論述檔案管理中的電子檔案關(guān)系作用

王嶼平

摘 要：電子檔案管理取代傳統(tǒng)的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會(huì)因此變得更加簡(jiǎn)單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關(guān)鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術(shù)，做好電子檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢(shì)的最大化，來提升信息時(shí)代的電子檔案管理工作效率。

關(guān)鍵詞： 檔案管理；電子檔案電子檔案管理

1 檔案管理的作用

檔案管理的基本性質(zhì)是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務(wù)性檔案管理的工作。檔案管理不會(huì)憑空生產(chǎn)出物質(zhì)或者金錢。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員產(chǎn)生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的專業(yè)，所以檔案管理是管理性質(zhì)的工作。

檔案管理系統(tǒng)并不是孤立的，而且它是所有社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。檔案管理是一項(xiàng)通過提供檔案信息來為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的工作，這是不同于其他工作的特點(diǎn)之一。在歷史的各個(gè)階段，在社會(huì)中，檔案管理工作都必須為文化、經(jīng)濟(jì)、政治服務(wù)，否則檔案管理就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。

2 電子檔案的要點(diǎn)

一是要建立一個(gè)電子檔案首先就應(yīng)該先構(gòu)建一個(gè)公共的、獨(dú)立的、應(yīng)用性的檔案管理信息化平臺(tái)，以及支撐各類業(yè)務(wù)所需要涉及的，包括實(shí)體以及虛擬的檔案信息化管理，來實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化轉(zhuǎn)變與管理以及電子信息的檔案化管理。

二是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實(shí)體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫等等。

三是我們所創(chuàng)建的電子檔案一般是具有保存價(jià)值的歷史記錄或是作為法律依據(jù)的電子信息（如表證單書等）。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀(jì)錄，并且電子檔案必須具有歷史再現(xiàn)性或者文件的原始記錄性。

3 電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

下面就讓我們具體談?wù)勲娮訖n案管理的幾大優(yōu)勢(shì)：

第一，由于電子檔案管理是通過計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來實(shí)行的，這便大大地提高了人們的工作效率。現(xiàn)如今，信息化技術(shù)高速發(fā)展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檔案管理工作的效率。

第二，電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質(zhì)檔案必須在一定的環(huán)境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進(jìn)行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質(zhì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的，減少了人為錯(cuò)誤的發(fā)生，且電子檔案并不會(huì)隨著時(shí)間的增長而發(fā)生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。

第三，電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質(zhì)。保存電子檔案的工具是計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)并沒有感情色彩，只會(huì)遵照被設(shè)計(jì)的保密程序而運(yùn)行，但是保存紙質(zhì)檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說，電子檔案具有更好的保密性。

第四，電子檔案使得檔案的質(zhì)量管理工作能夠做得更好。傳統(tǒng)的檔案的質(zhì)量管理是要依靠人去做的，因此，必然會(huì)有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計(jì)算機(jī)被設(shè)計(jì)的自動(dòng)化程序來進(jìn)行運(yùn)營的，這樣就能更好地提高電子檔案的質(zhì)量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時(shí)效價(jià)值。

4 電子信息化管理模式在檔案管理工作中的作用

4.1 有利于實(shí)現(xiàn)資源共享

在檔案管理工作中采取電子信息化的管理模式，有利于充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，在一定程度上能推動(dòng)檔案管理的體制化與信息化，促進(jìn)資源的合理共享。與此同時(shí)，也能夠促進(jìn)檔案翻閱、檔案查找以及檔案編碼等檔案相關(guān)工作便利性的增強(qiáng)。而隨著信息網(wǎng)絡(luò)以及科學(xué)技術(shù)更深層次的改革與推進(jìn)，電子檔案管理逐漸從不同的角度出發(fā)，嚴(yán)格依照不同的檔案管理情況進(jìn)行檔案查閱、檔案資料分類、檔案優(yōu)化等。

4.2 電子信息化管理模式可以確保檔案檢索的準(zhǔn)確性以及有效性

過去的檔案管理工作都是采取傳統(tǒng)的手工管理模式，檔案管理人員對(duì)于檔案查閱、檔案分類與整理等相關(guān)的檔案管理工作都是通過人工的方式進(jìn)行的，因此工作效率非常低，并且工作中出現(xiàn)的誤差也特別多。而現(xiàn)在，通過采取各種先進(jìn)的相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)備，將檔案管理人員從過去純手工的管理方式中轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽肯冗M(jìn)的科學(xué)技術(shù)，在檔案管理工作中采取了電子信息化的管理模式，促進(jìn)了檔案管理的工作效率得到了大幅度的提高，并且數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，具有比較完善的檢索方式，不僅有高級(jí)檢索還有專業(yè)檢索等，并且對(duì)于廣大檔案管理人員而言，在一定程度上，減輕了檔案管理工作的壓力，推動(dòng)相關(guān)檔案管理工作水平更深層次的提高。

4.3 電子信息化管理模式可以確保檔案的時(shí)效性

過去的檔案管理工作由于相關(guān)技術(shù)不發(fā)達(dá)，管理思路也不清晰，相關(guān)的檔案管理人員缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，龐大繁瑣的檔案管理工作需要耗費(fèi)檔案管理人員大量的時(shí)間與精力。而在檔案管理工作中運(yùn)用了電子信息化管理模式，在一定程度上緩解了檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)，與此同時(shí)，信息化的電子計(jì)算機(jī)管理模式也能確保檔案管理工作的有效完成，具有一定的時(shí)效性。

5 結(jié)語

綜上所述， 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子文件已經(jīng)漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質(zhì)公文、紙質(zhì)文獻(xiàn)等實(shí)體資料都在以逐電追風(fēng)的速度被電子公文、電子文獻(xiàn)等電子文檔所取代。檔案部門正在面臨電子檔案創(chuàng)建、接受、整理、保管、利用的新課題。檔案管理一般包括傳統(tǒng)檔案管理的方式和電子檔案管理的方式。目前，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理正在逐漸取代傳統(tǒng)的檔案管理。電子檔案管理是一種更加高效的檔案管理方法。

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