秘書：辦公室的全職高手

蘇憶瑤

很多同學分不清秘書和文員這兩個職位，其實，秘書與文員在本質上同屬一個職業(yè)類別，只不過他們從事的工作側重點有所不同。

一般來說，秘書工作大致可分為四類：1.負責辦公室全面日常管理工作；2.擔任公司領導秘書，主要負責上司辦公室的管理、文件起草、上司的日程安排等工作；3.擔任普通秘書，承擔做好會議記錄、接聽電話、接待客人、收發(fā)信函等工作；4.負責辦公用品的管理、采購和衛(wèi)生等后勤工作，也是一些公司文員的基本工作。對于不喜歡做接待工作而又想做文員的同學，可以留意一下職位描述中有無對身高、形象、駕駛證的要求，如有要求，那就是招聘秘書無疑了。

作為一個秘書，首先需要掌握一些基本的商務禮儀，包括著裝、握手、迎客、泡茶等內容。其中，泡茶有很多講究，如第一道泡茶的水需要倒掉，是為“洗茶”；倒茶時茶水不能倒得過滿；客人會使用“叩指禮”，即用手指輕輕敲擊桌面來向倒茶者表示感謝等。其次，秘書要學會辨認董事長的字跡，這是一項有點難度的工作，因為很多領導的字都是極具個性的，要想熟練地做好這項工作需要通過長期的訓練才行。最后，秘書還要具備公文寫作能力，如要學會寫會議紀要、活動總結等。

大學畢業(yè)后，我進入一家公司擔任宣傳文秘一職，既負責文字工作，又要負責新媒體運營，還要負責接待工作，這個崗位真是“一個頂仨”啊。

宣傳工作是一項重要的工作內容，比如公司召開某個活動之后，我需要撰寫一篇新聞稿并將其上傳到公司官網和微信公眾號上。而對我來說最有挑戰(zhàn)性的工作，就是負責接待客人了。作為秘書的我必須全程參與整個接待過程，記錄談話內容、錄音、拍照等。

在接待過程中，秘書要時刻留心客人是否需要添加茶水。剛開始時我不太靈光，看到主任一個勁地在給我使眼色，我很久才反應過來，是該給客人添茶了。到了用餐的時候，秘書也是不能安心地坐在椅子上大快朵頤的，要時刻注意添酒，在董事長和客人夾菜時及時按住轉盤，還要隨時準備敬酒。插一句話，因為我不喝酒，所以還要忍受董事長不滿的眼神。吃完飯后，董事長和客人們又開始新一輪的聊天，我又得繼續(xù)泡茶、上茶。等到了晚上九點半，整個飯局終于結束，我也終于結束了整個接待工作。

秘書還有一項重要的工作，就是要陪同領導出差。第一次接到這個任務時我特別緊張，還好出差的地點在相鄰的城市，距離不遠，可以當天返回。路上，董事長并沒有放過這個可以“開會”的時間，我只能邊聽邊用本子記錄下來——作為一個秘書，是需要隨身攜帶紙筆的。到了目的地后，由于我們是客人，因此基本上都是由對方公司的秘書負責接待，我也能忙里偷閑，享受一下客人的待遇。

秘書實際要做的事并不多，但總是要時刻保持高度自覺，隨時讓自己處在最好的狀態(tài)，還需要非常細致入微的觀察能力，學會和領導、不同的客人打交道，還經常會面臨加班和出差的工作任務，因此讓人感到身心疲憊。我知道每份工作都有不同的難處，每個職業(yè)都有不為人知的辛酸，路是自己選的，唯有咬牙堅持。

此外，一個秘書要想成為辦公室主任或者董事長秘書，沒有三五年的積淀是做不了的，只有不斷地提高自己的交際能力、應對突發(fā)事件的能力以及培養(yǎng)細心嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，這樣才能得到領導的賞識，讓自己有更好的發(fā)展前景。