辦公室文書檔案規(guī)范化管理研究

王 帥

（安國市城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險服務(wù)中心，河北 安國 071200）

辦公室本身有著多項職能作用，比如：平時行政業(yè)務(wù)處理以及信息傳遞等等。對于辦公室文書檔案管理而言，不只是單位行政管理的重要產(chǎn)物，還是行政辦公的核心要素，更加是輔助領(lǐng)導(dǎo)做好事務(wù)性工作的主要途徑。辦公室文書檔案管理效率和行政管理效率有著不可分割的聯(lián)系，所以強化辦公室文書檔案規(guī)范化管理，可以顯著提高文書檔案利用水平。

1 規(guī)范公文制發(fā)

就辦公室文書檔案來講，檔案的早期是公文，檔案是從公文轉(zhuǎn)變來的。因此，辦公室文書檔案規(guī)范化管理效率容易受到公文質(zhì)量影響。第一，確保公文制發(fā)格式符合有關(guān)規(guī)范要求。應(yīng)該根據(jù)多種公文體例格式要求，規(guī)范化運用結(jié)構(gòu)排列和文種。第二，確保公文簽發(fā)手續(xù)符合有關(guān)規(guī)范要求。著重檢查公文制發(fā)中有沒有嚴格履行有關(guān)的簽發(fā)手續(xù)，標題以及落款等等是不是正確，有沒有違反規(guī)范要求。第三，確保文件裁體格式符合有關(guān)規(guī)范要求[1]。也就是說，不管是選擇紙張還是打印裝訂文件，都必須要實現(xiàn)規(guī)范化，比如：使用的紙張是4A型，在左側(cè)進行裝訂、使用藍色墨水以及不能漏頁等等。由此可以發(fā)現(xiàn)，要想規(guī)范公文制發(fā)，必須要基于公文的整個過程，包括起草以及審核等等，根據(jù)有關(guān)的規(guī)定要求，保證所有工作都可以規(guī)范完成，比如：公文起草以及審核等等。

2 “以我為主”立卷

作為辦公室文件管理人員，在立卷過程中必須要保證文件資料不會出現(xiàn)遺漏的情況，符合規(guī)范要求，遵循“以我為主”立卷的基本原則，不管是文書內(nèi)容還是時間，都應(yīng)該保持文件前和文件后都有一定的歷史聯(lián)系。因此，必須要保證辦公室文件資料都是非常完整的。應(yīng)該以后期運用文書檔案為出發(fā)點，不僅要簡練和規(guī)范編寫案卷題名，而且激發(fā)檔案管理部門和有關(guān)人員的工作熱情，重視文書資料鑒定以及搜集等等工作培訓(xùn)和指導(dǎo)，使文書工作人員具有更強的檔案意識。事實上，之所以進行文書檔案規(guī)范化管理，其主要目的是實現(xiàn)規(guī)范化的文書工作，盡可能便于完成文書檔案檢索，確保案卷的完整性[2]。因此，應(yīng)該遵循“以我為主”立卷的歸檔原則，也就是說，歸檔文件重點是單位形成文件，這是文書檔案規(guī)范化管理必須要遵循的原則，具體來講，不僅要確保文書檔案立卷歸檔工作的時效性，迅速做好階段性文書檔案立卷歸檔工作，而且必須要確定文書檔案立卷歸檔的關(guān)鍵點與要求，在認真遵循“以我為主”原則的基礎(chǔ)上，從不同的方面對文件資料的不同進行科學(xué)區(qū)分，比如：形式以及內(nèi)容等等，盡可能不要出現(xiàn)同一文書檔案多次歸檔的情況，提高文書檔案管理水平。除此之外，必須要確保文化檔案信息是全面的。采用“一事一檔”的形式，將單位文件資料整理立卷工作真正落實到位。

3 提升案卷質(zhì)量

就辦公室文書檔案規(guī)范化管理來講，其重點在于案卷質(zhì)量。大量的實踐證明，辦公室文書檔案資料搜集是不是完整、立卷方式是不是合理、案卷裝訂是不是符合規(guī)范要求等等，都直接關(guān)乎到辦公室檔案管理規(guī)范化程度。因此，必須要保證文件立卷歸檔工作的時效性，在辦公室做好階段性工作后，才可以對其作出立卷歸檔，而沒有辦好的事情就不可以立卷歸檔，不然就會導(dǎo)致后期文書檔案管理順序混亂。需要重點抓住文書檔案立卷的要點，不僅要嚴格遵循“以我為主”的立卷歸檔原則，而且必須要保證辦公室文化檔案卷宗是全面的，避免由于不能迅速搜集或者搜集缺乏規(guī)范化，造成文書檔案被遺失[3]。除此之外，必須要根據(jù)規(guī)范要求完成文書檔案立卷工作，保證“相同問題”立卷全面性。

4 重視立卷指導(dǎo)

辦公室文書檔案工作并不是簡單的工作，而是繁瑣復(fù)雜的，具有很強的專業(yè)性，許多部門都沒有足夠的人手，完成文書檔案工作的人員主要是兼職人員。因此，必須要重視文書檔案立卷歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，為真正實現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理奠定堅實的人才基礎(chǔ)。因此，首先必須要注重兼職文書人員和檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而且必須要認真落實各項專業(yè)技能培訓(xùn)，比如：辦公室文書檔案立卷歸檔的程序以及原則等等[4]。第二，合理配備人員。結(jié)合辦公室文書檔案規(guī)范化管理的具體需求和單位的具體情況，配備足夠的文書檔案人員，保證辦公室文書檔案規(guī)范化管理有足夠的人才基礎(chǔ)。第三，夯實文書檔案規(guī)范化管理基礎(chǔ)。增加各項基礎(chǔ)設(shè)施的投入，包括掃描儀以及計算機等等，為實現(xiàn)辦公室文書檔案規(guī)范化管理打下良好的硬軟件設(shè)施基礎(chǔ)。

5 結(jié)語

總而言之，就辦公室文書檔案管理來講，不僅是企業(yè)、事業(yè)和機關(guān)單位行政管理的真實歷史記錄，而且是行政辦公不可或缺的核心要素，對輔助企業(yè)、事業(yè)和機關(guān)單位妥善處理事務(wù)性工作提供信息參考依據(jù)等等都起著關(guān)鍵的作用。辦公室文書檔案管理效率的高低直接將行政管理效率高低充分體現(xiàn)出來，必須要根據(jù)新時期檔案管理的特征以及需求，重視辦公室文書檔案規(guī)范化管理，這樣才可以更好地發(fā)揮文書檔案利用的重要價值。