對(duì)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的思考

張健

摘 要：事業(yè)單位在發(fā)展過程中，檔案管理工作人員也應(yīng)該重視管理的規(guī)范化，通過合理運(yùn)用有效措施，提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化，能夠助力事業(yè)單位發(fā)展，同時(shí)也利于事業(yè)單位更好地開展各項(xiàng)服務(wù)，本文首先分析了事業(yè)單位檔案管理過程中存在的不足，隨后闡述了事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化工作策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

事業(yè)單位檔案管理需要結(jié)合實(shí)際，不斷進(jìn)行改革創(chuàng)新，也要充分分析現(xiàn)階段檔案管理不足，從而才能不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為日后檔案管理規(guī)范化做充足準(zhǔn)備，希望本文分析能夠進(jìn)一步助力事業(yè)單位工作人員提高認(rèn)識(shí)，從而進(jìn)一步提高檔案管理水平，以迎合時(shí)代發(fā)展需求。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

檔案管理的規(guī)范化主要就是指在符合管理標(biāo)準(zhǔn)的前提下，制定一套科學(xué)合理、完善可行的檔案管理理論，其規(guī)范化的中心目標(biāo)就是構(gòu)建一個(gè)完整的管理體系。事業(yè)單位中的檔案管理工作主要內(nèi)容是將單位內(nèi)相關(guān)工作人員的檔案和工作資料進(jìn)行整合與保存，通過檔案的歸集管理努力提升對(duì)于單位工作人員和工作事物的綜合管理水平。當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位在此方面的管理中還存在一定的問題和缺陷，對(duì)于檔案的規(guī)范化管理還需繼續(xù)加強(qiáng)。

首先，很多事業(yè)單位中負(fù)責(zé)檔案歸集整理的人員不能充分意識(shí)到該工作的重要意義，工作資料及人事檔案的整合與保管事關(guān)事業(yè)單位的整體運(yùn)行，但因此種工作具備特殊的職業(yè)屬性，工作人員的工作成果不會(huì)在短時(shí)間內(nèi)就體現(xiàn)出來，為單位帶來較為明顯的收益改善，使得檔案管理的工作人員逐漸喪失了工作的積極性。且該工作耗費(fèi)的人力物力較多，很多單位為了節(jié)約這方面的運(yùn)營(yíng)成本，直接忽視單位的檔案管理工作。從事檔案管理的員工大多沒有經(jīng)過系統(tǒng)化的培訓(xùn)，工作經(jīng)驗(yàn)與專業(yè)知識(shí)都嚴(yán)重缺乏，這也是導(dǎo)致檔案管理工作效率低下的直接原因，以上種種阻礙的因素使得檔案的相關(guān)管理工作遲遲得不到改善。

2 提升事業(yè)單位檔案規(guī)范化的具體辦法

2.1 提升對(duì)于檔案規(guī)范化工作的重視程度

首先，要在單位中宣傳檔案管理工作的重要性，令全體工作人員提高此方面的認(rèn)識(shí)，對(duì)于該工作給予充分的重視。各單位的領(lǐng)導(dǎo)層工作人員應(yīng)起到模范作用，端正自身工作態(tài)度，及時(shí)響應(yīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的的工作指示，為檔案管理工作的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

其次，雖然單位的檔案規(guī)范化工作周期較為漫長(zhǎng)，不能在短期內(nèi)展現(xiàn)出可觀的工作效率，給單位的整體收益帶來顯著改善，但是作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，發(fā)展眼光不能過于局限，要本著長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)，逐漸完善單位的管理結(jié)構(gòu)。單位的管理人員要大量投入經(jīng)費(fèi)及人力物力，定期培訓(xùn)檔案管理員工，更新檔案管理部門的工作硬件和軟件設(shè)施，引進(jìn)信息現(xiàn)代化檔案管理理念。

2.2 完善檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)

參與單位內(nèi)檔案規(guī)范化的各項(xiàng)工作的都是檔案管理部門的工作人員，其所具備的檔案歸集能力與工作的態(tài)度直接關(guān)系著檔案規(guī)范工作的成敗。首先，在進(jìn)行檔案管理工作人員的篩選時(shí)，要結(jié)合人格品德、個(gè)人能力、職業(yè)操守及責(zé)任感等多方面進(jìn)行考核，此外，該工作還要求工作人員具備足夠的耐心和較強(qiáng)的邏輯條理性。其次，該部門的工作人員要熟練掌握檔案管理的所有步驟流程，積極參加組織培訓(xùn)完善自我職業(yè)技能。最后，單位檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人員要對(duì)員工工作給予重視和支持，制定合理的工作獎(jiǎng)懲制度，與員工及時(shí)溝通工作事宜，營(yíng)造和諧的工作環(huán)境，保證檔案規(guī)范化工作順利進(jìn)行。

2.3 完善檔案管理規(guī)范化制度

事業(yè)單位想要對(duì)員工進(jìn)行合理化統(tǒng)一管理，必須制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，在單位的檔案規(guī)范化工作中也是如此，相關(guān)部門必須制定完善的檔案規(guī)范化工作管理制度，制度的制定要注重細(xì)節(jié)，在對(duì)于檔案管理設(shè)備的使用、檔案紙張的選擇、檔案歸集方法等方面都要有特定的要求，以保證面面俱到，制定出一個(gè)足夠權(quán)威的指導(dǎo)性規(guī)章條例。

制定管理制度條例時(shí)務(wù)必要注重該工作的管理重點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)其管理工作中的安全性。因?yàn)闄n案材料具備可復(fù)制的屬性，因此管理人員務(wù)必要做好相關(guān)保密工作，保證單位的檔案材料不會(huì)遭到外泄。此外，工作人員要注意檔案的存放問題，對(duì)于存放檔案的濕度溫度環(huán)境控制、檔案存放位置、檔案的借閱和歸還等方面都要有嚴(yán)格的制度規(guī)定。

2.4 檔案管理各環(huán)節(jié)的規(guī)范化

2.4.1 檔案的初始收集

在檔案管理規(guī)范化的初始階段，其工作的流程與具體執(zhí)行情況直接關(guān)系到后續(xù)工作是否能夠順利實(shí)施。在進(jìn)行檔案資料的收集整理時(shí)，要明確檔案的數(shù)量以及信息收集的準(zhǔn)確性，檔案與其對(duì)應(yīng)的聯(lián)系人員不得出現(xiàn)錯(cuò)位的情況，嚴(yán)禁代交代寫檔案的現(xiàn)象，此種情況會(huì)對(duì)檔案的歸集和審查工作造成負(fù)面影響。資料收集整理工作必須交由專業(yè)工作人員完成，非工作人員不得進(jìn)入檔案管理部門。

2.4.2 檔案的再次整理

在完成了檔案歸集的初級(jí)階段的工作之后，相關(guān)的工作人員要進(jìn)入檔案室進(jìn)行檔案的細(xì)化整合。在該階段的工作中工作人員要將檔案清晰的劃分為不同的類別，將歸檔數(shù)據(jù)錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于后續(xù)查找使用。此階段分類整合的工作要求工作人員精力高度集中，一旦造成疏忽則會(huì)導(dǎo)致檔案類別錯(cuò)誤，嚴(yán)重破壞檔案信息的準(zhǔn)確性。

2.4.3 檔案的合理價(jià)值鑒定

事業(yè)單位中各類檔案的具體存放時(shí)間要根據(jù)其檔案的自身價(jià)值來設(shè)定，因此，檔案的價(jià)值鑒定工作是非常重要的。由于事業(yè)單位中工作人員數(shù)量大，信息繁雜，在對(duì)檔案進(jìn)行劃分時(shí)必須要確定其價(jià)值的等級(jí)，來進(jìn)行存放時(shí)間的排序，這樣才能是檔案的管理工作更具備價(jià)值化。

2.4.4 檔案的最終保管階段

在檔案進(jìn)行整合歸類之后，重要的工作步驟就是將其進(jìn)行妥善的保管。如若在此階段出現(xiàn)紕漏，則會(huì)造成檔案中信息的丟失或損壞，給單位的后續(xù)使用帶來不良影響。因此，相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案的保管工作時(shí)不能疏忽大意，要相互配合，保證檔案的管理工作一直順利進(jìn)行。

2.5 建立科學(xué)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)

信息智能化逐漸深入到社會(huì)的各個(gè)企業(yè)當(dāng)中，近年來也逐漸在事業(yè)單位中出現(xiàn)并普及。事業(yè)單位中的檔案管理部門也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新引進(jìn)新的檔案管理技術(shù)和理念，科技智能化系統(tǒng)不僅能夠節(jié)省單位的人力資源成本，還能夠規(guī)避人工管理檔案過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，大幅度提高工作效率。例如，單位可開發(fā)一個(gè)相關(guān)的檔案借閱系統(tǒng)，想要借閱檔案的人員可使用此系統(tǒng)進(jìn)行檔案的查找和閱讀，通過該系統(tǒng)還可以規(guī)避人為登記造成的錯(cuò)誤。針對(duì)檔案的安全管理問題，可在檔案的智能化管理系統(tǒng)中設(shè)定密保程序，只有掌握密保的工作人員才能解除相關(guān)的秘密檔案。事業(yè)單位要定期培訓(xùn)檔案管理人員，加深其保密意識(shí)，令其明確檔案保密的重要性和相關(guān)的保密條款。

3 結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化過程還需要有更多的思考創(chuàng)新和實(shí)踐，因?yàn)槭聵I(yè)單位特殊性的原因，完善制度，提升管理檔案管理規(guī)范化尤為重要，也符合事業(yè)單位隨時(shí)代發(fā)展的本身需求。相關(guān)工作的開展，需要結(jié)合社會(huì)發(fā)展潮流進(jìn)行可持續(xù)性改革，保證檔案管理各階段工作認(rèn)真有效地進(jìn)行，為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展帶來深遠(yuǎn)的影響。

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