財務視角下圖書館內部控制問題及對策

鄭煜

摘要：圖書館作為社會文化因素下的部門組織，其存在公益性和營利性并存。它將文化進行時代性的傳承，然后開放式的傳播給受眾，為受眾提供知識技術理論的支持，從而保證受眾獲取資源的基本權利。但圖書館經營發(fā)展的資金來源全部依賴于國家扶持，屬于社會大眾上繳稅收后再分配的產物，因此圖書館應注重各項內控管理工作，合理提高經營管理水平，從而充分發(fā)揮其公益性。本文從圖書館內控管理內容及內控現狀進行分析，對改善內控管理方法加以總結。

關鍵詞：圖書館；內部控制；現狀分析；方法總結

一、前言

隨著時代的進步與發(fā)展，人們的生活和娛樂水平得到大幅度提升。在物質生活越來越豐富的時代，滿足社會大眾的精神需求顯得越來越重要。圖書館作為社會大眾獲取精神糧食的場所，在社會經濟的繁榮發(fā)展下，已逐漸擴大規(guī)模，其服務種類也不斷增多，從而圖書館自身對內控管理的需求也不斷提高；另外圖書館不比一般企事業(yè)單位，它隸屬于國家。職工工資，與管理費用由財政部門預算好后直接撥款，沒有任何經營風險。安逸的大環(huán)境，使得內控管理意識薄弱，出現服務水平受限等現象。因此，圖書館需要從管理內部進行控制，來滿足人們對其經營和服務水平的不斷要求。

二、圖書館內部控制現狀分析

（一）圖書館內部管理缺乏內控意識

相比內部控制方面，大多圖書館的管理重心都偏向于具體的專技業(yè)務。因此，圖書館內控的預見性無法得到充分發(fā)揮，只能待問題出現后再進行審計，導致審計結果不能作為正確的決策依據，形成內控管理再出現問題的惡性循環(huán)，這種程序顛倒的內控管理，永遠無法及時將圖書館內部的經營狀況進行紕漏，從而影響圖書館的經營和發(fā)展。圖書館內部由于缺乏內控意識，因而其內控實施就不可能達到日?；?，就不可能從具體的工作環(huán)節(jié)或細節(jié)上發(fā)現問題從而使內控管理水平得到改善，當有關部門進行檢查時，圖書館的內控管理工作就只能人前一套，背后一套。

（二）從業(yè)人員的素養(yǎng)不夠造成內控管理受限

目前，圖書館大多內控從業(yè)人員對資金的監(jiān)督大多采用的是傳統的審計手段，沒有采用信息化技術對財務數據進行審計，在一定程度上降低了審計結果的準確性。另外，受傳統管理經驗的影響，圖書館從業(yè)人員得到繼續(xù)教育或系統化內控培訓的機會較少，因而不具備先進的財務審計技術，不具備獨立進行審計的專業(yè)水準。因此，圖書館進行內控管理實施過程中，由于缺乏專業(yè)創(chuàng)新的人才隊伍，使得內控管理能力有限。圖書館的內控機制管理轉變本就艱難，若沒有專業(yè)人員的技術支撐，其轉變過程將變得更加復雜，其發(fā)展水平相比社會的整體發(fā)展就顯得落后。

（三）內控管理平臺缺乏信息化的控制手段

內控管理需要保證信息準確、及時。目前很多圖書館雖安裝了相關的內控管理軟件，但在內部控制手段上還是沿用以前的工作方式，因此無法滿足管理軟件信息化的要求，信息職能無法得到正常發(fā)揮，其內控管理平臺就不能及時準確地為圖書館領導層提供決策依據，從而造成內控管理的片面表面化。另一方面，內控管理平臺隨著計算機的不斷發(fā)展，涌現在圖書館的系統軟件也越來越多，但大多軟件相互之間缺乏聯系，數據沒有互聯互通，數據共享較差，存在數據孤島情況。從而在一定程度上降低了信息傳遞的速度，影響了內控信息化控制的效率。

（四）內控管理實施浮于表面

內控管理早在十多年前就開始了在圖書館等事業(yè)單位的應用，從這十多年的經驗總結可以發(fā)現，內部審計管理是進行內部控制的監(jiān)督手段。但目前在內控意識薄弱的大環(huán)境下，很多圖書館的審計崗位大多由該圖書館的領導人員兼任，從而導致本應該客觀精準進行的審計工作受到過多干預，無法正常獨立的進行，造成專業(yè)審計人員工作熱情降低，將內控管理工作只放在領導的視線范圍內按照領導的意愿去進行，無法深入到內控管理的細節(jié)中去。

三、圖書館內部控制完善措施

（一）強化領導層內控意識與職責，建立內控實施的良好環(huán)境

在圖書館實行內控管理，需要有良好的環(huán)境為基礎。圖書館的內控環(huán)境一般可為內源環(huán)境和外源環(huán)境。內源環(huán)境指，與圖書館內控直接聯系的相關部門，有組織部、人事部及審計部。圖書館的最高領導人對內控進行管理時一般遵循圖書館的文化宗旨。從管理層加強內控意識與職責，輻射到下屬人員的方法無疑是最有效的手段。當領導層對內控進行管理實施部署每個環(huán)節(jié)時，會直接影響下屬人員的工作方式與工作狀態(tài)。圖書館要想貫徹落實內控管理的實施，必須得到管理領導層的認可、支持與重視。領導在建立好良好環(huán)境后，可以以身作則，主動學習內部控制相關管理知識，對內控部門認識到內控的重要性可起到督促指導作用，從而維持內控實施的良好環(huán)境。圖書館領導人員應以內控為長期管理目標，建立完善科學的內控管理制度，將制度劃分到具體部門甚至具體人員，對各部門的內控工作落實定期抽查，針對問題合理采取措施。

（二）設置專門的內控職能部門，提高從業(yè)人員的素養(yǎng)

內控職能部門是必須要從財務管理中劃分出來的獨立組織，決不能出現由財務人員或領導層兼任的情況。這是保證內控工作能客觀、公正進行的基本原則。圖書館在招募甄選財務從業(yè)人員時，應保證職業(yè)資質是參考招聘的第一門檻，在其資質滿足職業(yè)要求的情況下，還要考察其專業(yè)的職業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)等綜合素養(yǎng)。設置專門的內控職能部門過程中，要依據圖書館本身的經營需求合理設置內控崗位及內控工作，要保證不同崗位具有不同的職責，履行不同的義務，并在相互的工作環(huán)節(jié)里可以起到制約監(jiān)督的管理作用。圖書館還應注重從業(yè)人員的發(fā)展與技能提升，應定期舉行與財務工作相關的法律培訓，定期召開內控管理總結會議，在提升從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)的同時，提高他們的其他素養(yǎng)。

（三）加強信息的有效交流與反饋控制作用，建立信息化的內控管理平臺

信息化的內控管理平臺，可以優(yōu)化內控管理工作程序，制約財務管理工作，規(guī)范財務管理行為，減少人的主觀意識帶來的負面影響，打造信息化溝通控制的管理平臺。圖書館內控工作人員通過將規(guī)范的內控制度，內控措施，內控手段并入到管理平臺中，可以通過平臺實現監(jiān)督的自動化智能化。因此，在內控管理平臺開放前，應確認各部門崗位進入管理平臺的權限設置是否合理科學，保證各部門已明確知曉使用管理平臺的制度及安全操作標準，將平臺信息管理的工作和職責指定專崗專人負責，從而保證平臺信息傳遞的安全性與準確性，另外還需加強信息之間的溝通交流，打造區(qū)域集成化的平臺網絡管理系統，實現資源共享。

（四）完善內控考核機制，提高工作積極性

內控管理不能浮于表面。應深入到圖書館經營管理的各個環(huán)節(jié)。因此，內控管理離不開圖書館全體人員的積極配合與參與。圖書館應建立完善的內控考核機制，不僅僅要結合相關部門平時的績效考核，還要納入其對內控管理所做的貢獻。根據內控考核的時間對考核人員定期進行分析反饋，綜合評估后作為年終獎金標準劃分、內部選拔晉升、圖書館定期福利劃分的重要參考。對常年貢獻突出的員工進行嘉獎與鼓勵，從而提高圖書館工作人員的積極性。只有當他們在圖書館得到了滿意度的提升，才能將這份心情帶到工作中去，才能更好的為社會大眾服務。

四、結束語

總的來說，目前圖書館的經營與服務水平還達不到社會認可的標準。隨著社會大眾對精神世界的不斷需求，對圖書館的服務質量要求還將不斷提高。要想改變現狀，就必須從根本上貫徹內控管理實施的堅定信念，以良好的內部環(huán)境促進內控管理的推行，根據圖書館自身經營狀況，加強內控管理軟件的整合優(yōu)化，注重專業(yè)人員的培養(yǎng)與工作積極性的提高。

參考文獻：

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