智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應(yīng)用

王美言

摘 要：現(xiàn)階段，高中教育作為義務(wù)性教育的最后一個階段，對于高中生的成長有著非常重要的影響，而高中檔案是他們在這個階段學(xué)習(xí)、生活的全方位體現(xiàn)?，F(xiàn)如今智能化的發(fā)展，對于高中檔案管理也提出了更為嚴(yán)格的要求，這就需要檔案管理人員要增強(qiáng)自身的信息化知識。本文簡單介紹了傳統(tǒng)形式中高中檔案管理中存在的缺陷，針對這些弊端，探討了相應(yīng)的問題解決措施，以期為檔案管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：智能化發(fā)展 高中 檔案管理

中圖分類號：F83.33 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）04（c）-0148-02

大數(shù)據(jù)背景下，信息技術(shù)在各個行業(yè)中都發(fā)揮出了應(yīng)有的作用。在高中階段，檔案管理本身就是一項復(fù)雜且隱秘的工作，隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，如何對高中生的電子文件進(jìn)行有效的歸納，這是檔案管理人員需要掌握的內(nèi)容之一。不斷適應(yīng)新形勢的變化，突破傳統(tǒng)觀念的束縛，建立完善的安全保障體系，促進(jìn)檔案管理的全面發(fā)展。

1 傳統(tǒng)形式中高中檔案管理的缺陷

1.1 管理人員的意識淡薄

在高中階段，學(xué)校的宗旨在于教書育人，以提高升學(xué)率為主要目的，在專業(yè)人才的供應(yīng)上出現(xiàn)了斷接。其次管理人員沒有意識到檔案管理的重要性，對各項工作的開展只是草草了事，這種工作態(tài)度直接影響了工作開展的效率與質(zhì)量。學(xué)校所聘請的管理人員雖然有一些檔案管理知識，但是對計算機(jī)的應(yīng)用能力普遍都比較低。這就導(dǎo)致在實際操作的時候，經(jīng)常出現(xiàn)人為上的錯誤，降低管理的效率。

1.2 保密性較差，缺乏完善的保障體系

在傳統(tǒng)的高中檔案管理中，信息化的管理一般都是人為手動操作，所以信息錄入的安全性較低。即便是在使用計算機(jī)的情況下，也不能確保管理人員對于計算機(jī)的掌握程度可以滿足管理要求。再加上缺乏完善的安全保障體系，很容易就會泄露一些重要的檔案信息，為管理帶來極大的安全隱患。

1.3 管理方式落后

隨著時代的發(fā)展，信息化技術(shù)的進(jìn)步，人們的需求在一定程度上也產(chǎn)生了變化，對于檔案的需求等級不同，其需求內(nèi)容也是不同的。高中檔案管理中，管理的方式較為落后，沒有將信息技術(shù)應(yīng)用到其中，不能在短時間內(nèi)對大部分人需要的檔案信息實行統(tǒng)一化的查詢與管理。傳統(tǒng)的管理方式，效率與質(zhì)量都比較低，無法與時代的發(fā)展相互統(tǒng)一。因此，在智能化的發(fā)展背景下，必須對高中檔案管理進(jìn)行必要的創(chuàng)新。

2 智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應(yīng)用措施分析

2.1 加強(qiáng)管理人員的綜合素養(yǎng)，增強(qiáng)信息化的宣傳力度

檔案管理人員所要掌握的不僅是理論上的知識，還應(yīng)該加強(qiáng)綜合訓(xùn)練與計算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，這樣才能更好的融入到智能化的檔案管理中。一名優(yōu)秀的檔案管理員，要時刻明確自身的責(zé)任感和使命感，善于對檔案信息進(jìn)行有效的分析與研究，主動利用各項信息技術(shù)，及時的發(fā)現(xiàn)和處理問題，探索出新的方法。檔案管理人員要積極參加到學(xué)校組織的各項培訓(xùn)工作中，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以多種方式實現(xiàn)對檔案進(jìn)行綜合利用。借助微博、微信以及其他社交軟件，進(jìn)行大范圍的推廣。通過二維碼的方式，向高中生推動各種信息，還可以在微信或者是微博上注冊公眾號，形成定期信息的更新與傳達(dá)，讓高中生和教師可以及時的掌握檔案信息，進(jìn)行查詢和匹配。高中的檔案管理部門也要秉承著創(chuàng)新和發(fā)展的全新理念，不斷提升自身工作的實效性。

例如，某高中在強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)時，立足于傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)行必要的創(chuàng)新。其內(nèi)容主要包括如何操作計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫的錄入和管理上，還有相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識。注重對基礎(chǔ)性工作的管理，加強(qiáng)對檔案人員的管理，以擴(kuò)寬知識面為主，讓他們從思想上認(rèn)識到檔案管理的重要性。

2.2 加大資金的投入，建立完善的安全保障體系

高中檔案管理的內(nèi)容要根據(jù)具體的工作情形來開展信息化的服務(wù)，秉承著“實用為中心”的管理理念，加強(qiáng)對檔案資料的收集與管理。數(shù)據(jù)化發(fā)展的背景下，完善一些基礎(chǔ)設(shè)備。根據(jù)高中發(fā)展的實際情況而定，建立好相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫和電子目錄，確?？梢约皶r的收錄一些電子文件。智能化的檔案管理軟件有著強(qiáng)大的功能，可以將整理、歸納集為一體，為實現(xiàn)高效率的管理奠定基礎(chǔ)。高中檔案管理中最重要的就是檔案的隱蔽性和安全性，所以，在開展各項管理改革的時候，首先要做好一定的備份工作，增強(qiáng)管理人員的安全意識，建立完善的安全保障體系。

例如，在某中學(xué)檔案安全管理保障體系的建設(shè)中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在安全工作方面從未有絲毫的懈怠，全面貫徹落實以預(yù)防為主的檔案安全教育。通過工作會議的形式，讓安全意識真正的深入到每一位檔案管理人員的內(nèi)心深處。提高對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和系統(tǒng)軟件的使用能力，修訂、完善檔案保密制度，對于紙質(zhì)類檔案的借閱和保管都要有明確的規(guī)定。在檔案利用登記制度上，要嚴(yán)格記錄和審查借閱者的相關(guān)身份證件，借閱和歸還之前，都要進(jìn)行認(rèn)真的清點(diǎn)，不能出現(xiàn)任何不必要的差錯。要構(gòu)建檔案的信息化管理，就需要掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，制定完善的檔案信息安全管理制度，維護(hù)好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案的安全。最后，在安全管理責(zé)任制度方面，對管理人員做到責(zé)任明確、程序規(guī)范，簽訂相應(yīng)的安全責(zé)任書，對于管理崗位的人員實行獎勵與懲罰相結(jié)合的方式，定期的對檔案進(jìn)行安全上的專項檢查工作。

2.3 創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)高中檔案的規(guī)范性建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是以紙質(zhì)性的文件作為保存手段，通過人為操作的方式，來完成對檔案的整理與歸納，這種方式太過于復(fù)雜，而且工作量也比較大。要知道，新時代背景下，傳統(tǒng)的方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代的檔案利用與管理，所以要充分利用信息技術(shù)，在管理方式上進(jìn)行創(chuàng)新。構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，在收集與儲存方面，利用多種載體進(jìn)行歸納，節(jié)省大量的人力和物力，實現(xiàn)檔案利用服務(wù)的創(chuàng)新。

例如，某中學(xué)運(yùn)用RFID技術(shù)對檔案實行智慧化庫存管理，這是一種自動化的識別技術(shù)，可以通過設(shè)屏信號，直接識別目標(biāo)對象，并獲取到相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。不僅實現(xiàn)了檔案實體的有序擺放，管理人員可以隨時對檔案實體的存放進(jìn)行定位，方便清理與存放，即便是檔案實體被覆蓋的情況下，也能有效的讀取相關(guān)檔案信息。學(xué)校還成立了相關(guān)的檔案小組，可以有計劃、有組織的開展工作?？傊?，只有逐漸的建立了先進(jìn)的管理系統(tǒng)，才能充分發(fā)揮出檔案信息化的整體效益。在智能化發(fā)展的時代下，讓高中檔案管理工作逐漸規(guī)范化，以先進(jìn)的數(shù)字化儲存技術(shù)，進(jìn)行智能化的檢索和瀏覽。

3 結(jié)語

隨著智能化時代的到來，計算機(jī)技術(shù)的逐漸發(fā)展與完善，高中檔案管理工作信息化發(fā)展也愈加重要。大數(shù)據(jù)背景下，要充分利用各項資源，通過對管理人員、管理方式和制度上的創(chuàng)新，建立與之相適應(yīng)的管理體系，讓智能化設(shè)備在高中檔案管理中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。只有這樣，才能更好的開展高中檔案管理工作，為高中生的全面發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉振艷.淺談智能化在高中檔案管理中的應(yīng)用[J].商，2015（7）：46.

[2] 畢大鵬.高校檔案管理中物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的必要性[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（19）：20.

[3] 胡敏.高中學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用實踐探微[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：59.

[4] 崔震.現(xiàn)代信息技術(shù)在普通高級中學(xué)檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（8）：179.