北京大學(xué)：抓住財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的“牛鼻子”

佚名

2017年，北京大學(xué)確定了全面深化綜合改革的發(fā)展戰(zhàn)略，2018年迎來(lái)120周年校慶，開啟中國(guó)特色世界一流大學(xué)發(fā)展新征程。

學(xué)校年度收支均已超百億，內(nèi)外部財(cái)務(wù)管理、服務(wù)面臨新挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)體系需要扎實(shí)管用的政策舉措和行動(dòng)。作為學(xué)校掌管“錢袋子”的專業(yè)技術(shù)部門，財(cái)務(wù)部深刻意識(shí)到光靠服務(wù)態(tài)度和服務(wù)意識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，必須為學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展和改革創(chuàng)新、為師生員工生活服務(wù)改善提供過(guò)硬的專業(yè)本領(lǐng)支撐。

財(cái)務(wù)收支是學(xué)校所有活動(dòng)的基礎(chǔ)，是連接學(xué)校和師生員工的最直接的紐帶。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，是學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)、發(fā)展的“基礎(chǔ)設(shè)施”。財(cái)務(wù)部抓住信息化建設(shè)這個(gè)“牛鼻子”，2017年上線了統(tǒng)一收費(fèi)平臺(tái)、網(wǎng)上報(bào)銷平臺(tái)等信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了幾十個(gè)財(cái)務(wù)模

塊，以及科研、人事、學(xué)生、實(shí)驗(yàn)試劑管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，努力將全校龐大的資金流和信息流打通、運(yùn)轉(zhuǎn)，一步一個(gè)腳印地把美好藍(lán)圖變成現(xiàn)實(shí)。

北京大學(xué)收費(fèi)平臺(tái) 重建收款付款全新生態(tài)

交款和收款，涉及所有院系等二級(jí)單位、師生員工、校外人員，覆蓋于學(xué)校所有活動(dòng)領(lǐng)域，延伸至全國(guó)乃至全球各地區(qū)，充分體現(xiàn)了財(cái)務(wù)部職能最具“綜合性”的突出特點(diǎn)——覆蓋全部、牽動(dòng)大部，建立安全高效的收款付款機(jī)制，變得越發(fā)迫切。

2017年1月，財(cái)務(wù)部自主研發(fā)的北京大學(xué)收費(fèi)平臺(tái)上線使用。

收費(fèi)平臺(tái)是校內(nèi)單位向師生和校外人員線上、線下收款的統(tǒng)一工作平臺(tái)，交款人選用微信、支付寶、網(wǎng)上銀行等通道、使用人民幣銀行卡（含借記卡、貸記卡）、外幣卡（VISA/MasterCard）交款。管理平臺(tái)具備立項(xiàng)審批、線上及線下收費(fèi)、采集發(fā)票信息、短信平臺(tái)提醒、自動(dòng)對(duì)賬、多維報(bào)表、智能入賬、發(fā)票打印等模塊，功能完善、手續(xù)費(fèi)低、高效安全、數(shù)據(jù)可查，得到全校師生和相關(guān)部門熱烈響應(yīng)。

收費(fèi)平臺(tái)提供三種方式：

方式1：對(duì)接業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接收款，開通了黨費(fèi)、學(xué)宿費(fèi)（含留學(xué)生）、入校機(jī)動(dòng)車車證費(fèi)、家屬房采暖費(fèi)、網(wǎng)費(fèi)、簽證費(fèi)、遠(yuǎn)程教育學(xué)費(fèi)、國(guó)際暑期學(xué)校、國(guó)際會(huì)議注冊(cè)費(fèi)等十多個(gè)線上及線下收費(fèi)功能。

方式2：沒有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的收費(fèi)項(xiàng)目，固定人員和非固定人員均可線上收款，已完成軍訓(xùn)服裝費(fèi)、研究生復(fù)試費(fèi)等100多個(gè)項(xiàng)目的收款。

方式3：線下面對(duì)面收款，為邱德拔體育館、勺園、中關(guān)新園、水電中心、車隊(duì)、紀(jì)念品商店等單位開通功能并配備掃碼、打印設(shè)備。

一年來(lái)，收費(fèi)平臺(tái)累計(jì)收款40萬(wàn)筆，高峰日線上交款3000多筆，高效安全、運(yùn)行穩(wěn)定，省去師生排隊(duì)交款的種種麻煩，受到校內(nèi)師生和收款單位的一致好評(píng)。幾個(gè)典型項(xiàng)目的使用成效：

學(xué)費(fèi)住宿費(fèi)收費(fèi)項(xiàng)目。人民銀行新政策導(dǎo)致7000名新生無(wú)法辦理銀行卡并扣費(fèi)，2017年迎新收費(fèi)壓力大。在保留傳統(tǒng)的銀行扣款模式基礎(chǔ)上，首次采用收費(fèi)平臺(tái)繳費(fèi)。集中迎新收費(fèi)前期，財(cái)務(wù)部采用短信平臺(tái)、7×24小時(shí)服務(wù)答疑電話等方式建立立體化工作機(jī)制，迎新日當(dāng)天交費(fèi)現(xiàn)場(chǎng)“門庭冷落”，現(xiàn)場(chǎng)交費(fèi)率從2016年的13%下降為3%，在方便學(xué)生的同時(shí)，減輕部?jī)?nèi)工作壓力，以往每年9月財(cái)務(wù)部一樓排長(zhǎng)隊(duì)交費(fèi)壯觀場(chǎng)面，已經(jīng)成為歷史。

黨費(fèi)收費(fèi)項(xiàng)目。黨費(fèi)是最先上線的收費(fèi)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)了規(guī)范快捷黨費(fèi)收繳，得到廣泛好評(píng)。學(xué)校宣傳部電視臺(tái)副臺(tái)長(zhǎng)評(píng)價(jià)自從有了在線的支付平臺(tái)之后，不光是方便了交錢的人，同時(shí)也給收錢的人帶來(lái)便捷，非常方便。每年3000多名學(xué)生軍訓(xùn)收取服裝費(fèi)，2017年也采用收費(fèi)平臺(tái)收取。使用收費(fèi)平臺(tái)前后的變化，學(xué)工部魏培徵老師感受頗深。

除此以外，收費(fèi)平臺(tái)支持實(shí)現(xiàn)了入校機(jī)動(dòng)車車證費(fèi)、家屬房采暖費(fèi)、簽證費(fèi)、遠(yuǎn)程教育學(xué)費(fèi)、非學(xué)歷教育學(xué)費(fèi)的線上線下收費(fèi)，獲得了交款人、業(yè)務(wù)部門以及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員的一致好評(píng)。

北京大學(xué)收費(fèi)平臺(tái)吸引了國(guó)內(nèi)外高校的目光，吉林大學(xué)、武漢理工大學(xué)、愛丁堡大學(xué)等專門來(lái)?？疾?。

打造網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng) 解決報(bào)銷難的問(wèn)題

為了進(jìn)一步改善“報(bào)銷難、難報(bào)銷”的問(wèn)題，財(cái)務(wù)部加快了全新財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)及網(wǎng)上報(bào)銷平臺(tái)項(xiàng)目的建設(shè)，一批來(lái)自各個(gè)科室的青年業(yè)務(wù)骨干在平日工作量已經(jīng)飽和的情況下，利用業(yè)余時(shí)間開展了網(wǎng)上報(bào)銷平臺(tái)及相關(guān)系統(tǒng)的框架搭建和功能設(shè)計(jì)工作。傳統(tǒng)的報(bào)銷模式存在報(bào)銷業(yè)務(wù)線下排隊(duì)、支付方式落后、報(bào)銷進(jìn)度無(wú)法查詢、歷史記錄不完備等諸多問(wèn)題，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人對(duì)于經(jīng)費(fèi)的使用和查詢也難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)監(jiān)管。

網(wǎng)上報(bào)銷平臺(tái)的建設(shè)以問(wèn)題為導(dǎo)向，一切以方便報(bào)銷人、經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人和規(guī)范經(jīng)費(fèi)管理為出發(fā)點(diǎn)，逐個(gè)突破各環(huán)節(jié)難點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上報(bào)銷平臺(tái)從無(wú)到有，從基本功能呈現(xiàn)到系統(tǒng)功能的逐步智能和優(yōu)化。

以學(xué)生勞務(wù)發(fā)放模塊為例：學(xué)生各類勞務(wù)費(fèi)用、獎(jiǎng)助學(xué)金等的發(fā)放工作都在財(cái)務(wù)部，傳統(tǒng)模式下，發(fā)放經(jīng)辦人需打印紙質(zhì)表格，手工填寫計(jì)算發(fā)放信息，并通過(guò)U盤等方式傳遞電子版、填寫完畢后還要多個(gè)環(huán)節(jié)蓋章簽字，提交發(fā)放后，經(jīng)辦人和學(xué)生

無(wú)法實(shí)時(shí)查詢發(fā)放進(jìn)度。考慮到學(xué)生勞務(wù)發(fā)放與廣大學(xué)生關(guān)系密切，在設(shè)計(jì)建設(shè)學(xué)生勞務(wù)發(fā)放模塊期間，財(cái)務(wù)部特別邀請(qǐng)了院系財(cái)務(wù)主管、教師、院系工作人員代表進(jìn)行多次商討，最大限度方便發(fā)放經(jīng)辦人及學(xué)生，在系統(tǒng)原始功能的基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化，上線前建立微信群，反復(fù)調(diào)整試用，最終呈現(xiàn)了集常用收款人存儲(chǔ)、線上審批、自動(dòng)制單、網(wǎng)銀及時(shí)到賬、進(jìn)度及歷史查詢等多功能為一體的學(xué)生勞務(wù)發(fā)放模塊。

網(wǎng)上報(bào)銷平臺(tái)利用信息化手段建立了經(jīng)辦人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目管理部門、財(cái)務(wù)部門共享的信息平臺(tái)，進(jìn)一步提高了報(bào)銷管理的規(guī)范化、服務(wù)的便利化程度。既解決了報(bào)銷麻煩的問(wèn)題，同時(shí)也將內(nèi)部控制制度和預(yù)算額度控制固化到網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，推行公務(wù)卡結(jié)算和網(wǎng)上報(bào)銷驗(yàn)證，全面無(wú)現(xiàn)金支付使得資金支付可追溯、可查詢。

經(jīng)辦人和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)銷預(yù)約，填寫報(bào)銷單過(guò)程中，提示各類人員可乘坐交通工具標(biāo)準(zhǔn)、自動(dòng)計(jì)算不同地區(qū)人員的出差補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)、公務(wù)接待的餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)內(nèi)國(guó)際會(huì)議的會(huì)議費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、可發(fā)放的勞務(wù)費(fèi)項(xiàng)目和可供使用的預(yù)算額度，使得財(cái)務(wù)報(bào)銷預(yù)算控制系統(tǒng)化，既方便了報(bào)銷人員，也強(qiáng)化內(nèi)部控制制度，避免了人為控制造成的審核疏漏。完善薪酬發(fā)放系統(tǒng)，改進(jìn)合同制工資發(fā)放流程，通過(guò)系統(tǒng)控制實(shí)現(xiàn)了超支預(yù)警、超標(biāo)限制、資金凍結(jié)、算稅報(bào)稅、收入查詢等新功能；開發(fā)運(yùn)行新的研究生獎(jiǎng)助平臺(tái)，提高發(fā)放效率，增強(qiáng)信息管理與查詢功能。優(yōu)化內(nèi)部支票結(jié)算模塊，提高支付效率。

網(wǎng)上報(bào)銷平臺(tái)上線后，財(cái)務(wù)部一方面高度注重宣傳與培訓(xùn)，編寫系統(tǒng)各項(xiàng)功能的操作說(shuō)明與指南，先后組織對(duì)外培訓(xùn)數(shù)十場(chǎng)，赴部分單位調(diào)研、宣講和交流新系統(tǒng)的功能與注意事項(xiàng)，通過(guò)電話、郵件、BBS以及十余個(gè)微信群7×24小時(shí)回應(yīng)師生關(guān)切；另一方面盡力做到“及時(shí)更正、小步迭代”，廣泛征詢和聽取意見，根據(jù)需求不斷改進(jìn)程序，拓展功能，優(yōu)化界面，得到了廣大師生員工的支持與好評(píng)。

網(wǎng)上報(bào)銷平臺(tái)為教職工、學(xué)生、各級(jí)管理者提供了更便利的報(bào)銷體驗(yàn)、更精細(xì)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、更完備的預(yù)算控制體系，為學(xué)校的管理提供重要的決策支撐，為人工智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)提供重要的數(shù)據(jù)和框架基礎(chǔ)。