淺談如何在事業(yè)單位實施精細化檔案管理

王麗杰

摘 要：檔案是事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)的重要依據(jù)，提高事業(yè)單位檔案管理工作的精細化水平，需要優(yōu)化檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，明確檔案管理建設(shè)工作思路，本文主要分析事業(yè)單位檔案管理精細化建設(shè)的主要策略，探討事業(yè)單位檔案管理精細化的操作方法，從而解決事業(yè)單位檔案管理中的問題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；精細化

精細化是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的重要趨勢，采用精細化的管理方式可以提高檔案管理工作水平，明確檔案管理發(fā)展方向，構(gòu)建新型的檔案管理工作體系，從而解決檔案管理現(xiàn)實問題，達到促進事業(yè)單位檔案發(fā)展目標。

1.事業(yè)單位檔案管理精細化的價值分析

1.1精細化管理

精細管理是著眼于過程的管理活動方式，精細化強調(diào)提高具體管理工作的質(zhì)量，注重在降低生產(chǎn)管理成本的基礎(chǔ)上，不斷優(yōu)化管理工作的細節(jié)。精細化管理是在規(guī)范化、精細化與個性化三層次基礎(chǔ)上發(fā)展起來的質(zhì)量控制與管理方式。首先，精細化管理強調(diào)落實具體的管理工作責(zé)任，明確日常管理工作分工，在落實具體要求的基礎(chǔ)上加強各項工作檢查，從而達到及時消除問題的目標。其次，精細化管理強調(diào)在分工的基礎(chǔ)上提高技術(shù)水平，注重運用先進的生產(chǎn)管理技術(shù)手段解決日常活動過程中的問題，著力運用有效的技術(shù)手段達到對檔案管理過程的提前控制。第三，個性化是檔案管理精細化方向，強調(diào)在優(yōu)化配置現(xiàn)有人員與設(shè)備的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)設(shè)備與人員充分結(jié)合，從而達到最大效率的管理，并且形成良好的文化氛圍，形成獨特的管理品牌與體系，形成有序的管理平臺，達到管控過程，提高質(zhì)量與把握趨勢的目標。

1.2價值分析

精細化管理是事業(yè)單位提高檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息價值的重要手段，搭建精細化的檔案管理工作框架模式，有助于發(fā)揮現(xiàn)有檔案管理人員的作用，全面提高檔案管理工作有效性，形成完善的檔案管理與使用運行體系。精細化檔案管理對于落實各部門的配合責(zé)任有重要意義，在精細化的檔案管理理念下可以提高各部門檔案管理人員的參與意識，同時優(yōu)化檔案管理工作的流程，達到優(yōu)化檔案管理手段，不斷有序引進檔案管理新技術(shù)，推動檔案管理著向高精尖方向快速的發(fā)展。精細化的檔案管理方法指明事業(yè)單位檔案管理發(fā)展方向和改革趨勢。

2.事業(yè)單位檔案精細化管理存在的問題

2.1缺乏精細華規(guī)章制度

事業(yè)單位檔案管理的精細化應(yīng)當(dāng)著于檔案管理流程，通過精細化方法建立檔案管理制度，補足檔案管理工作中的不足，全面提高檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性?，F(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作正在由紙制檔案向信息化方向發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理面臨著軟硬件與檔案管理技術(shù)人員的深度更新問題，因此現(xiàn)在還沒有完善的適應(yīng)事業(yè)單位的檔案精細化規(guī)章制度可供參考。加上有些事業(yè)單位對檔案管理精細化工作認知不足，不重視發(fā)揮事業(yè)單位檔案的價值，忽略了檔案數(shù)據(jù)信息運行制度的建設(shè)，因此導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理制度不健全，現(xiàn)有的檔案管理程序困難重重，因此影響事業(yè)單位檔案管理有效性，沒能發(fā)揮精細化制度對提高檔案管理效率，優(yōu)化檔案管理流程，挖掘檔案信息方面的價值。

2.2信息化應(yīng)用程度偏低

事業(yè)單位檔案管理的精細化應(yīng)當(dāng)建立在新型技術(shù)手段的普及與廣泛應(yīng)用上，特別是在大數(shù)據(jù)與云計算技術(shù)廣泛應(yīng)用下，事業(yè)單位檔案管理的精細化不僅著眼于提高檔案管理人員的操作水平，還要引進先進的信息化設(shè)施設(shè)備，輔助檔案管理工作更好開展。首先，事業(yè)單位缺乏現(xiàn)代化辦公設(shè)備和系統(tǒng)有序的檔案管理軟硬件系統(tǒng)，檔案管理仍存在于紙制檔案管理階段，檔案管理精細化效率低，不利于有效壓縮檔案管理工作成本。其次，事業(yè)單位檔案管理設(shè)備更新投入的資金不足，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理設(shè)備更新計劃性不足，缺乏長期有序的設(shè)備更新，導(dǎo)致設(shè)備更新持續(xù)性不足，因此影響檔案管理精細化的長期發(fā)展。第三，事業(yè)單位檔案管理精細化還缺乏長遠建設(shè)標準，現(xiàn)有的標準水平較低，精細化層次較低，沒能在新興科技趨勢下制定事業(yè)檔案檔案管理技術(shù)發(fā)展目標，因此制約事業(yè)單位檔案管理水平發(fā)展。

2.3檔案利用率相對較低

目前事業(yè)單位檔案資源的利用水平有限。部分事業(yè)單位對檔案管資源的使用價值挖掘不足。首先，部分事業(yè)單位對檔案管理事業(yè)的理解有偏差，普遍的沒能建立檔案資源的開發(fā)策略，事業(yè)單位檔案資源的功能開發(fā)相對落后。一方面事業(yè)單位檔案管理還缺乏完善的信息運行系統(tǒng)，存在著數(shù)據(jù)信息運行效率不足問題。另一方面事業(yè)單位檔案資源的功能性發(fā)展滯后，造成檔案利用觀念落后，檔案管理工作還主要集中在存儲與糾錯方面，還不能圍繞著事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃、人才建設(shè)需要，公益事業(yè)建設(shè)需求。其次，事業(yè)單位還沒能建立現(xiàn)代檔案服務(wù)工作理念，不能建立開放性的檔案管理體系，基層事業(yè)單位檔案資源不能與兄弟事業(yè)單位對接，未能納入到地方各級檔案管理體系當(dāng)中，現(xiàn)有檔案資源無法支持網(wǎng)絡(luò)查詢使用需要，檔案資源的調(diào)閱與利用率相對較低。

3.檔案精細化管理改革措施

3.1建立和完善責(zé)任制度

提高事業(yè)單位檔案管理工作水平，必須在現(xiàn)實事業(yè)單位檔案使用需求的基礎(chǔ)上，建立完善的檔案管理工作制度，明確檔案管理工作改革的重點，運用制度化的措施有效解決檔案管理中的問題。首先，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理由紙制向信息化發(fā)展的方向，建立事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化制度，以及《文件歸檔制度》、《檔案借閱制度》、《檔案標準化管理制度》等。其次，優(yōu)化檔案管理工作各環(huán)節(jié)，在安全、高效的理念下改進檔案管理方法，并且運用制度形式對基本規(guī)范與實施方法予以固定。第三，加強領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任落實，明確崗位制度，由專人對檔案管理制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督管理。只有制定完善的檔案管理制度才能提高事業(yè)單位檔案管理水平，不斷促進事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化與標準化水平提高。

3.2建立精細化管理流程

檔案管理精細化的發(fā)展應(yīng)當(dāng)與信息技術(shù)的發(fā)展同步，注重有更新設(shè)備的基礎(chǔ)上，不斷提高檔案管理工作水平，創(chuàng)新檔案管理工作的新路徑，著力適應(yīng)外部環(huán)境的新變化。首先，提高檔案管理人員的工作水平，著力建設(shè)一支信息化的檔案管理隊伍，圍繞著信息技術(shù)更新加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。其次，在現(xiàn)有檔案管理工作水平上不斷提高檔案管理工作標準，在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，進一步提高檔案卷宗的完整性和規(guī)范化水平，并且提高檔案資源使用傳遞的便捷性和效率。第三，重點加強檔案管理閱卷歸檔、檢索查閱等一系列流程的精細化管理水平，本著循序細化、量化控制、系統(tǒng)化、信息化的管理原則提高檔案管理工作水平，制定與創(chuàng)新實施可行的管理辦法，提高檔案管理工作質(zhì)量。

3.3完善檔案管理基礎(chǔ)條件

提高事業(yè)單位檔案管理的精華水平，還要加整推進事業(yè)單位檔案管理軟硬件水平的提升。首先，建立完善的事業(yè)單位檔案管理工作系統(tǒng)，注重信息化、智能化軟件的開發(fā)，提高檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的銜接，著力提高智能化收集與傳遞檔案信息能力。其次，從服務(wù)器、管理、檢索、存儲等設(shè)備角度提高檔案管理工作水平，按照計劃逐步的配齊相關(guān)設(shè)施設(shè)備，加強電子檔案存儲與應(yīng)用的安全設(shè)備的更新工作，保證檔案運行環(huán)境與使用環(huán)節(jié)安全。第三，加強與上級檔案管理部門的聯(lián)系，在地方檔案局的主持下，進一步改進與提高檔案管理設(shè)備水平，從而為深度的開展檔案精細化管理做準備，全面提高檔案管理質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理精細化應(yīng)當(dāng)在創(chuàng)新管理模式與渠道的基礎(chǔ)上，不斷提升硬件設(shè)施保障水平，從而支持精細化管理水平的不斷發(fā)展。

4 結(jié)論

事業(yè)單位中檔案是巨大的財富資源，提高檔案管理的精細化水平，需要在制定完善檔案管理工作制度的基礎(chǔ)上，明確檔案管理工作的程序，創(chuàng)新檔案管理工作方法，強化提高檔案管理質(zhì)量，解決檔案管理現(xiàn)實問題。

參考文獻

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