始終都都是相關(guān)檔案管理的重要工作內(nèi)容，這不僅要求醫(yī)院管理層提高相關(guān)重視度，還要不斷加強(qiáng)檔案安全管理工作人員的綜合素質(zhì)，提高工作人員的責(zé)任心。在本次研究中，通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行一系列安全管理，其中包括：安裝監(jiān)控設(shè)備、堅(jiān)決杜絕火源、杜絕非人因素等安全制度，能夠有效提高醫(yī)院檔案室的安全，對(duì)醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展具有重要影響。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案室；安全管理工作

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，人們的生活水平和生活方式也在不斷變化，尤其是對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生的要求也在逐漸提高。而在醫(yī)院檔案的管理中，也涉及到患者們的個(gè)人檔案資料，如果不能加以有效的安全管理，會(huì)導(dǎo)致患者的信息泄露，不利于提高醫(yī)院的社會(huì)影響力。在管理學(xué)中，安全管理是一項(xiàng)較為重要的組成部分，對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，檔案是醫(yī)院的寶貴資源，也是國(guó)家和社會(huì)的寶貴資源，所以，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的安全管理是一項(xiàng)重要的任務(wù)[1]。目前我國(guó)為了檔案存放通常都會(huì)建立檔案室，來(lái)專(zhuān)門(mén)進(jìn)行相關(guān)檔案的管理，但是一部分醫(yī)院對(duì)于檔案室的建設(shè)和管理還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因此，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的安全管理，以下為具體內(nèi)容。

1 醫(yī)院檔案安全管理特點(diǎn)

1.1 多樣性

受到醫(yī)院檔案數(shù)量的影響，相關(guān)的醫(yī)院檔案安全管理工作也在逐漸增加，其具有內(nèi)容多、數(shù)量多、類(lèi)別多等特點(diǎn)，為相關(guān)管理人員帶來(lái)了巨大的工作壓力。

1.2 現(xiàn)實(shí)性

相關(guān)的醫(yī)院檔案安全管理工作都是要根據(jù)醫(yī)院的具體實(shí)際情況，再進(jìn)行進(jìn)一步的管理措施實(shí)施，也是相關(guān)工作人員的經(jīng)驗(yàn)和能力的積累和表現(xiàn)。

1.3 動(dòng)態(tài)性

醫(yī)院的檔案安全管理也是要隨著相關(guān)檔案資料的更新以及醫(yī)院運(yùn)行的具體措施變化而變化的，所以具有動(dòng)態(tài)性。

1.4 機(jī)密性

由于有些醫(yī)院的檔案資料是具有絕對(duì)的保密性的，所以要求相關(guān)管理工作也要做到機(jī)密性，來(lái)保證檔案資料的安全。

2 醫(yī)院檔案安全管理措施

2.1 加強(qiáng)和完善醫(yī)院檔案信息化工作

首先，要建立一個(gè)具有信息化網(wǎng)絡(luò)化的檔案安全管理系統(tǒng)，為提高檔案管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化打基礎(chǔ)。其中，要將醫(yī)院檔案通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的形式進(jìn)行分類(lèi)規(guī)則、組卷格式、編纂檔案文獻(xiàn)規(guī)則、檔案著錄及標(biāo)引規(guī)則等。在利用好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的同時(shí)，獲得更好的工作效率，節(jié)省工作時(shí)間，從而提高醫(yī)院的發(fā)展水平，樹(shù)立更好的醫(yī)院形象。

2.2 安裝監(jiān)控設(shè)備

不管是企業(yè)還是醫(yī)院，現(xiàn)如今我國(guó)的各個(gè)建筑里面最必不可少要安裝的設(shè)備就是監(jiān)控設(shè)備，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，對(duì)于監(jiān)控設(shè)備的更新?lián)Q代也越來(lái)越快，我國(guó)醫(yī)院也在不斷提高監(jiān)控設(shè)備的質(zhì)量與監(jiān)控水平。監(jiān)控設(shè)備的安裝，主要是為了提高醫(yī)院檔案室的安全性，能夠?qū)︶t(yī)院檔案室進(jìn)行全方位無(wú)死角的監(jiān)控，能夠清晰地掌握檔案室內(nèi)發(fā)生的一切，對(duì)于一些威脅到檔案資料安全性的行為能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，并且通過(guò)一系列措施將危險(xiǎn)因素清除，對(duì)于保護(hù)醫(yī)院檔案有著重要的作用。但是在我國(guó)的一部分醫(yī)院檔案室內(nèi)，并沒(méi)有安裝系統(tǒng)的監(jiān)控設(shè)備，或者相關(guān)監(jiān)控設(shè)備功能質(zhì)量水平不高，這就給醫(yī)院檔案室?guī)?lái)了較大的危險(xiǎn)性，安全性得不到保障。因此，必須要加強(qiáng)監(jiān)控系統(tǒng)的安裝程度，只有安裝系統(tǒng)的監(jiān)控設(shè)備，才能減少不法分子進(jìn)入檔案室作案的可能性，增加對(duì)不法分子的威懾力[2]。另外，在安裝監(jiān)控設(shè)備的時(shí)候，要加強(qiáng)對(duì)360°監(jiān)控的控制，不僅僅要保證室內(nèi)有監(jiān)控設(shè)備，在門(mén)外、窗口也要安裝相應(yīng)的監(jiān)控，防止不法分子的進(jìn)入，這樣才能夠真正的保證醫(yī)院檔案室的安全。在安裝監(jiān)控設(shè)備的基礎(chǔ)上，醫(yī)院檔案時(shí)還要配備24小時(shí)看守的工作人員，能夠保證24小時(shí)監(jiān)控視頻能有效的整合和調(diào)出，保證監(jiān)控設(shè)備的有效運(yùn)行。

2.3 杜絕非人因素

醫(yī)院檔案是內(nèi)部有著的大量的紙質(zhì)檔案資料，而這些資料最怕的就是濕度過(guò)高，過(guò)高的濕度很容易對(duì)紙質(zhì)檔案造成損壞。在南方，梅雨天氣比較多，空氣濕度也比較大，因此醫(yī)院檔案是內(nèi)部的紙質(zhì)檔案很容易受到該因素的影響發(fā)霉變質(zhì)。這給醫(yī)院檔案室的安全管理工作也帶來(lái)了較大的困難和挑戰(zhàn)。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，醫(yī)院檔案室的工作人員要時(shí)刻注意室內(nèi)的濕度變化，并且要準(zhǔn)備相關(guān)的測(cè)試濕度的儀器，如果濕度過(guò)高，必須要將庫(kù)房的門(mén)窗緊閉，并且要有效地使用干燥劑或者除濕機(jī)，以此來(lái)降低室內(nèi)濕度。另外，也可以在檔案室內(nèi)安裝空調(diào)，這不僅可以調(diào)節(jié)室內(nèi)濕度，還可以調(diào)節(jié)室內(nèi)溫度。當(dāng)干燥劑無(wú)法發(fā)生作用的時(shí)候，可以使用空調(diào)來(lái)調(diào)節(jié)室內(nèi)的溫濕度。其次，檔案室內(nèi)，一般都會(huì)有老鼠來(lái)破壞檔案，所以這些小動(dòng)物也是威脅檔案安全的一個(gè)重要因素。因此，在針對(duì)這個(gè)問(wèn)題的時(shí)候，要在檔案室內(nèi)撒放老鼠藥、蟑螂藥，或者安裝捕鼠工具，減少檔案室內(nèi)老鼠啃咬檔案的情況發(fā)生。除了老鼠之外，還有一些蟲(chóng)子也會(huì)啃咬紙質(zhì)檔案，所以針對(duì)蟲(chóng)子，相關(guān)工作人員可以通過(guò)噴灑殺蟲(chóng)劑，減少蟲(chóng)子的數(shù)量，保護(hù)檔案的安全性。最后，管理人員還要保證室內(nèi)空氣流通，不能夠一直關(guān)門(mén)關(guān)窗，還要杜絕霉菌污染源的進(jìn)入。

2.4 堅(jiān)決杜絕火源

威脅醫(yī)院檔案資料的另一個(gè)因素就是火源，一旦檔案室起火，那么檔案室內(nèi)部的紙質(zhì)資料就會(huì)被嚴(yán)重?fù)p壞且無(wú)法彌補(bǔ)。針對(duì)此問(wèn)題，相關(guān)的管理人員必須要定期按時(shí)給檔案室內(nèi)的電線、電器等設(shè)備進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)這些設(shè)備出現(xiàn)了損壞和故障，要及時(shí)地給予更換和維修。如果要是想從根本上解決問(wèn)題，也可以減少或者禁止醫(yī)院檔案室內(nèi)使用功率過(guò)大的電器，以免火災(zāi)的發(fā)生[3]?；鹪吹牧硗庖粋€(gè)發(fā)生的要點(diǎn)就是煙，因此，檔案室內(nèi)部要堅(jiān)決杜絕有人吸煙，以防火災(zāi)發(fā)生，如果檔案室內(nèi)要是有人吸煙的話(huà)，相關(guān)人員要給予及時(shí)的制止，同時(shí)，在管理人員自身方面也要做好帶頭規(guī)范行為，不在室內(nèi)吸煙。另外，為了能夠第一時(shí)間熄滅火源，醫(yī)院檔案室內(nèi)部必須要配備相關(guān)的消防設(shè)備，而且要對(duì)這些消防設(shè)備進(jìn)行定時(shí)檢查，以免消防設(shè)備發(fā)生老化或者過(guò)期情況，影響撲滅火災(zāi)的幾率。

2.5 建立安全制度

在上述幾點(diǎn)措施實(shí)施的基礎(chǔ)之上，相關(guān)管理部門(mén)要建立一個(gè)系統(tǒng)的規(guī)范的安全管理制度，來(lái)系統(tǒng)的保障醫(yī)院檔案室的安全。首先，可以安排相關(guān)的人員，組成安全巡視小隊(duì)，每日進(jìn)行輪班制度，按時(shí)對(duì)檔案室進(jìn)行安全巡視，可以每日進(jìn)行兩次。如果在巡視的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)了任何有威脅到檔案安全的因素，要進(jìn)行及時(shí)處理和上報(bào)。其次，要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行進(jìn)出人員審查，一旦發(fā)現(xiàn)身份不明的人，要嚴(yán)肅處理。另外，還要對(duì)檔案室的門(mén)窗進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，在檔案室內(nèi)沒(méi)有人的時(shí)候，要將門(mén)窗緊閉。最后，在健全安全制度的方面，相關(guān)工作人員要提高重視度，為建立健全的安全管理制度提供保障。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)正常穩(wěn)定發(fā)展，離不開(kāi)檔案管理工作的正常運(yùn)行，為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，醫(yī)院在各個(gè)方面也在進(jìn)行著改革和創(chuàng)新，這就要求了醫(yī)院的檔案安全管理工作也需要進(jìn)一步的創(chuàng)新發(fā)展，只有檔案安全管理這個(gè)基礎(chǔ)性問(wèn)題得到了發(fā)展，才能不斷提高醫(yī)院的醫(yī)療水平[4]。雖然現(xiàn)如今仍有許多醫(yī)院在相關(guān)檔案管理方面存在著許多問(wèn)題，但是只要醫(yī)院管理者和醫(yī)院工作人員共同努力和關(guān)注下，不斷深化加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理工作，提高相關(guān)工作人員的技術(shù)水平，才能推進(jìn)醫(yī)院順利前進(jìn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]楊瑩.試論如何做好醫(yī)院檔案室的安全管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（13）：4-4.

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[3]于雅娟.大數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響[J].檔案管理，2016（2）：85-86.

[4]劉蕓.OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理的鏈接研究[J].檔案管理，2017（2）：61-63.

作者簡(jiǎn)介

烏瀾（1988-），女，蒙古族，碩士研究生，山東省眼科醫(yī)院。