如何做好涉密檔案的保管與利用工作

崔小燕

【摘 要】隨著我國市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，檔案管理工作逐漸引起人們的關(guān)注，檔案作為一種記錄社會信息的重要載體，對其的管理工作越來越受到各級各部門的高度重視。如何做好涉密檔案的保管與利用工作，是當前檔案管理中值得深思且不容忽視的問題。

【關(guān)鍵詞】涉密檔案；安全；保管；利用

一、完善設(shè)施設(shè)備，健全涉密檔案保管硬件保障

涉密檔案是指以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載國家秘密信息的各種文件、書刊、圖紙、資料、光盤、磁盤、磁帶等。涉密檔案按照密級又可分為：絕密級、機密級和秘密級三個等級。涉密檔案關(guān)系著國家的安全和利益，一旦泄露對國家的安全和利益造成不可估量的損失。因此，在日常檔案管理工作中，首先要做好涉密檔案的保管工作，我認為需要從以下幾個方面入手：

（一）完善涉密檔案制作、保管設(shè)施設(shè)備

一是從涉密檔案的產(chǎn)生來看，低密級的設(shè)備不能處理高密級的信息，反之，高密級的電腦則可以處理低密級的信息。因此，在選擇處理設(shè)備方面，要根據(jù)涉密檔案的密級高低來配備制作涉密檔案的電腦、打印機、復印機等，嚴禁在非密設(shè)備上進行涉密檔案的制作和收發(fā)，每份涉密檔案要標注密級、保密期限、份號和發(fā)放范圍，并做好收發(fā)登記，印制時要選擇具有保密資質(zhì)的單位進行印制，印制過程中產(chǎn)生的草稿、廢稿、廢頁等應(yīng)妥善保存，不需保存的應(yīng)及時銷毀。二是從涉密檔案的保管設(shè)施設(shè)備來看，首先要按規(guī)定配齊涉密檔案保管設(shè)施設(shè)備，設(shè)立涉密檔案保管庫房，配備檔案保管設(shè)備，絕密級涉密檔案需配備密碼保險柜予以保管，機密級、秘密級涉密檔案需配備密碼文件柜予以保管。嚴禁把手機等通訊設(shè)備帶到涉密檔案保管庫房，嚴禁在涉密檔案庫房中撥打電話、拍照等。三是從涉密檔案的數(shù)字化上來看，嚴禁在非涉密計算機或秘密等級與涉密檔案密級不相匹配的設(shè)備上進行涉密檔案的數(shù)字化操作，嚴禁將涉密檔案數(shù)字化委托給不具有保密資質(zhì)的單位進行制作。

（二）建立健全涉密檔案管理制度

建立健全分管檔案工作副局長責任制、分管機關(guān)檔案工作科長責任制、機關(guān)檔案管理員責任制，檔案保密制度、保管與保護制度、鑒定與銷毀、安全事故問責辦法等制度。涉密檔案與普通機關(guān)檔案要分開存放，并成立由分管領(lǐng)導、科室負責人及辦公室具體經(jīng)辦人員負責的涉密檔案管理領(lǐng)導小組，具體負責涉密檔案的管理。確定涉密要害部位和人員，按照“誰主管誰負責”的原則，層層簽訂保密責任承諾書，層層落實涉密檔案的保管責任。

（三）正確區(qū)分涉密檔案的保管期限和保密期限

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本機關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。保管期限一般為永久、30年、10年。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定，它表示國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護，產(chǎn)生法律效力的時限。根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定，國家秘密的保密期限，除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過三十年，機密級事項不超過二十年，秘密級事項不超過十年。保密期限在一年及一年以上的，以年計；保密期限在一年以內(nèi)的，以月計。國家秘密的保密期限，自標明的制發(fā)日起算，不能標明制發(fā)日的國家秘密，自通知密級和保密期限之日起算。

二、細化利用環(huán)節(jié)，嚴格防范利用過程中的各類風險

涉密檔案作為檔案的一種，檔案管理人員在保守國家秘密安全的同時，也要嚴格做好涉密檔案的開發(fā)利用工作，充分發(fā)揮涉密檔案應(yīng)有的價值和作用。一是從查閱人員上來看，辦公室要明確1-2名責任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的人員專門負責涉密檔案的調(diào)閱和使用。二是從查閱程序上來看，查閱人員需提供經(jīng)領(lǐng)導簽字同意的查閱許可書方可到涉密檔案室查閱涉密檔案。秘密、機密涉密檔案經(jīng)分管領(lǐng)導簽字同意，絕密級檔案須經(jīng)主要領(lǐng)導簽字同意。三是從涉密檔案的利用上來看，涉密檔案管理人員要做好涉密檔案查閱登記，制定涉密檔案查閱使用登記簿，明確寫明查閱人員、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱方式（是否有復?。?、查閱用途等。特別要注意的是，絕密級的涉密檔案原則上不允許復制、摘錄和引用，機密、秘密級涉密檔案可以摘錄和引用，但是摘錄和引用要進行派生定密。涉密檔案的復印須在秘密等級相匹配的涉密復印機上進行復印，涉密檔案復制的前提是都要經(jīng)過定密機關(guān)審批，加蓋專用的密件復印章，密件復印章內(nèi)容包括單位名稱、密件編號、密件日期以及復制密件按原件管理等內(nèi)容。

三、加強宣傳培訓，強化檔案管理人員保密意識和水平

涉密檔案的保管和利用，從根本上來說，需要涉密檔案管理人員的不懈努力。而提高涉密檔案管理人員的保密意識和管理水平，為涉密檔案管理人員提供理論支撐和思想基礎(chǔ)，以正確應(yīng)對和防范涉密檔案保管和利用各個環(huán)節(jié)的風險就顯得尤為重要。保守檔案秘密是每個機關(guān)檔案管理人員不可推卸的責任，在日常工作中，要采取與典型案例相結(jié)合的方式，定期組織檔案管理人員特別是涉密檔案管理人員學習保密法，不斷增強檔案管理人員保密意識，防止泄密事件發(fā)生。與此同時，還要加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓，正確區(qū)分涉密檔案的使用范圍和使用權(quán)限，以確保在保證涉密檔案安全的前提下充分發(fā)揮涉密檔案的價值和作用。

參考文獻：

[1]劉洪新，如何做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作；《醫(yī)學創(chuàng)新研究》，2008年4月 第5卷 第12期。