關(guān)于新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作的思考

牟儉

摘要：文書(shū)檔案管理工作作為單位性質(zhì)辦公與單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中必不可少的重要環(huán)節(jié)，對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)在事務(wù)性工作中進(jìn)行重要決策提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息進(jìn)行參考。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理工作；新時(shí)期

1文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

1.1管理工作繁瑣

文書(shū)檔案管理工作重點(diǎn)在于保存、收集、整合資料，其承載著企事業(yè)單位寶貴的歷史資源，體現(xiàn)了每個(gè)單位的發(fā)展歷程。文書(shū)檔案管理主要以企事業(yè)單位發(fā)生的事件、人事、文件、事件過(guò)程、書(shū)報(bào)為管理對(duì)象，管理模式大都運(yùn)用紙張或者是實(shí)質(zhì)記錄下來(lái)，并且將這些文書(shū)檔案資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)于企事業(yè)單位檔案室中。

1.2文書(shū)工作對(duì)文書(shū)檔案管理的作用

文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理之間具有密切相連性，文書(shū)工作包含登記、收集、催辦、運(yùn)轉(zhuǎn)及文件的立卷、整理、歸檔等，而文書(shū)工作的過(guò)程正是文書(shū)檔案資料形成的全過(guò)程。在具體工作中，文書(shū)工作能夠?yàn)槲臅?shū)檔案管理提供鑒定、保存、整理、統(tǒng)計(jì)、編研，其是文書(shū)檔案管理工作的前提條件。文書(shū)檔案管理主要來(lái)源于文書(shū)工作，文書(shū)工作將單位有價(jià)值的事件、活動(dòng)記錄下來(lái)，經(jīng)過(guò)整合形成立卷，之后定期向文書(shū)檔案管理部門(mén)歸檔。文書(shū)工作質(zhì)量與文書(shū)檔案管理質(zhì)量息息相關(guān)，例如文書(shū)工作書(shū)寫(xiě)的質(zhì)量，能否合理歸檔，都與文書(shū)檔案管理具有直接的影響。

1.3檔案管理內(nèi)容豐富

文書(shū)檔案管理工作是企事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的真實(shí)反映與記錄，涉及到科技檔案、行政管理、黨群管理、會(huì)計(jì)檔案等方面，故而，文書(shū)檔案管理內(nèi)容較為豐富。基于文書(shū)檔案資料涵蓋企事業(yè)各類“紅頭文件”、單位簽訂的各類責(zé)任書(shū)、協(xié)議、合同、單位各類民主選舉投票登記情況，及照片、錄像、錄影、錄音等各類電子檔案資料等，導(dǎo)致文書(shū)檔案載體多樣化，內(nèi)容豐富化，這無(wú)疑對(duì)文書(shū)檔案管理形成一定的難度，因此，只有提升對(duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)識(shí)，進(jìn)行科學(xué)、合理管理，才能夠?qū)崿F(xiàn)文書(shū)檔案管理的有效性。

2新時(shí)期文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1缺少科學(xué)化的管理制度

文書(shū)檔案所記錄內(nèi)容在不斷增多，其記錄范圍也在不斷擴(kuò)大。以往的傳統(tǒng)檔案管理形式雖然也在不斷改善，但還存在著諸多的問(wèn)題。首先以往傳統(tǒng)的檔案記錄需要通過(guò)工作人員手寫(xiě)記錄，這樣不僅耗費(fèi)了大量的人力與物力，同時(shí)工作量也大大增加，并且手寫(xiě)記錄的方法，不能及時(shí)更新檔案記錄。其次以往的檔案管理工作并沒(méi)有按照規(guī)章制度來(lái)執(zhí)行，檔案記錄不夠規(guī)范，并且檔案資料不能很好地為其他工作服務(wù)。

2.2文書(shū)工作和檔案工作缺乏緊密的銜接

文書(shū)檔案管理工作是由文書(shū)和檔案兩方面構(gòu)成，二者之間聯(lián)系緊密，所以說(shuō)，在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中，就需要將二者緊密地結(jié)合在一起，融為一體，使二者能夠相互配合，相互促進(jìn)，形成較為全面系統(tǒng)且完善的管理體系。但在新時(shí)期的實(shí)際管理工作中，主要采用的是分模塊管理的方式，單獨(dú)操作，不能夠形成完整的體系，在形式上存在著分化的現(xiàn)象，這種管理方式拉大了文書(shū)管理和檔案管理之間的距離，并且在一定程度上使二者產(chǎn)生了偏差，影響了文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

2.3文書(shū)檔案管理專業(yè)人員較少，且培訓(xùn)工作不夠完善

新時(shí)期，文書(shū)檔案有了新的特點(diǎn)，即豐富性和多樣化，且文書(shū)檔案管理工作更加重視對(duì)資料的收集和保存，這就要求管理人員必須要具備專業(yè)的管理知識(shí)和技能。但是目前來(lái)看，企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理專業(yè)人員較少，素質(zhì)普遍偏低，管理者往往由辦公室的秘書(shū)兼職，在精力和專業(yè)程度上均不足。加之在培訓(xùn)方面沒(méi)有足夠的力度，培訓(xùn)工作不夠完善，缺乏崗前的系統(tǒng)性培訓(xùn)。

2.4基礎(chǔ)普遍較差

現(xiàn)階段仍有很多的企事業(yè)單位在文書(shū)檔案管理上處于封閉式的管理狀態(tài)，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作對(duì)于管理體制與管理流程認(rèn)識(shí)較差。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作的主要內(nèi)容就是避免檔案丟失，在這樣的管理模式下，極大程度上降低了檔案的利用率，不能充分發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值，其整理規(guī)范也不統(tǒng)一、不全面，使文書(shū)檔案管理工作存在基礎(chǔ)較差的現(xiàn)象。

3適應(yīng)新時(shí)期做好文書(shū)檔案管理工作的對(duì)策建議

3.1加強(qiáng)檔案管理工作信息化水平

掌握現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，是當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作所必備的基礎(chǔ)條件。在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)能夠與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)化地完成文件的起草、修改、檢測(cè)、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，因此，文書(shū)檔案管理人員應(yīng)充分掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用。

3.2實(shí)現(xiàn)文書(shū)工作和檔案工作的融合

文書(shū)檔案管理工作的兩個(gè)部分要緊密融合在一起，為此，在今后的管理工作當(dāng)中要強(qiáng)化部門(mén)之間的溝通和交流。檔案管理人員要提升自身的積極性和主動(dòng)性，準(zhǔn)確且全面及時(shí)地掌握好業(yè)務(wù)部門(mén)的工作進(jìn)展?fàn)顩r，和職工保持聯(lián)系，掌握相關(guān)文書(shū)檔案信息情況。同時(shí)，還需要主動(dòng)對(duì)相關(guān)的檔案資料進(jìn)行分析，確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性，要變被動(dòng)的管理為主動(dòng)的服務(wù)。

3.3構(gòu)建文書(shū)檔案管理制度

加強(qiáng)文書(shū)檔案管理制度構(gòu)建，對(duì)提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量具有一定的保障。新時(shí)期下，文書(shū)檔案管理制度應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理模式，進(jìn)而才能夠?qū)崿F(xiàn)文書(shū)檔案管理實(shí)效性。首先，各單位應(yīng)該在傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理制度上，結(jié)合國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)制度，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，構(gòu)建現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理制度模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理的實(shí)用性、使用性、靈活性、科學(xué)性。構(gòu)建現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理制度，能夠有效更新傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中的不足現(xiàn)象，完善文書(shū)檔案管理制度，解決檔案管理瓶頸問(wèn)題。在構(gòu)建現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理制度中，要根據(jù)文書(shū)檔案管理實(shí)際情況，有計(jì)劃、有目的的對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行修編、查閱，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理制度的實(shí)用性。

3.4提升對(duì)文書(shū)檔案管理認(rèn)識(shí)度

文書(shū)檔案管理工作可分為兩大類：一類是由單位本級(jí)組織形成的文檔管理，另一類是單位上級(jí)組織形成的檔案管理。這兩類檔案信息都能夠?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作提供保障，因此，需要單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行重視。一方面，單位應(yīng)在軟硬件設(shè)施上為文書(shū)檔案管理工作提供保障，為文書(shū)檔案管理營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，進(jìn)而促進(jìn)文書(shū)檔案管理人員更好的進(jìn)行工作。另一方面，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要積極參與到文書(shū)檔案管理工作中，并且根據(jù)實(shí)際情況，為文書(shū)檔案管理工作提出針對(duì)性的建議，將文書(shū)檔案管理工作納入到年度終結(jié)中，進(jìn)而確保文書(shū)檔案管理的有效性。

4結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案管理是企事業(yè)單位檔案管理的核心，是一項(xiàng)技術(shù)性、服務(wù)性、政治性較強(qiáng)的工作。新時(shí)期下，要提升文書(shū)檔案管理工作認(rèn)識(shí)度，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理質(zhì)量，使文書(shū)檔案管理能夠有效、科學(xué)、合理的進(jìn)行，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的有效性。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈心潔.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代運(yùn)用OA系統(tǒng)處理公文對(duì)高校文書(shū)檔案管理的影響———基于SWOT分析法[J].機(jī)電兵船檔案，2017（02）：37-38.

（作者單位：遼寧省阜新市清河門(mén)區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)服務(wù)中心）