淺析高校后勤檔案管理的重要性與存在的問題及應(yīng)對策略

劉凱豐

摘 要：我國高校在擴招之后，內(nèi)部的管理模式以及管理內(nèi)容越來越復(fù)雜，為了實現(xiàn)自身的穩(wěn)定運作，不斷的提高管理質(zhì)量以及管理效率，許多高校開始站在宏觀發(fā)展的角度，通過不同管理策略的優(yōu)化利用的來真正的實現(xiàn)管理資源的合理配置，作為高校內(nèi)部管理制度的重要組成部分，后勤檔案管理對改善現(xiàn)有的管理現(xiàn)狀發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，因此本文站在宏觀的角度對高校后勤檔案管理的重要性進行分析，立足于檔案管理過程中所存在的各類不足提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：高校后勤； 檔案管理；重要性問題；應(yīng)對策略

1 高校后勤檔案管理的重要性

1.1 是高校后勤管理和維修保障的重要依據(jù)

在落實素質(zhì)教育以及推動新課程改革的過程之中，我國許多高校獲得了快速的發(fā)展，但是因為學(xué)生較多，因此在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程之中學(xué)校面臨著許多的障礙，大部分的基礎(chǔ)設(shè)施以及房屋建筑損壞較為嚴重。另外在實踐管理的過程之中，不同基礎(chǔ)設(shè)施的那邊相對比較復(fù)雜，現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)難以適應(yīng)學(xué)校新時期發(fā)展的現(xiàn)實條件。對此，學(xué)校需要立足于目前基礎(chǔ)設(shè)施使用的具體水平，將維修、保護、改建以及擴建工作相聯(lián)系，更好的實現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施作用的有效發(fā)揮。在完善相關(guān)管理工作的過程之中，一個完整的后期管理檔案能夠為后期基礎(chǔ)設(shè)施的綜合管理提供堅實可靠的依據(jù)，如果出現(xiàn)了檔案缺失以及不健全的現(xiàn)象，那么后期的維修保障工作以及后勤管理工作就難以實現(xiàn)可持續(xù)性。由此可以看出，學(xué)校后勤檔案是落實后勤管理及維修保障的關(guān)鍵依據(jù)，能夠保證工作效率的有效提升，真正的實現(xiàn)管理資源的合理配置。

1.2 為制定后勤工作計劃和決策提供重要參考

與其他的內(nèi)部管理工作相比，高校后勤工作的連續(xù)性以及客觀性相對比較強，對于一些周期較長以及環(huán)節(jié)聯(lián)系比較緊密的工作來說必須要以檔案資料作為重要的依據(jù)以及參考，更好的保障相關(guān)工作的正常運作。但是許多高校內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置相對比較復(fù)雜，同時還需要嚴格按照時代發(fā)展的現(xiàn)實條件進行不斷的調(diào)整，普通職工以及領(lǐng)導(dǎo)干部的變動相對比較大，如果沒有建立完善的后勤檔案管理機制積極落實后勤檔案管理工作，就無法更好的為后勤工作的有效落實提供堅實可靠的依據(jù)，同時在此基礎(chǔ)之上所制定工作計劃也不符合實際工作發(fā)展的要求，決策的可靠性也受到了嚴重的影響。

1.3 是高校后勤事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)

結(jié)合相關(guān)的實踐調(diào)查可以看出，對于高校后勤事業(yè)的發(fā)展來說，后勤檔案管理的歷史價值比較高，同時也直接見證著后勤事業(yè)發(fā)展以及壯大的全過程，相關(guān)的管理工作人員會站在客觀真實的角度積極的了解與高校后勤管理相關(guān)的各類內(nèi)容以及工作要求，通過各類資料的收集及整理來保障管理者作出正確的決策，積極的提供相應(yīng)的決策依據(jù)。另一方面，為了積極落實相關(guān)的管理工作，促進工作效率的提升，學(xué)校后勤管理工作者還會結(jié)合后勤單位管理的現(xiàn)實條件，將不同的管理策略相結(jié)合，明確管理的工作要求，結(jié)合分析可以看出后勤檔案管理工作可以促進后勤事業(yè)的不斷壯大以及發(fā)展，真正的實現(xiàn)科學(xué)化以及多樣化的管理。

2 高校后勤檔案管理的問題

從上文的相關(guān)分析可以看出，高校后勤檔案管理對學(xué)校自身的發(fā)展意義重大，但是極少有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者能夠真正的意識到學(xué)校檔案管理的重要性，現(xiàn)有的檔案管理意識相對比較薄弱，沒有設(shè)置專門的工作人員以及部門對學(xué)校的檔案進行有效的整理及收集。另外還有一部分的工作人員在落實相關(guān)檔案管理工作的過程之中出現(xiàn)了各自為政的現(xiàn)象，實際的檔案管理過于分散，沒有嚴格按照相關(guān)的檔案管理工作要求，通過專人負責(zé)的形式積極的完善相關(guān)的管理工作，因此導(dǎo)致許多的資料隨意的存放在檔案管理盒中，這一點不僅違背了檔案管理工作的初衷以及原則，還導(dǎo)致各種管理資源被浪費。

除此之外，高校還沒有建立完善的檔案管理制度，最終導(dǎo)致相關(guān)的檔案管理工作難以落到實處，大部分的工作過于隨意以及主觀，實際的檔案管理工作效率較低，無法真正的為決策部門提供堅實可靠的依據(jù)。

最后，管理工作人員對個人的檔案管理工作了解較少，業(yè)務(wù)管理水平較差，高校后勤檔案管理工作對管理人員個人的專業(yè)性要求比較高，但是大部分的管理人員主要以兼職的形式為主，沒有接受前期的專業(yè)培訓(xùn)以及教育。

3 加強高校后勤檔案管理的對策

為了突破高校在后勤的管理工作中所存在的各類不足，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)首先需要積極的營造良好的檔案管理氛圍，保障參與者能夠樹立一定的檔案管理工作意識，其中領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案管理工作得以落實的基礎(chǔ)以及保障。高校后勤檔案管理工作對實現(xiàn)管理資源的合理配置利用意義重大，學(xué)校需要加強對檔案管理的重視以及投入，以提高后勤檔案管理工作人員的管理意識為立足點和根據(jù)，將現(xiàn)有的檔案管理工作與單位工作計劃相聯(lián)系，并將其提到工作議程之中，明確檔案管理的工作內(nèi)容以及工作要求，保障每一個檔案管理工作人員都能夠樹立良好的檔案管理意識，保質(zhì)保量的完成相關(guān)的檔案管理工作。

其次，學(xué)校還需要建立健全現(xiàn)有的檔案管理工作制度，保證每一個檔案管理工作人員都能夠了解各自的工作內(nèi)容以及工作權(quán)限，促進檔案管理制度的建設(shè)，加強檔案管理程序之間的聯(lián)系，保證工作內(nèi)容能夠符合高校檔案管理的實質(zhì)要求。相關(guān)的管理工作人員還需要結(jié)合后勤工作的特點以及內(nèi)容形成科學(xué)合理的管理制度，促進歸檔程序的完善化運作，真正的做到門類齊全，分類清楚。

最后，學(xué)校需要加大對檔案管理工作人員培訓(xùn)以及教育，保障其能夠積極的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為檔案管理工作的有效落實提供堅實可靠的依據(jù)，真正的利用不同的高校后勤檔案管理策略以及手段，為高校后勤檔案管理工作的大力落實做出自身應(yīng)有的貢獻。

4 結(jié)語

高校后勤檔案管理工作所涉及的內(nèi)容相對比較復(fù)雜，學(xué)校必須要結(jié)合目前檔案管理工作中存在的各類不足采取針對性的解決對策，積極的將內(nèi)容的創(chuàng)新、方法手段的利用相結(jié)合，只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)自身的穩(wěn)定運作。

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