信息化背景下的檔案管理創(chuàng)新

李彥軍

摘 要：為了適應(yīng)信息社會的發(fā)展，提高檔案信息的使用效率，本文分析了檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略。首先，信息化背景下的檔案管理的新特點(diǎn)和信息技術(shù)背景下的檔案管理問題有待解決，其次，介紹了創(chuàng)新的背景下的檔案信息管理策略的基礎(chǔ)，最后，分析了創(chuàng)新管理策略的具體內(nèi)容檔案信息化的背景下。關(guān)鍵詞：檔案；管理；信息化；創(chuàng)新

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以大數(shù)據(jù)和云計(jì)算為代表的新技術(shù)革命極大地提高了人們的工作效率和生活效率。信息技術(shù)為檔案管理帶來了新的機(jī)遇，提高了檔案管理的效率，有利于保護(hù)原始檔案，有利于檔案的使用。機(jī)遇往往伴隨著挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式制約了檔案信息化的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)檔案的管理對象，而檔案管理對象在信息背景下成為數(shù)字檔案。信息存儲載體的變化需要傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新。因此，有必要在信息背景下討論文件管理。

1 信息背景下檔案管理的新特點(diǎn)

1.1 管理核心收集和利用轉(zhuǎn)型

在紙質(zhì)檔案管理的時(shí)代，檔案管理過程包括收集、整理、儲存、利用等幾個(gè)重要階段，檔案工作者在檔案和檔案上耗費(fèi)大量精力，可以說這段時(shí)期檔案管理是整理歸檔的核心。進(jìn)入信息時(shí)代后，檔案管理對象發(fā)生了變化，數(shù)字檔案的數(shù)量顯著增加，是檔案管理的核心，客觀、真實(shí)地對電子文件進(jìn)行歸檔和利用。在這一時(shí)期，檔案管理的核心是從整理和儲存到收集和利用的轉(zhuǎn)變。

1.2 數(shù)據(jù)安全的文件安全性

在傳統(tǒng)的文件管理模式中，管理對象是實(shí)體文件。因此，文件安全工作主要圍繞文件實(shí)體展開，重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)防火、防盜、防潮等“九防”。在信息化的背景下，檔案資源以數(shù)字形式存儲，檔案的安全主要是通過必要的信息安全保護(hù)技術(shù)來保障檔案數(shù)據(jù)的安全。傳統(tǒng)意義上的數(shù)字檔案保存載體的物理安全，必須建立必要的檔案信息安全系統(tǒng)，從信息安全管理系統(tǒng)和安全保護(hù)技術(shù)，確保數(shù)據(jù)文件的安全。

2 檔案管理需要在信息化的背景下解決

2.1 檔案數(shù)據(jù)歸檔問題

一個(gè)是歸檔范圍問題。傳統(tǒng)的檔案管理，檔案檔案的檔案范圍主要是檔案、檔案檔案和實(shí)物檔案，檔案的范圍可以根據(jù)檔案有關(guān)規(guī)定的范圍來確定，比較容易。在信息化的背景下，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，各種業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)生成的有價(jià)值的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)也具有文件屬性。但哪些業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)該存檔，沒有相關(guān)的國家規(guī)定。二是歸檔問題。各種商業(yè)信息系統(tǒng)都有不同的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，因此很難形成一個(gè)通用的歸檔系統(tǒng)。

2.2 資金人員保證

總體而言，檔案信息化滯后于整個(gè)社會的發(fā)展水平是非常重要的。部分地方檔案信息化資金不包括在政府年度預(yù)算中，不支持檔案信息化建設(shè)。人才問題也是制約檔案管理發(fā)展的一個(gè)重要因素。目前，在高校建立檔案管理工作，一些檔案管理專業(yè)畢業(yè)生也不想停留在檔案工作中，而計(jì)算機(jī)專業(yè)人才更不愿意從事檔案工作，這種情況嚴(yán)重影響了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.3 電子文件的真實(shí)性

一是電子文件生成過程的真實(shí)性。電子檔案的形式虛擬化、檔案信息與載體的分離、易復(fù)制、易變等，使電子檔案的原始性質(zhì)難以確定。第二，電子文件在長期存儲中的真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)威脅的客觀存在和電子文件歸檔后的內(nèi)部管理漏洞可能使篡改電子文件變得容易，但不易被檢測到。

2.4 網(wǎng)絡(luò)安全

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是一種雙刃劍，它可以提高文件管理的效率，對文件安全帶來潛在的威脅。近年來，網(wǎng)絡(luò)安全形勢越來越嚴(yán)峻。在國際上，敵對勢力正在監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)部隊(duì)威脅著國家信息安全。在國內(nèi)，中國還沒有掌握網(wǎng)絡(luò)核心技術(shù)，關(guān)鍵信息基礎(chǔ)設(shè)施依賴于國外。此外，網(wǎng)絡(luò)病毒、系統(tǒng)脆弱性、管理漏洞等因素都威脅著網(wǎng)絡(luò)安全。因此，保證網(wǎng)絡(luò)安全是檔案管理的重要內(nèi)容。

3 檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略的理論綜述

隨著信息技術(shù)在世界上的日益普及，世界進(jìn)入了一個(gè)發(fā)展的階段，信息社會在檔案管理中，檔案管理進(jìn)入了信息化的階段。所謂的檔案信息是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于原始檔案管理活動的傳統(tǒng)方式，以實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的管理流程優(yōu)化，檔案管理的重心正在從實(shí)體的檔案文件信息，在信息社會里，為了實(shí)現(xiàn)更高的效率、更耐用的檔案資源的管理，更好地為社會的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。簡單總結(jié)，是指在信息社會背景下，采用檔案管理信息化的方式進(jìn)行收集和利用，最后也以用戶檔案管理過程的方式來依賴信息服務(wù)。因此，我們必須在檔案信息化的背景下，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理戰(zhàn)略，使檔案信息化進(jìn)程能夠順利進(jìn)行，檔案和功能的價(jià)值能夠得到充分利用，更好地促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。

4 檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略的具體內(nèi)容

4.1 檔案信息化背景下的管理理念創(chuàng)新要做好信息時(shí)代的檔案管理工作，首先要?jiǎng)?chuàng)新管理理念

在檔案信息的背景下，我們應(yīng)該調(diào)整管理理念，適應(yīng)創(chuàng)新管理。始終以提高檔案信息利用效率為主要目標(biāo)，始終確保檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和開放性。特別是，在信息時(shí)代，隨著流動性和開放性的增加，確保重要文件信息的安全是必要的。在創(chuàng)新信息化的背景下，檔案管理的管理理念注重對開放性、標(biāo)準(zhǔn)化、安全理念的提升。

4.2 通過法治建設(shè)檔案信息安全體系

特別是要建立科學(xué)的信息安全概念，運(yùn)用法律思維和法律原則來處理檔案管理工作。建立健全單位信息安全制度，嚴(yán)格執(zhí)行；規(guī)范信息、對外開放和利用過程，嚴(yán)格遵守《網(wǎng)絡(luò)安全法》《國家秘密法》和《國家秘密法》和《中華人民共和國檔案收集檔案解密》和《中華人民共和國法律法規(guī)暫行規(guī)定》；根據(jù)我國信息系統(tǒng)安全的保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)安全和信息化建設(shè)的“同步規(guī)劃、同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施”的要求。

4.3 創(chuàng)新檔案利用機(jī)制

一是提供主動推送服務(wù)。檔案管理部門應(yīng)利用數(shù)據(jù)挖掘和個(gè)性化推薦技術(shù)進(jìn)一步挖掘檔案價(jià)值，積極推進(jìn)檔案用戶服務(wù)，提高檔案利用率的準(zhǔn)確率。二是加強(qiáng)檔案資源共享。資源共享是信息時(shí)代的一個(gè)優(yōu)勢。檔案管理部門應(yīng)將信息技術(shù)運(yùn)用到各種檔案中，可以在不同的部門之間共享，數(shù)據(jù)的整合、檔案的館際共享和部門間的共享資源，檔案ik提供了一個(gè)使用該服務(wù)的一站式檔案。

為了適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展趨勢，檔案管理應(yīng)在電子檔案、安全系統(tǒng)、數(shù)字簽名、認(rèn)證機(jī)制等方面，利用創(chuàng)新人才保障基金，在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)檔案管理的突破。

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