從幾則利用實(shí)例談?wù)剬?duì)加強(qiáng)民生檔案建設(shè)的思考

覃寧

摘 要：服務(wù)民生是新時(shí)期檔案利用工作的熱點(diǎn)和焦點(diǎn)，民生所想，就是檔案工作之所向；民生所需，就是檔案工作之所趨。本文所舉幾則檔案利用實(shí)例引發(fā)了筆者對(duì)加強(qiáng)民生檔案建設(shè)，服務(wù)社會(huì)百姓的思考。

關(guān)鍵詞：利用實(shí)例；民生檔案；建設(shè)

隨著社會(huì)法治化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，全社會(huì)的檔案意識(shí)明顯增強(qiáng)，檔案利用工作呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)：一是檔案利用范圍日益擴(kuò)大，不僅局限于單位中的工作查考，還涉及信訪(fǎng)、工齡認(rèn)證、解決各種個(gè)人待遇等方面；二是檔案利用者身份的改變，檔案利用者不僅有來(lái)自于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的工作人員和法律工作者，還有很多是來(lái)自于社會(huì)各階層的普通百姓；三是個(gè)人利用檔案多于機(jī)關(guān)單位利用檔案，個(gè)人查閱主要涉及本人利益的檔案，通過(guò)查閱檔案用以印證個(gè)人經(jīng)歷、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、退休、享受待遇等。以下為筆者工作中的幾則利用實(shí)例：

實(shí)例一：為職工找回缺失的工齡。2015年，筆者單位根據(jù)中共中央組織部開(kāi)展干部檔案審核工作的要求，組織對(duì)科級(jí)以上干部人事檔案進(jìn)行了審核。在審核中發(fā)現(xiàn)，黃某、肖某、勞某等3人剛進(jìn)入本單位時(shí)聘用為臨時(shí)工，于1994年11月招收為正式合同制工人。但是人事檔案中沒(méi)有聘用其為臨時(shí)工的檔案材料。根據(jù)有關(guān)政策，在本單位聘用為臨時(shí)工的時(shí)間可合并計(jì)算工齡，現(xiàn)黃某等3人均存在臨時(shí)工期間工齡無(wú)法合并計(jì)算的情況，3人提出異議。筆者查找了大量檔案，最后查找到了當(dāng)時(shí)南寧市勞動(dòng)局福利科審核確定的《關(guān)于黃某等三同志做臨時(shí)工期間計(jì)齡的報(bào)告》及南寧市勞動(dòng)保險(xiǎn)事業(yè)管理所確認(rèn)的黃某等3人《南寧市職工繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)增減情況報(bào)告單》，其中明確記載了3人在本單位開(kāi)始做臨時(shí)工的時(shí)間分別為1991年5月和1992年10月，計(jì)齡至1994年11月。黃某等3人找回了缺失的工齡。

實(shí)例二：為職工分配住房服務(wù)。筆者單位于2014年啟動(dòng)某路段單位宿舍區(qū)危舊房改住房改造項(xiàng)目，除還建戶(hù)外，另有剩余住房可進(jìn)行分配，但仍遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿(mǎn)足無(wú)房戶(hù)的住房需求。為了保證能夠公平、公正、公開(kāi)的進(jìn)行剩余住房的分配，決定采用計(jì)分制的辦法，按參加工作時(shí)間、本單位工作時(shí)間、職稱(chēng)、職級(jí)高低、個(gè)人榮譽(yù)等的總計(jì)得分高低順序分配。筆者對(duì)單位近300名無(wú)房戶(hù)提交的申請(qǐng)資料依據(jù)個(gè)人人事檔案、單位文書(shū)檔案進(jìn)行了逐一查核，協(xié)助單位房改部門(mén)準(zhǔn)確計(jì)算出每個(gè)人的得分并進(jìn)行了公示。公示的結(jié)果得到了群眾的認(rèn)可，單位房改部門(mén)將剩余住房進(jìn)行了公平合理的分配。

實(shí)例三：配合離職員工辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)。席某原是筆者單位的員工，1999年12月調(diào)離到廣東省工作。2018年4月，席某通過(guò)原同事找到筆者，說(shuō)明其現(xiàn)所在單位從2018年開(kāi)始進(jìn)行養(yǎng)老并軌工作，但由于當(dāng)年調(diào)離時(shí)年代久遠(yuǎn)，且經(jīng)歷了較多單位，其人事檔案中已無(wú)法找到當(dāng)年的調(diào)動(dòng)材料，無(wú)法計(jì)算其社?！耙曂U費(fèi)年限”（筆者單位為事業(yè)單位，席某原有的工作年限視同社保繳費(fèi)年限），希望能夠從單位的檔案資料中找到相關(guān)的調(diào)離或停發(fā)工資記錄。經(jīng)過(guò)筆者的努力，最后找到了當(dāng)時(shí)為其辦理減去編制的編制記錄本，以及1999年12月向上級(jí)主管部門(mén)寫(xiě)的一份請(qǐng)示，其中就包含了席某的商調(diào)函，為其順利辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)并軌提供了重要憑據(jù)。

以上三則檔案利用實(shí)例使筆者深切感受到：民生檔案在老百姓“幼有所育，學(xué)有所教，勞有所得，病有所醫(yī)，老有所養(yǎng)，住有所居，弱有所扶”中發(fā)揮著積極的作用。檔案工作者應(yīng)自覺(jué)以做好民生檔案為任，以服務(wù)民生福祉為傲，以解決群眾困難為榮，在本職工作中敬業(yè)奉獻(xiàn)，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

做好民生檔案，筆者提出以下幾點(diǎn)思考和建議。

1 提高對(duì)民生檔案的認(rèn)識(shí)和支持

民生檔案的價(jià)值在于能夠服務(wù)普通群眾，能夠被老百姓利用。“以利用為綱”成為了檔案收集、整理、保管、利用的重要指導(dǎo)思想。不論是檔案的管理者，還是檔案的利用者都積極倡導(dǎo)實(shí)施“檔案關(guān)懷”，強(qiáng)調(diào)檔案“親民”思想，希望打破傳統(tǒng)的檔案工作體制，推動(dòng)檔案管理和利用從半封閉狀態(tài)走向積極地開(kāi)放和利用，不斷擴(kuò)大檔案服務(wù)的范圍和廣度，把百姓的需要作為檔案工作的方向。2007 年 12 月，國(guó)家檔案局印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》，提出了實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，建立“兩個(gè)體系”——即“堅(jiān)持以人為本，轉(zhuǎn)變重事輕人，重物輕人，重典型輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，重視所有涉及人的檔案的價(jià)值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系……建立方便人民群眾的檔案利用體系”的檔案工作思路，這也為新時(shí)期民生檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展指明了方向。

因此，我們希望，全社會(huì)都來(lái)關(guān)心和支持民生檔案工作。一方面各級(jí)各單位主要領(lǐng)導(dǎo)都要關(guān)心、支持檔案工作，切實(shí)參與研究解決檔案部門(mén)面臨的實(shí)際困難和問(wèn)題，在機(jī)構(gòu)設(shè)置中合理布局檔案機(jī)構(gòu)和職能，在人員的配置上給予足夠的編制。從加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)著手，在資金、場(chǎng)所上等方面予以充足的支持。另一方面，檔案部門(mén)積極開(kāi)展檔案宣傳工作，提高全民檔案利用的意識(shí)，讓老百姓學(xué)會(huì)利用檔案維護(hù)自己的權(quán)益。第三個(gè)方面，引導(dǎo)全社會(huì)都尊崇檔案工作者的勞動(dòng)價(jià)值，激發(fā)檔案工作者的價(jià)值實(shí)現(xiàn)，不斷增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，使檔案工作更好地服務(wù)民生百姓。當(dāng)人民群眾利用需求與檔案部門(mén)服務(wù)水平提高相結(jié)合時(shí)，民生檔案工作才會(huì)出現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

2 民生檔案建設(shè)的途徑和措施

民生檔案建設(shè)需要包括檔案材料的形成部門(mén)、文件的辦理部門(mén)、檔案工作者以認(rèn)真細(xì)致、勇克困難的精神進(jìn)行通力合作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程。做好民生檔案工作可以通過(guò)以下途徑和措施推進(jìn)：

2.1 加強(qiáng)民生檔案形成流程的控制管理

民生檔案形成流程控制管理包括：前端控制管理，即從文件（包括紙質(zhì)和電子形式）形成之時(shí)甚至形成之前就對(duì)整個(gè)過(guò)程給予通盤(pán)規(guī)劃。流程指導(dǎo)：檔案工作人員對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)中形成的公民利用需求率高的文件資料如何進(jìn)行規(guī)范化制作、收集、整理、歸檔及保管等進(jìn)行專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)。過(guò)程監(jiān)控：對(duì)文件資料形成過(guò)程進(jìn)行重點(diǎn)檢查、控制，及時(shí)解決具體工作中產(chǎn)生的問(wèn)題，幫助業(yè)務(wù)部門(mén)建立民生檔案的檢索工具等。通過(guò)檔案形成全流程的控制管理，來(lái)保證民生檔案的質(zhì)量。

2.2 科學(xué)劃定民生檔案收集范圍

一是加強(qiáng)具有行政、人事、財(cái)務(wù)、監(jiān)察、審計(jì)等管理職能部門(mén)民生檔案的收集。這些具有管理職能的部門(mén)負(fù)責(zé)與單位干部職工息息相關(guān)的職能活動(dòng)，檔案業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)這些部門(mén)的業(yè)務(wù)研究和指導(dǎo)，從源頭上做到民生檔案收集齊全、整理規(guī)范、管理科學(xué)，為民生檔案建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。二是根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)工作情況和干部職工的需求細(xì)化檔案的收集范圍，擴(kuò)大民生檔案收集的廣度和深度，比如涉及干部職工就業(yè)、社會(huì)保障、住房、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、困難救助等與民生息息相關(guān)的文件。檔案部門(mén)如能隨著社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)生活的變化，及時(shí)調(diào)整并科學(xué)劃定民生檔案收集范圍，齊全、完整地收集這些與民生密切相關(guān)的檔案資源，對(duì)于民生檔案工作的推進(jìn)將起到事半功倍、源頭保證的效果。

2.3 加強(qiáng)民生檔案移交工作力度

民生檔案具有分布廣、管理分散的特點(diǎn)，在移交工作中存在不少問(wèn)題：有些部門(mén)為了方便自身利用或擔(dān)心涉民檔案公開(kāi)會(huì)使自身工作陷入被動(dòng)而不肯移交檔案，有因管理不善造成應(yīng)歸檔材料遺失，種種因素使得民生檔案收集不夠齊全、完整，嚴(yán)重影響老百姓對(duì)民生檔案的利用。因此，筆者認(rèn)為，應(yīng)從管理上，加強(qiáng)民生檔案移交工作力度，做到應(yīng)交盡交，應(yīng)歸檔盡歸檔，對(duì)于違規(guī)不交的情況，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》予以相應(yīng)的處罰。但從根本上，檔案業(yè)務(wù)部門(mén)要做好積極、細(xì)致地指導(dǎo)工作，促進(jìn)民生檔案移交工作順利、有效。

2.4 努力實(shí)現(xiàn)民生檔案資源共享

檔案業(yè)務(wù)部門(mén)從公民權(quán)益出發(fā)，積極考慮和推進(jìn)民生檔案實(shí)現(xiàn)資源共享。比如，采用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)查詢(xún)，以迅速獲取所需信息，避免群眾因無(wú)法確定所需檔案或保存地而到處奔波的現(xiàn)象；采用科學(xué)的編目和編制檢索工具，快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行檢索，最大限度地方便群眾對(duì)民生檔案的利用，讓民生檔案為群眾及時(shí)高效地服務(wù)創(chuàng)造良好條件等。

檔案來(lái)源于民眾，服務(wù)于民生；檔案存在的前提在于民，檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)在于民。民生所想，就是檔案工作之所向；民生所需，就是檔案工作之所趨。檔案只有被公眾利用，才真正實(shí)現(xiàn)其價(jià)值?！安环e跬步，無(wú)以至千里”，民生檔案的建設(shè)，需要檔案工作者以堅(jiān)定、堅(jiān)實(shí)的工作不斷向前推進(jìn)。

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