新時(shí)期檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

鹿吉全

摘 要：隨著近年來(lái)電子信息技術(shù)的快速發(fā)展并在社會(huì)各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，以及新的歷史時(shí)期對(duì)檔案管理工作提出的新的更高的要求，使得大量的高新技術(shù)作為輔助工具應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，并在其中發(fā)揮了重要作用。雖然說(shuō)當(dāng)前的檔案管理工作已經(jīng)逐漸向規(guī)范化邁進(jìn)，但不可否認(rèn)的是，在實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的過(guò)程中，由于受到傳統(tǒng)觀念、新技術(shù)更新頻繁及新舊管理方法沖突的影響，以及相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)的不足，使得當(dāng)前檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程并不順利，總會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題。筆者在本文中通過(guò)對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中所出現(xiàn)問(wèn)題的分析，從而探討新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展對(duì)策，希望能為當(dāng)前的檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；對(duì)策

1 前言

眾所周知，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)等電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，近年來(lái)大量的虛假數(shù)據(jù)信息充斥著人們的生活空間。那么對(duì)于人們來(lái)說(shuō)，能夠?yàn)槠涮峁┳顬檎鎸?shí)客觀的檔案信息則顯得彌足珍貴，也使得檔案管理工作引發(fā)了社會(huì)的廣泛關(guān)注，其重要性日益顯現(xiàn)。

2 強(qiáng)化檔案管理的意義

不可否認(rèn)，現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，使得大量數(shù)據(jù)信息的管理實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化操作，操作起來(lái)更加方便快捷，極大的方便了人們的工作生活。但科技的進(jìn)步，無(wú)紙化的推廣普及并不能完全取替檔案管理工作的作用，因?yàn)榧词故窃诰W(wǎng)絡(luò)安全日益發(fā)展的今天，也有黑科技及系統(tǒng)漏洞的存在，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)等隨時(shí)可能受到攻擊，有些數(shù)據(jù)信息會(huì)遭到嚴(yán)重破壞，而且有些損失是不可彌補(bǔ)的，進(jìn)而給人們的工作生活帶來(lái)無(wú)窮無(wú)盡的困擾，因此說(shuō)，新時(shí)期下加強(qiáng)檔案工作管理具有重大現(xiàn)實(shí)意義。

3 檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

1）觀念有待轉(zhuǎn)變，錯(cuò)誤的認(rèn)知仍然存在。從當(dāng)前的檔案管理工作的情況來(lái)看，有些單位的管理人員，甚至于檔案管理的從業(yè)者都將此項(xiàng)工作定義為辦公室的一般事務(wù)，無(wú)非是登記和存檔，在有人需要查閱時(shí)能夠及時(shí)找到即是此項(xiàng)工作的全部?jī)?nèi)容，其實(shí)這是將檔案管理和文件收發(fā)的混淆，而且從當(dāng)前的情況來(lái)看，這種混淆并不是個(gè)別現(xiàn)象的存在，而是普遍存在的。那么，基于認(rèn)知上存在的誤區(qū)，導(dǎo)致當(dāng)前的檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程緩慢，無(wú)法與新時(shí)期社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求相適應(yīng)。

2）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)匱乏?；诖隧?xiàng)工作長(zhǎng)期被忽視，導(dǎo)致檔案管理專業(yè)方面的人才寥寥。前幾年，更是出現(xiàn)了某所大學(xué)檔案管理專業(yè)由于生源不足而被迫停止招生的傳聞，無(wú)論其真假，都在一定程度上反映了當(dāng)時(shí)該專業(yè)的招生不容樂(lè)觀的現(xiàn)實(shí)情況。而且，據(jù)筆者調(diào)研，大量的檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，幾乎無(wú)人問(wèn)津，大都從事著與本專業(yè)毫無(wú)關(guān)聯(lián)的工作，因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)的對(duì)該工作認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，導(dǎo)致很少有企事業(yè)單位專門(mén)去招聘專業(yè)的檔案管理人員。所以，當(dāng)前在企事業(yè)單位的檔案管理崗位上的人員大都沒(méi)有任何檔案管理方面的專業(yè)教育經(jīng)歷，甚至連短期培訓(xùn)的經(jīng)歷也沒(méi)有，而且其本人也認(rèn)為從事這種工作根本無(wú)所謂專業(yè)對(duì)口與否。在筆者調(diào)研中還發(fā)現(xiàn)，有的單位根本沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案管理人員，該工作通常由辦公室的員工來(lái)兼任，那么對(duì)于這些身兼多職的員工而言，其工作重心肯定會(huì)向其主業(yè)方面傾斜，而不會(huì)對(duì)檔案管理工作投入足夠的時(shí)間和精力去進(jìn)行分析探討。同時(shí)，由于部分兼職人員的專業(yè)水平或工作態(tài)度的缺乏，使得檔案數(shù)據(jù)信息的記錄錯(cuò)誤成為常態(tài)，長(zhǎng)此以往，勢(shì)必會(huì)對(duì)單位的可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)影響。

3）檔案的保管設(shè)施急需更新?lián)Q代。據(jù)筆者調(diào)研，有許多單位的檔案管理設(shè)施已經(jīng)使用了十幾年，甚至于幾十年，幾乎沒(méi)有單位能夠做到對(duì)其定期按時(shí)更換，也因此加大了檔案管理工作的難度，在很大程度上制約了檔案管理工作的發(fā)展，導(dǎo)致一些單位的檔案由于保管不善而腐爛缺失，還有的大量檔案堆積成山，使及時(shí)調(diào)閱成為一種奢望。

4 新時(shí)期檔案管理工作策略

1）認(rèn)清檔案管理的重要性，結(jié)合自身實(shí)際，制定并完善檔案管理制度。筆者認(rèn)為，強(qiáng)化新時(shí)期的檔案管理工作，必須先從轉(zhuǎn)變檔案管理從業(yè)人員和單位管理人員對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)知方面入手，其地位絕不僅僅局限于綜合辦公室的事務(wù)性工作，而是一項(xiàng)保證單位正常運(yùn)行的基礎(chǔ)性工作，因此，只有結(jié)合自身實(shí)際，建立完善與本單位相匹配的管理制度，才能確保本單位的檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，進(jìn)而符合新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的要求。

2）重視檔案管理人員專業(yè)能力的提升，積極引入專業(yè)人才。事實(shí)上，檔案管理人員素質(zhì)的高低與否，在很大程度上決定了本單位的檔案管理水平。所以，筆者認(rèn)為，配備專職的檔案管理人員是新時(shí)期對(duì)每個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理工作的最基本要求，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案管理人員的專業(yè)教育培訓(xùn)，并積極支持鼓勵(lì)其再教育再培訓(xùn)，以便及時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技能；同時(shí)，基于加速本單位檔案管理規(guī)范化進(jìn)程及適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的迫切需求，筆者建議，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視此方面人才的引入，適當(dāng)引入檔案管理專業(yè)的人才，不斷提升本單位的檔案管理水平。

3）樹(shù)立對(duì)檔案管理設(shè)施定期更新?lián)Q代的意識(shí)。對(duì)于每個(gè)單位來(lái)說(shuō)，其檔案信息資料都會(huì)呈現(xiàn)逐年增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，如果不能及時(shí)對(duì)保管設(shè)施更新，那么勢(shì)必會(huì)影響到檔案管理工作的正常開(kāi)展。因此，對(duì)于檔案管理人員來(lái)講，應(yīng)該及時(shí)填報(bào)更新?lián)Q代檔案管理配套設(shè)施的情況說(shuō)明，并拿出切實(shí)可行的更新方案，并向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明更新的意義和價(jià)值，盡量說(shuō)服領(lǐng)導(dǎo)將定期對(duì)檔案管理設(shè)施進(jìn)行更換作為一項(xiàng)日常工作進(jìn)行。誠(chéng)然，作為檔案管理人員，也要端正工作態(tài)度，正確認(rèn)識(shí)該工作的重要性，定期對(duì)保存的檔案進(jìn)行整理，發(fā)展問(wèn)題及時(shí)采取措施，以推動(dòng)本單位的檔案管理工作進(jìn)程不斷深入。

4）重視信息化管理對(duì)檔案管理水平的促進(jìn)作用。毋庸置疑，在檔案管理工作中引入信息化管理模式是新時(shí)期的必然要求。由于各單位的檔案管理工作人員的各方面素質(zhì)都不盡相同，那么在信息化管理引入的同時(shí)，首先要對(duì)其進(jìn)行必要的基礎(chǔ)技術(shù)培訓(xùn)，以便從容應(yīng)對(duì)引入信息化管理的初期所帶來(lái)的天量的信息錄入工作；同時(shí)，對(duì)于檔案管理人員，務(wù)必要確保所錄入信息的準(zhǔn)確性，避免因信息錄入有誤而造成的檔案無(wú)法查閱等情況的發(fā)生。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上可知，新時(shí)期對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。因此，筆者認(rèn)為，在徹底轉(zhuǎn)變對(duì)此項(xiàng)工作認(rèn)知的前提下，不斷提高從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)，并根據(jù)自身實(shí)際，適當(dāng)引入專業(yè)人才，不斷發(fā)現(xiàn)并及時(shí)解決檔案管理工作中所出現(xiàn)的問(wèn)題，從而使檔案管理工作質(zhì)量再上新臺(tái)階。

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