淺析事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策

王琨

摘 要：檔案管理是一個較為繁瑣并且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，檔案的歸檔和分類還需要按照一定的邏輯進(jìn)行操作，事業(yè)單位的發(fā)展也需要全方面的支撐，那么檔案管理在其中也凸顯了重要的作用，檔案的利用在政治、經(jīng)濟(jì)、文化角度來看都是一個事業(yè)單位不可分割的部分。本文以事業(yè)單位為論文背景，以檔案管理作為切入點集中論述事業(yè)單位檔案管理中存在的問題以及相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；分類管理；文件檢索；

從古代開始，在朝廷就有設(shè)置檔案管理這個職位，最早可以追溯到書寫記載歷史的“史官”，而史官在書寫歷史時就要根據(jù)各類文獻(xiàn)綜述來作為參考，列出時間軸，進(jìn)行歷史事件的書寫，以確保數(shù)據(jù)和史料的準(zhǔn)確性，我們可看出檔案管理從古至今都有著重要的參考價值和歷史地位，那么在新時代的今天，我們要如何應(yīng)對事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策呢？

檔案管理并不止是字面上的檔案館的管理，還需要涉及到事業(yè)單位平時文件的擬寫、運行、歸檔等整個管理流程中。事業(yè)單位也可以根據(jù)材料的存檔情況來檢索到相關(guān)的全部文件，為整體工作的科學(xué)性、合理性、準(zhǔn)確性奠定了基礎(chǔ)。

1 針對各類檔案分類和歸檔

作為事業(yè)單位的檔案管理者，檔案管理中最常見的一個問題就是關(guān)于檔案的分類，檔案的分類不是簡單的貼貼標(biāo)簽，放置是在固定位置。而是需要一定的分類邏輯，再經(jīng)過立卷歸檔、編號上架，檔案數(shù)量越大的事業(yè)單位越是需要更精準(zhǔn)的分類邏輯才能確保檢索出指定檔案的時間。

1.1 針對檔案管理中“分類”的問題

當(dāng)我們拿到一份材料時，我們遇見的第一個問題就是如何進(jìn)行分類，我們可以根據(jù)以下參考邏輯來分類：

了解文件檔案中的具體內(nèi)容，對于文件檔案有一個大致的客觀印象；

文件檔案中的內(nèi)容要符合國家相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、不得有殘缺差漏的內(nèi)容，保證文檔的科學(xué)性和完整性；

根據(jù)文件檔案的性質(zhì)進(jìn)行分類，或者根據(jù)文件檔案名稱的首字母進(jìn)行排序；

有效的區(qū)分出不同等級的文件檔案：

根據(jù)文件檔案的重要性、長期的文件檔案、短期的文件檔案，以時間軸的邏輯或重要性大小的邏輯進(jìn)行整理分類。

1.2 針對檔案管理中“歸檔”的問題

“歸檔”的含義就是根據(jù)科學(xué)的方式將零散無序的或者需要進(jìn)一步系統(tǒng)化整理的文件、材料、檔案來組織成有序的單位，使文件提高可利用的環(huán)節(jié)整理的有效過程。簡而言之也就是如何將文件轉(zhuǎn)化成檔案的過程。

我們在做檔案管理使遇到的第二個問題就是“如何科學(xué)有效的進(jìn)行文件的歸檔？”那么針對這個問題，我們可以選擇將這些無序的文件材料變得有序化、系統(tǒng)化。那么有序化的歸檔就是指要將文件材料按照一定的規(guī)律、邏輯進(jìn)行文件的編排，使得文件材料脈絡(luò)明細(xì)，清楚易懂。系統(tǒng)化的歸檔則是指整理文件時要按照文件材料的來源、重要程度、形成時間、文件形式等特點，對文件進(jìn)行基本的組合、排列、編目、上架形成有序的檔案管理體系。

通過有序化和系統(tǒng)化的歸檔使得文件材料之間獲得某種有機(jī)聯(lián)系，使這些材料更容易的被檢索出來并且反映出文件材料的內(nèi)涵。

2 針對各類檔案的借閱

各類檔案在上架和歸檔后，會有事業(yè)單位的人員或外來人員進(jìn)行借閱，那么在借閱的流程中是容易出現(xiàn)問題和漏洞的，因此我們針對各類人員借閱檔案可以指定出相應(yīng)的流程，并且檔案管理人員根據(jù)此流程進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行。

2.1 本單位人員借閱檔案

流程：（1）借閱人本人提出書面申請（2）辦公室主任進(jìn)行審核（3）借閱人本人的主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)（4）檔案管理人員檢索相關(guān)檔案（5）借閱人本人填寫借閱登記簿（6）借閱人填寫檔案借閱使用反饋（7）檔案管理人員填寫歸還歸檔文件

2.2 外來人員借閱檔案

流程：（1）借閱人持有事業(yè)單位的介紹信到事業(yè)單位的檔案管理室申請檔案借閱審批單（2）親自填寫檔案借閱審批單（3）辦公室主任進(jìn)行審核（4）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)（5）檔案管理人員檢索查找（6）借閱人本人填寫借閱登記簿（7）借閱人填寫檔案借閱使用反饋（8）檔案管理人員填寫歸還歸檔文件。

3 針對各類檔案交接、統(tǒng)計

在進(jìn)行了基礎(chǔ)的整理、查閱后，我們還要考慮到一個檔案管理的角度，就是檔案管理人員的人事變動，例如管理員出現(xiàn)了人事調(diào)動、換班、產(chǎn)假、年假等情況。因此針對這類問題，我們可以選擇以下辦法和措施進(jìn)行解決：

1）事業(yè)單位的檔案管理人員根據(jù)事業(yè)單位所規(guī)定的檔案歸檔范圍，統(tǒng)一進(jìn)行文件材料的形成、收集、保存、歸檔并且要確保文件材料完整沒有缺失部分。

2）檔案管理人員要根據(jù)不同檔案的特點進(jìn)行不同歸類，并且記錄好每一份檔案的歸檔日期和紙質(zhì)文件的歸檔位置。

3）檔案管理人員每年對應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有的檔案進(jìn)行重新整理，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確無誤，檔案內(nèi)材料齊全。

4）檔案管理人員在進(jìn)行產(chǎn)假或年假時，提前分配好值班人員，避免工作時間出現(xiàn)“無人值班”現(xiàn)象。

5）檔案管理人員按檔案立卷要求進(jìn)行立卷，并且編制檔號，設(shè)置案卷目錄和各類檢索工具，使檔案處于一種可被檢索到的狀態(tài)

6）做好檔案的統(tǒng)計、入庫、安全這一流程，并且充分利用好檔案的特點，再進(jìn)行各類檔案的匯編，將檔案信息進(jìn)行二次加工，使之價值型大大提高。

4 針對各類檔案的鑒定和銷毀

如果事業(yè)單位的員工離職或是曾經(jīng)的某些資料記載有誤或需要重新記錄和統(tǒng)計，那么針對這類需要重新鑒定和銷毀的檔案，我們應(yīng)該如何做呢？下面所設(shè)想的流程可以解決這種問題：

流程：（1）檔案管理員或相關(guān)人員提出檔案銷毀的申請。（2）辦公室主任對檔案進(jìn)行核查。（3）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（4）由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員、辦公室主任、該檔案相關(guān)工作人員共同組成“檔案鑒定小組”來統(tǒng)一鑒定。（5）檔案管理人員根據(jù)鑒定結(jié)果每個項目進(jìn)行在冊登記。（6）事業(yè)單位最高領(lǐng)導(dǎo)同意批準(zhǔn)重新記錄或銷毀。（7）檔案管理人員和相關(guān)部門人員2位一起協(xié)同銷毀檔案。（8）檔案管理人員重新檢索該檔案，將留底全部清空清冊。（9）檔案管理人員將銷毀時間和銷毀內(nèi)容準(zhǔn)確記錄，記錄在工作日志中留底封存

以上就是筆者對于事業(yè)單位檔案管理中存在的問題以及解決對策的全部內(nèi)容，在這個互聯(lián)網(wǎng)覆蓋的時代，事業(yè)單位的檔案管理將會遇到更多的問題和挑戰(zhàn)。

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