利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升檔案管理水平的策略

賈秀芳

摘 要：在檔案管理的過程中，有必要使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作。采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)專業(yè)軟件實(shí)施檔案管理，就是應(yīng)用這種技術(shù)手段改進(jìn)檔案管理工作的模式，不僅可以提稿檔案管理的質(zhì)量，還可以提高檔案管理的效率，使得檔案的功能和價(jià)值得以充分發(fā)揮，檔案的使用壽命也會相應(yīng)地延長。在檔案管理的具體工作中，如果采用的管理手段不合適，就必然會對檔案管理的質(zhì)量造成影響。應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)就是對檔案管理模式的創(chuàng)新。本論文針對利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升檔案管理水平的策略展開研究。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù) 提升 檔案管理水平 策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）10-00-01

引言

要提高檔案管理水平，就要對計(jì)算機(jī)技術(shù)合理應(yīng)用。這就需要在應(yīng)用實(shí)施檔案管理中，要對于檔案管理的需求合理應(yīng)用。作為一名檔案工作者，僅僅熟悉檔案的專業(yè)知識是不夠的，還需要了解自然科學(xué)方面的知識和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用知識。應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理中，對于計(jì)算機(jī)的操作要熟練，能夠合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件。另外，在檔案管理中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，使得檔案管理可以實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，還要強(qiáng)化組織管理工作，有關(guān)人員對于相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行研究，還要做好組織策劃工作和分工工作，使得檔案管理工作規(guī)范有序地展開。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施檔案管理中，還要考慮到市場環(huán)境和商業(yè)發(fā)展途徑，將檔案轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

一、檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要形式

1.檔案管理中對計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)的應(yīng)用

在計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的進(jìn)程中，檔案管理也不斷地現(xiàn)代化推進(jìn)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以對重要的檔案信息進(jìn)行收集，并在數(shù)據(jù)庫中保存。

按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，就是實(shí)施紙質(zhì)檔案的管理。在管理方法上就是將所有的檔案數(shù)據(jù)信息保存完整，確保信息準(zhǔn)確無誤。

應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對于檔案信息實(shí)施規(guī)范化管理，就是要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的檔案數(shù)據(jù)檢索作用，對檔案實(shí)施開放性管理，發(fā)揮信息檢索系統(tǒng)的作用，可以加速檔案運(yùn)行效率，使得檔案資料的功能得以充分發(fā)揮[1]。

2.檔案管理中對計(jì)算機(jī)文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用

在實(shí)際的檔案管理中，實(shí)施計(jì)算機(jī)文檔管理，就要運(yùn)行計(jì)算機(jī)文檔管理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)文檔管理系統(tǒng)所發(fā)揮的作用是有效地對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，對于檔案信息實(shí)施集成化管理。在檔案信息管理中，包括檔案信息的注冊、信息的檢索、信息的注釋以及信息的請求等等功能都能夠發(fā)揮出來。

應(yīng)用計(jì)算機(jī)文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理中，對于檔案信息的分類、組合，對于檔案資料的歸檔以及借閱的過程中，都可以將計(jì)算機(jī)文檔管理系統(tǒng)充分運(yùn)用起來。

采用數(shù)字管理的方式實(shí)施檔案管理，可以將檔案信息輸入其中，對于檔案文件的處理模式和管理模式予以改進(jìn)，可以實(shí)現(xiàn)利益共享，由此降低了人力成本和物力成本，檔案管理效率也會有所提升。

3.檔案管理中對計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的應(yīng)用

檔案管理中對計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的應(yīng)用，就是通過運(yùn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件都充分運(yùn)用起來。

計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的應(yīng)用中，就是通過運(yùn)行系統(tǒng)對于檔案資料進(jìn)行檢查、接收，還要對檔案信息進(jìn)行注冊，實(shí)施有效的檔案信息管理，使得檔案統(tǒng)計(jì)管理工作能夠滿足實(shí)際需求。在檔案管理工作中，將計(jì)算機(jī)充分利用起來，就是通過運(yùn)行個(gè)人信息管理系統(tǒng)，可以自動生成統(tǒng)計(jì)管理數(shù)據(jù)信息，而且保證了信息統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確無誤[2]。

在計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的運(yùn)行中，就是終端系統(tǒng)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，可以對用戶的各種信息進(jìn)行查詢，做好文件信息的傳輸各種，對于文件實(shí)施全面管理。

二、檔案管理中對計(jì)算機(jī)技術(shù)的具體運(yùn)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理在實(shí)踐中得到有效實(shí)施，檔案管理人員通過運(yùn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對檔案實(shí)施管理，發(fā)揮系統(tǒng)的應(yīng)用功能，就可以對相關(guān)的系想你充分掌握，并對于所存在的問題提出解決方案。應(yīng)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，就是啟動先進(jìn)的設(shè)備實(shí)施檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，以達(dá)到文件管理的目標(biāo)性。

檔案管理中，部門的管理至關(guān)重要，管理人員要強(qiáng)化檔案工作，就要重視人才培養(yǎng)。在檔案管理人員上崗之前要做好培訓(xùn)工作，實(shí)施技術(shù)能力考核，還要將經(jīng)營管理的內(nèi)容納入到檔案管理中，對于檔案管理還要進(jìn)行技術(shù)改進(jìn)，使得檔案人員的個(gè)人能力得以提升[3]。

在高素質(zhì)的檔案管理人才培養(yǎng)中，要求檔案管理工作要滿足現(xiàn)實(shí)需求的同時(shí)，還要從實(shí)際出發(fā)通過檔案管理的系統(tǒng)化運(yùn)行，對于檔案信息全面掌握，還要做好分析工作，以能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并對問題具有針對性地解決。檔案管理工作中，還要從時(shí)代發(fā)展的角度出發(fā)，做到檔案的管理理論與實(shí)踐相結(jié)合，明確檔案管理目標(biāo)，做好各方面的協(xié)調(diào)工作。

計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代化的檔案管理中，需要應(yīng)用設(shè)計(jì)和編程工作展開檔案管理。在管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，其中所涵蓋的內(nèi)容是要對社會服務(wù)方面的問題充分考慮。在檔案管理中，要綜合管理信息，對于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用充分了解，從工作實(shí)際情況出發(fā)展開檔案管理工作[4]。

在對檔案管理系統(tǒng)的界定中，要將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檔案管理框架界定出來，以編程的方式界定功能模塊，建立數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，還要在檔案管理中從工作實(shí)際出發(fā)實(shí)施管理，使得計(jì)算機(jī)技術(shù)管理滿足需求，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理也可以滿足需求。

在檔案管理中實(shí)施計(jì)算機(jī)管理，要做好信息準(zhǔn)備工作，還要對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行中，還要對軟件系統(tǒng)和硬件實(shí)施管理，還要做好技術(shù)維護(hù)工作。當(dāng)系統(tǒng)處于運(yùn)行狀態(tài)的時(shí)候，還要做好技術(shù)調(diào)試調(diào)整。

三、檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效措施

1.檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)要強(qiáng)化工作人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)工作

檔案管理人員要對于檔案管理工作充分了解，采用合理的檔案管理方法可以有效地完成檔案管理工作[5]。在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，就需要所有的工作人員都要樹立檔案管理意識，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力和專業(yè)知識的應(yīng)用能力，還要強(qiáng)化檔案管理的研究，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理應(yīng)用，保證檔案管理質(zhì)量。

2.檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)要強(qiáng)化工作人員的創(chuàng)新思維培養(yǎng)工作

計(jì)算機(jī)技術(shù)的創(chuàng)新，在管理檔案的時(shí)候，就要對檔案模式不斷創(chuàng)新。在具體的管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，按照規(guī)范展開工作，對于檔案管理工作實(shí)施統(tǒng)一管理，就可以保證檔案管理的各項(xiàng)工作有序展開。

檔案管理是專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，對于專業(yè)知識具有很強(qiáng)的要求。通過創(chuàng)新思維，就是對計(jì)算機(jī)技術(shù)合理應(yīng)用。因此，要強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，還需要檔案管理工作掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，在檔案管理中有效地發(fā)揮計(jì)算機(jī)軟件的作用[6]。

3.檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)要提高人才培養(yǎng)意識

在檔案管理人員的招聘工作中，企業(yè)選擇了檔案管理人員，不僅要關(guān)注人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)操作，還需要檔案專業(yè)人員掌握基礎(chǔ)知識，使得檔案管理的技術(shù)層面有所提高。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施檔案管理，對于檔案管理部門的工作起到重要的促進(jìn)作用。

在招聘檔案管理人員的時(shí)候，但人員進(jìn)入到崗位工作中，就要定期對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，除了專業(yè)知識培訓(xùn)之外，還要進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)。如果采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，就需要轉(zhuǎn)變管理思想，使得檔案管理人員的專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)技能都有所提高，管理人員不僅能充分掌握計(jì)算機(jī)操作技能，而且還能有效執(zhí)行日常工作[7]。

綜上所述，在社會的發(fā)展進(jìn)程中，為了使檔案的內(nèi)容得到有效保存，就需要將重大的歷史事件及時(shí)地記錄下來。但是，檔案資料往往是以文本信息體現(xiàn)。越來越多的人都在探索檔案管理方法，希望對大量的信息進(jìn)行有效存儲，而且還不會占用很大的空間。應(yīng)用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，就可以將文件管理系統(tǒng)構(gòu)建起來，使得檔案信息的保存從傳統(tǒng)的人工處理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)處理模式，對檔案管理工作可以起到一定的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

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