電子信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用

郭瑞苗

摘要： 在網(wǎng)絡(luò)信息時代下，電子信息技術(shù)的作用日益凸顯，并在諸多領(lǐng)域中得到越來越廣泛的應(yīng)用?；诖它c，本文首先簡要分析了檔案管理中電子信息技術(shù)的作用，在此基礎(chǔ)上，對電子信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用進行論述。期望通過本文的研究能夠?qū)Υ龠M檔案管理水平的進一步提升有所幫助。

【關(guān)鍵詞】電子信息技術(shù) 檔案管理 應(yīng)用

1 檔案管理中電子信息技術(shù)的作用分析

電子信息技術(shù)是時代發(fā)展的產(chǎn)物，較具代表性和典型性的電子信息技術(shù)有計算機、網(wǎng)絡(luò)、通信等技術(shù)，具體如圖1所示。

它的出現(xiàn)使檔案管理工作發(fā)生了根本性的改變，在檔案管理中，電子信息技術(shù)的作用具體體現(xiàn)在如下幾個方面：

1.1 存儲載體

隨著計算機管理的普及應(yīng)用，各種重要的數(shù)據(jù)信息可以實現(xiàn)實時傳遞，由此使得電子文件取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，通過計算機對相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進行存儲，可以使查詢和修改等操作變得更加簡單、快捷，由此為檔案的使用者提供了極大的方便。

1.2 檔案分類

由于檔案信息的種類較多，如果以人為的方式進行分類、整理，不但工作量大，并且還容易出錯。而通過電子信息技術(shù)，能夠使檔案的分類變得更加容易，這主要歸結(jié)于信息系統(tǒng)的的模塊化管理，在這一前提下，計算機可根據(jù)相關(guān)的指令，對檔案的類目進行調(diào)整。

1.3 接收保存

對于傳統(tǒng)的檔案管理而言，管理人員的日常工作就是接收、整理和保管檔案。而在電子信息時代下，管理人員從繁重的勞動中解放出來，檔案的接收和保存變得更加簡單，檔案的管理效率得到進一步提升。綜上，電子信息技術(shù)在檔案管理中具有非常重要的作用，因此，應(yīng)將該技術(shù)合理運用到檔案管理的實際工作當(dāng)中，以此來推動檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

2 電子信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用

在檔案管理中，電子信息技術(shù)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在如下幾個方面：

2.1 在檔案搜集中的應(yīng)用

在檔案電子信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，數(shù)據(jù)信息收集模塊的加入，給檔案的收集提供了便利條件。大部分檔案管理中心借助光電掃描設(shè)備對檔案進行掃描，隨后將獲取到的檔案信息以圖像的形式存儲到計算機系統(tǒng)內(nèi)。紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描儀掃描之后，會被快速且精確地轉(zhuǎn)化為電子圖片，將電子掃描儀調(diào)到高速模式，能夠掃描A4紙80頁。不僅如此，電子信息技術(shù)還可將檔案資料存儲到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，由此除了能夠使存儲空間被占用的問題得到有效解決，而且還能使檔案的保存時間大幅度延長。

2.2 在檔案分類整理中的應(yīng)用

檔案的種類多，信息量大，所以需要對搜集到的檔案進行整理，這樣才能歸檔保存，從而為檔案的查閱及管理提供便利。在對檔案進行整理的過程中，可以根據(jù)不同的方式對檔案進行分類，如檔案的內(nèi)容、檔案的收集時間等等。利用電子信息技術(shù)可以快速、準(zhǔn)確地對檔案進行分類，由此可以提高檔案整理的工作效率。例如，借助電子信息管理系統(tǒng)，可按照時間對檔案分類整理，先在系統(tǒng)中設(shè)定一個時間，當(dāng)使用者需要對檔案進行查詢時，只需要輸入具體的時間范圍，便可獲得相應(yīng)的查詢結(jié)果。除時間之外，還可以根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進行分類整理。

2.3 在檔案查閱中的應(yīng)用

在檔案管理中，電子信息技術(shù)的應(yīng)用，使檔案的查閱方式發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，分類整理更加高效。通過檔案的查閱軟件，可為檔案的使用者提供便捷的查詢服務(wù)，系統(tǒng)中的檔案編目十分清晰，各種分類信息一目了然，按照使用需要對檔案進行選擇即可，由此為使用者提供了巨大的便利。不僅如此，使用者通過輸入想要查詢的關(guān)鍵詞，可直接從電子信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，查找到所需的檔案資料，整個過程不僅簡單，而且耗時較短，節(jié)約了時間和精力。

2.4 在檔案編輯與調(diào)取中的應(yīng)用

由于檔案的種類比較繁雜，從而使得部分檔案收集后，可直接存儲到點子信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，而有些檔案則無法進行直接存儲，必須經(jīng)過編輯修改之后，才能進行輸入。以往的檔案管理，編輯是最為復(fù)雜的一個環(huán)節(jié)，首先要找到相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，然后再進行修改，經(jīng)過修改后的檔案還需要重新歸檔，這樣才能繼續(xù)使用。而依托電子信息技術(shù)構(gòu)建的管理系統(tǒng)，為檔案的編輯提供了極大的便利，管理人員只需要對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進行檢索，便能快速找到需要進行編輯的檔案，由此可實現(xiàn)對檔案的快速修改。在檔案調(diào)取方面，電子信息技術(shù)的應(yīng)用，為檔案的使用者提供了非常大的方便。當(dāng)使用者查閱到所需的檔案文件或資料后，若是具有權(quán)限，則可直接對檔案進行打印，或是發(fā)送到移動硬盤當(dāng)中，這樣一來，無需將檔案借出，不但確保了原始檔案的安全性和完整性，而且還使檔案的使用價值得到充分體現(xiàn)。

3 結(jié)論

綜上所述，在網(wǎng)絡(luò)信息時代到來的今天，電子信息技術(shù)以其自身所具備的諸多優(yōu)勢，在各個領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，其在檔案管理中的應(yīng)用，不但使檔案管理的工作過程得以簡化，而且還提高了檔案的利用效率，檔案的價值獲得充分發(fā)揮。在未來一段時期，應(yīng)當(dāng)加大對電子信息技術(shù)的研究力度，除了對現(xiàn)有的技術(shù)進行不斷改進和完善之外，還應(yīng)當(dāng)開發(fā)一些新的技術(shù)，從而使其能夠更好地為檔案管理服務(wù)，這對于推動檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

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