淺析救災(zāi)捐贈工作中的檔案信息化管理

紀(jì)清

摘 要：本文主要是對救災(zāi)捐贈工作中的檔案信息化管理過程進行研究，首先，從區(qū)域發(fā)展失調(diào)、工作人員整體素質(zhì)不高以及配套設(shè)備不健全三個方面提出了救災(zāi)捐贈檔案信息化管理中存在的問題；其次，從要在思想上加強檔案信息化管理意識、在技術(shù)上要保證檔案信息化管理的安全以及工作人員要不斷提升業(yè)務(wù)水平三個角度提出了加強救災(zāi)捐贈工作檔案信息化管理的對策。

關(guān)鍵詞：救災(zāi)捐贈；檔案信息化管理；信息安全

救災(zāi)捐贈工作是民政管理中的基礎(chǔ)工作，與群眾的利益有著非常重要的關(guān)系，隨著社會的不斷發(fā)展和進步，救災(zāi)捐贈工作檔案的來源也變得多種多樣，這樣就在很大程度上增加了檔案管理的難度，而檔案信息化管理則可以在很大程度上解決這種問題。目前，我國大多數(shù)救災(zāi)捐贈工作站雖然都引入了檔案信息化管理這種概念，但是在應(yīng)用過程中卻存在著很多方面的問題，必須要及時采取相應(yīng)的措施對這些問題進行解決，才能夠更好的在救災(zāi)捐贈工作中應(yīng)用檔案信息化管理。

1 救災(zāi)捐贈檔案信息化管理中存在的問題

雖然檔案信息化管理在救災(zāi)捐贈工作中起著非常重要的作用，不僅將很多問題簡單化，而且還大大提升了工作效率，但是在檔案信息化管理的過程中也存在著很多問題：

1.1 區(qū)域發(fā)展失調(diào)

目前，雖然各級救災(zāi)捐贈機構(gòu)都使用了信息技術(shù)來對檔案進行管理，但是由于這些機構(gòu)都屬于非營利機構(gòu)，所以在設(shè)備配置方面都比較落后，很多地區(qū)的計算機配置都過低，而且與檔案管理相關(guān)軟件很多都沒有配齊，或者是版本過于落后，這些情況都在很大程度上會影響到檔案管理工作的效果與質(zhì)量。另外，救災(zāi)捐贈機構(gòu)也有大小之分，大的機構(gòu)因為在社會上有知名度，所以得到的社會支持比較多，這樣進行檔案信息化管理也就比較順利，而像居委會層面上的救災(zāi)捐贈機構(gòu)，很多條件都比較差，甚至有的地方還是人工進行檔案整理。

1.2 工作人員整體素質(zhì)不高

由于救災(zāi)捐贈工作站屬于非營利的機構(gòu)，所以檔案管理崗位的薪酬相對比較低，福利補貼也非常少，這就造成很多檔案管理人員大部分都是兼職人員，對檔案管理知識以及信息技術(shù)的掌握能力比較差，導(dǎo)致檔案信息化管理工作在很大程度上會受到限制，不僅在工作中經(jīng)常會出現(xiàn)各種疏忽，而且還不能高效的完成任務(wù)；另外，救災(zāi)捐贈工作站在人員素質(zhì)培訓(xùn)方面做的比較欠缺，并未根據(jù)救災(zāi)捐贈工作的性質(zhì)和工作需求開展相應(yīng)的指導(dǎo)和培訓(xùn)工作，使得工作人員不能夠及時接觸到最新的檔案信息化管理技術(shù)，從而影響了整項工作的效果。

1.3 配套設(shè)備不健全

由于我國救災(zāi)捐贈機構(gòu)進行檔案信息化建設(shè)的時間比較短，在進行檔案信息化管理之前，所有的檔案都是紙質(zhì)形式，要想真正實現(xiàn)機構(gòu)檔案信息化管理，就必須將這些紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理轉(zhuǎn)化為電子檔案，這項工作不僅工作量大，而且程序復(fù)雜，需要進行協(xié)調(diào)的環(huán)節(jié)非常多，不僅需要有充足的人力資源，還需要有健全的配套設(shè)備，但是從目前的實踐工作來看，與檔案信息化管理相關(guān)的配套設(shè)備非常不健全，不僅在速度上比較慢，而且功效很低，遠遠不能滿足將紙質(zhì)檔案在短期內(nèi)轉(zhuǎn)化為電子檔案的需求，這在很大程度上會影響到檔案信息化管理的效果。

2 加強救災(zāi)捐贈工作檔案信息化管理的對策

2.1 要在思想上加強檔案信息化管理意識

首先，各級領(lǐng)導(dǎo)要重視救災(zāi)捐贈工作中的檔案信息化管理。各級民政部門的領(lǐng)導(dǎo)要及時了解下級救災(zāi)捐贈機構(gòu)的工作情況，并及時將了解的情況向上級匯報，為各級救災(zāi)捐贈機構(gòu)征得上級的重視和財政上的支持，為各級機構(gòu)配置先進的技術(shù)設(shè)備，并給予相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)，從而改變區(qū)域不平衡的現(xiàn)狀。

其次，各級救災(zāi)捐贈機構(gòu)中的人員在思想上要具有一定的檔案信息化管理意識，機構(gòu)積極組織相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)來不斷提升工作人員的整體素質(zhì)，而工作人員也需要在檔案信息化工作中秉承認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作精神，認(rèn)真進行檔案信息化管理的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。

2.2 在技術(shù)上要保證檔案信息化管理的安全

首先，救災(zāi)捐贈機構(gòu)中的人員要具有一定的道德素養(yǎng)，做到不為個人利益將機構(gòu)檔案資料外泄；其次，機構(gòu)在內(nèi)部要鋪設(shè)能夠進行物理隔離的內(nèi)外局域網(wǎng)，內(nèi)網(wǎng)的作用主要是將國內(nèi)的檔案信息與國外互聯(lián)網(wǎng)進行隔離，保證救災(zāi)捐贈信息不泄露給外國；而外網(wǎng)則主要實現(xiàn)不同級別機構(gòu)之間的縱向聯(lián)系，共享資料。為了保證檔案信息的安全，內(nèi)外局域網(wǎng)不能夠交叉使用。

2.3 工作人員要不斷提升業(yè)務(wù)水平

首先，救災(zāi)捐贈工作由于物資來源多，業(yè)務(wù)量巨大而且處理起來非常繁瑣，所以各級機構(gòu)工作人員要在工作中不斷提升業(yè)務(wù)水平，及時將檔案進行接收、錄入、處理以及存儲等，并且還需要加強機構(gòu)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升在工作實踐中的應(yīng)用能力；其次，工作人員在工作過程中還需要注意及時對重要檔案文件進行備份，防止信息丟失，并且進一步創(chuàng)新服務(wù)手段，充分發(fā)揮檔案信息化管理在救災(zāi)捐贈工作中的作用；最后，救災(zāi)捐贈機構(gòu)要積極引入具有專業(yè)檔案信息管理能力的人才來進行就職，這樣才能夠保證檔案信息化管理過程能夠順利開展。

3 結(jié)論

為了真正提高救災(zāi)捐贈工作檔案管理的工作效率和質(zhì)量，需要樹立正確的信息化管理理念，通過檔案信息化實現(xiàn)救災(zāi)捐贈工作的系統(tǒng)化、一體化。不但需要相關(guān)的工作人員提高專業(yè)水平和能力，更需要引進先進的信息化管理設(shè)備，為救助捐贈工作提供便利條件，推動救災(zāi)捐贈工作檔案信息化管理的實現(xiàn)。

參考文獻

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