時刻做好檔案被利用的準(zhǔn)備

張思盈

摘 要：每個檔案部門，館藏豐富，門類眾多，即使是普通的一家單位的檔案室，館藏量也是數(shù)以萬計，由此可見，檔案部門最大的優(yōu)勢就是擁有豐富的檔案資源。但是豐富的檔案資源當(dāng)中，有多少檔案實現(xiàn)在它的利用價值？這其中又有多少檔案工作者重藏輕用。故此，本文從多個角度分析了檔案利用的對策，旨在實現(xiàn)醫(yī)院檔案的有效應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；利用；途徑

檔案的開放是檔案利用工作在檔案事業(yè)的改革開放形勢下的新發(fā)展，它是我國檔案工作由封閉型轉(zhuǎn)向開放型的重要標(biāo)志之一。檔案來源于社會，含有對社會有利用價值的信息，有被社會利用的內(nèi)容，因此它必然是要服務(wù)于社會。開放檔案是實現(xiàn)服務(wù)社會的有效途徑，只有面向需要開放檔案，才能使檔案更大范圍內(nèi)被利用，更充分實現(xiàn)檔案的信息價值。

有豐富的資源，深刻理解資源被利用的意義重大，如何實現(xiàn)，是作為檔案工作者深思的問題——實現(xiàn)檔案真正意義上的開放，我們就要時刻做好檔案被利用的準(zhǔn)備。

1 提高認(rèn)識為關(guān)鍵

以筆者所在單位為例，雖然檔案工作已經(jīng)在各個部門開展多年，但工作人員檔案意識依然淡薄，工作基本為兼職開展，項目結(jié)束無自覺收集相關(guān)資料并歸檔的意識，文書檔案往往以個人自我保管的形式存在，檔案工作者重藏輕用，檔案部門因循守舊、被動服務(wù)等情況，一切根源在于意識淡薄，很多檔案人尚未意識到自己是文化傳播者的身份，過度重視檔案的保密及保管，忽視了對檔案的開放與利用，是導(dǎo)致檔案工作停滯不前的根本原因，提高認(rèn)識是關(guān)鍵，改變觀念，切實把“做好檔案被利用的準(zhǔn)備”的意識貫穿整個過程。

2 把握重點環(huán)節(jié)

2.1 鑒定

長期以來，檔案部門的鑒定工作非常薄弱，大多數(shù)檔案部門只重視增加館藏量，而忽視鑒定工作，檔案出現(xiàn)了魚目混珠、歸檔重復(fù)現(xiàn)象，隨著時間的推移，還有部分失去了保存價值，并占據(jù)大量館藏資源，如果做好檔案鑒定工作的幾個環(huán)節(jié)，可以有效地提升檔案價值，提高檔案利用率。

2.1.1 價值評估

在整理環(huán)節(jié)中，要有做好檔案被利用的準(zhǔn)備，先充分評估檔案的價值，對利用價值高的檔案要收集完整再行歸檔，同時對檔案的保管年限進(jìn)行準(zhǔn)確界定。

2.1.2 密級評定

對涉及隱私及涉密檔案要進(jìn)行密級評定，很多人對檔案的開放，只看到了風(fēng)險及危機(jī)，這顯然是錯誤的，檔案管理切忌一味強(qiáng)調(diào)它的保密性，應(yīng)重點承認(rèn)它的社會價值，因此評定密級要慎重，可由單位保密工作者進(jìn)行鑒定。

2.1.3 解密評估

鑒定工作中重要的一環(huán)，鑒定是否進(jìn)行降密、解密和確定是否開放，加強(qiáng)此環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，可更好地結(jié)合實際，進(jìn)行糾錯或者改進(jìn)，大大改善館藏檔案的質(zhì)量，同時提高檔案的利用率。

2.2 編制目錄，豐富檢索

編制合適的文件目錄和專題目錄等，豐富檢索工具，并通過現(xiàn)代化手段的運用，建立開放檔案數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫，加快檔案信息的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，促進(jìn)開放檔案網(wǎng)上檢索查詢工作，達(dá)到用戶自主查找所需檔案，自行利用檔案。通過自助式利用方式能提高借閱者利用興趣，從而提高檔案借閱率。

2.3 利用

2.3.1 減少審批

在提供利用的手續(xù)上，目前多數(shù)單位采取的做法是由經(jīng)單位介紹，憑介紹信方可查檔，手續(xù)復(fù)雜，應(yīng)逐步轉(zhuǎn)為只要有證明個人身份的證件如工作證、身份證等即可查檔。減少審批，提高便利，讓大眾覺得檔案并不神秘，查檔并不麻煩。

2.3.2 開放面向人群

我們知道，很多單位的檔案有借閱情況，借閱登記各方項都管理到位，但是借閱者往往只是歸檔部門的自身查閱，并未真正實現(xiàn)被其他對象利用。因此在服務(wù)對象上，應(yīng)褪去行政色彩，由過去單向地為機(jī)關(guān)服務(wù)，轉(zhuǎn)為既面向機(jī)關(guān)，又面向社會各方面服務(wù)，即使是一家單位的檔案服務(wù)也要以開放的心態(tài)，隨時為社會服務(wù)。

3 完善檔案利用開發(fā)

3.1 提高檔案利用意識

在新時期需要積極提高檔案信息的利用效率，強(qiáng)化醫(yī)院檔案意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)者與決策層需要從本質(zhì)上認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理的重要性，對其投入力度，包括人力、物力與財力。從另外一個角度分析，對于檔案管理人員則需要解放思想，創(chuàng)新管理理念，做好信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案檢索、存儲的自動化，以此增強(qiáng)檔案管理水平。

3.2 構(gòu)建完善制度

其一需要根據(jù)實際的發(fā)展情況制定檔案管理制度，這是前提也是保障，能夠從本質(zhì)上提高檔案管理的效率與質(zhì)量。另外醫(yī)院還需要嚴(yán)格按照《檔案法》以及《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合實際的發(fā)展情況構(gòu)建完善的檔案管理制度，利用制度做好檔案管理與使用的考核，以此提高檔案管理的有效性，且可以為檔案的規(guī)范化利用奠定基礎(chǔ)；其二是要樹立利用理念，之所以進(jìn)行檔案管理最為主要的目的便是進(jìn)行檔案利用，在此發(fā)展背景下，每一個管理人員均需要樹立正確的利用理念，優(yōu)化檔案管理服務(wù)模式，滿足檔案信息的需求；其三是要制定督查考察機(jī)制，可有效保證檔案管理的實效性，將考核結(jié)果與人員薪酬相互掛鉤，提高各個科室對檔案的重視，當(dāng)然，還需要將各個科室檔案信息收集、整理、存儲等各項機(jī)制加以協(xié)調(diào)處理，做好各個科室檔案的協(xié)同管理。

3.3 提高檔案管理人員素養(yǎng)

在檔案管理與利用過程中檔案管理人員的綜合素養(yǎng)與能力從根本上關(guān)系到了檔案信息的開發(fā)與利用，所以需要結(jié)合時代發(fā)展的要求不斷增強(qiáng)檔案管理人員的工作技能，另外醫(yī)院還需要結(jié)合實際的發(fā)展情況，制定完善的檔案管理培訓(xùn)與再教育，對培訓(xùn)的內(nèi)容以及目標(biāo)加以規(guī)定，做好理論知識學(xué)習(xí)，或者通過對外學(xué)習(xí)的方式，在潛移默化中提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

3.4 加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

積極做好檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了當(dāng)前的關(guān)鍵所在，這是實現(xiàn)檔案信息利用的重要內(nèi)容，醫(yī)院在新時期需要投入大量的資金對信息系統(tǒng)的軟硬件以及配備加以升級，將原先的檔案加以整理，并且利用信息系統(tǒng)對醫(yī)院檔案文本、圖像、視頻等進(jìn)行數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化處理。尤其在檔案信息管理中要緊緊圍繞開發(fā)與利用，制定完善的檔案資源信息共享交流服務(wù)平臺，形成檔案信息共享。

檔案是國家部門，社會組織或個人在社會活動中形成的有價值的各種歷史年獻(xiàn)，它具有呈現(xiàn)歷史的能力，有非常高的參考意義，其對社會的有用性不可小覷。作為檔案工作者，無論在整理、歸檔、編制、還是在借閱管理等各個環(huán)節(jié)，都要時刻做好檔案會被利用的準(zhǔn)備，完善每個環(huán)節(jié)的管理，切實提高其利用價值，并在供與求中實現(xiàn)提升，進(jìn)而推進(jìn)檔案建設(shè)工作。

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