淺析醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀、問題及對策

苗偉

摘要：隨著經(jīng)濟和各行各業(yè)的快速發(fā)展，通過對醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的現(xiàn)狀、存在問題分析，提出相應(yīng)的管理措施和對策，逐步建立和完善醫(yī)院技術(shù)檔案管理長效機制，整合信息資源，搭建檔案信息交流服務(wù)平臺，為檔案利用者提供完整、持續(xù)、快捷、高效的動態(tài)信息服務(wù)，為醫(yī)院的長足發(fā)展和高端技術(shù)人才的引進培養(yǎng)，提供有效的科學(xué)評價和戰(zhàn)略信息支撐。

關(guān)鍵詞：技術(shù)檔案;信息化;動態(tài)化管理服務(wù)

引言

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院科學(xué)管理的重要條件，但是在當(dāng)下的檔案管理中，卻因為各方面的原因?qū)е鹿ぷ餍实拖?，只有認(rèn)清影響當(dāng)下檔案管理工作效率的主要原因，才可以改進當(dāng)下工作，為醫(yī)院發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

1當(dāng)前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.1管理制度和責(zé)任機制落后

隨著中國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國當(dāng)下醫(yī)療科學(xué)技術(shù)有了飛速的發(fā)展，先進的醫(yī)療設(shè)備不斷增加，醫(yī)療技術(shù)在不斷進步，但是因為當(dāng)下醫(yī)院內(nèi)部管理制度和責(zé)任機制沒有及時進行改進和更新，導(dǎo)致近幾年有很多優(yōu)秀的醫(yī)療科研成果被忽視，還有部分醫(yī)療科研成果的記錄工作重點不突出，檔案資料中的文字內(nèi)容和數(shù)據(jù)都存在一定的紕漏，嚴(yán)重影響了醫(yī)院內(nèi)部優(yōu)秀醫(yī)療資料的應(yīng)用價值。不僅如此，因為當(dāng)下部分醫(yī)院中還是以傳統(tǒng)的文字檢索方式為主，導(dǎo)致檢索、查找工作效率慢。

1.2傳統(tǒng)檔案管理模式影響工作效率

雖然近幾年我國醫(yī)院越來越重視現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，但是醫(yī)院依然沒有根據(jù)當(dāng)下工作的實際情況建立合理的管理模式。目前部分醫(yī)療資料還是采用紙質(zhì)方式保存，未及時將過去的檔案資料進行電子化，這些珍貴的醫(yī)療檔案資料如果因為意外造成損壞或丟失，那么必然會出現(xiàn)不可挽回的后果。

1.3檔案管理部門混亂

隨著社會的進步和發(fā)展，醫(yī)院不論是部門還是機制都發(fā)生了很大的變化，但是當(dāng)下部分檔案還是由不同的管理部門分開管理，導(dǎo)致檔案管理工作無法針對醫(yī)院檔案進行整體的管理，浪費了大量的人力和物力，嚴(yán)重影響了整個檔案管理工作的進步和發(fā)展。

1.4檔案管理者有著相對較低的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力

不少醫(yī)院并未重視培養(yǎng)檔案管理人員，甚至讓一些年齡較大的工作人員去從事檔案管理。大多數(shù)醫(yī)院將自身精力傾注于醫(yī)療人員身上，忽視了對檔案管理者的培養(yǎng)和繼續(xù)教育。不少檔案管理者在上崗前甚至缺少相應(yīng)的培訓(xùn)就直接走上崗位，如此的工作者不僅缺少相應(yīng)的專業(yè)知識，也缺少了去充實自身知識的機遇，檔案管理效果可想而知。

2提出解決問題的對策及建議

2.1加強專業(yè)技術(shù)人員檔案系統(tǒng)的規(guī)范化和信息化管理

積極適應(yīng)新時代醫(yī)院的發(fā)展，進一步促進醫(yī)院計算機部門對計算機信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)和醫(yī)院的OA綜合辦公軟件系統(tǒng)開發(fā)，建立醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化、信息化模塊，逐步對檔案信息資源進行有效整合，不斷豐富和完善醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理系統(tǒng)，利用醫(yī)院信息化建設(shè)助推技術(shù)檔案的信息化管理，方便職工對所屬專業(yè)技術(shù)材料的查閱和咨詢服務(wù)，讓專業(yè)技術(shù)檔案真正從紙質(zhì)化向電子化轉(zhuǎn)變;完善專業(yè)技術(shù)檔案模塊有效管理升級，拓展檔案信息化管理實用性功能開發(fā)，建立醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對整個醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的數(shù)據(jù)信息進行準(zhǔn)確統(tǒng)計分析，在科研和學(xué)術(shù)等建設(shè)方面，為醫(yī)院一些重要學(xué)術(shù)學(xué)科領(lǐng)域帶頭人人選提供可靠完整的技術(shù)人才信息依據(jù)材料。

2.2科學(xué)建檔，專人專檔，加強政策宣傳，實行動態(tài)化管理，提升專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)和檔案服務(wù)水平

技術(shù)檔案管理嚴(yán)格從源頭抓起，科學(xué)建檔，實行專人專檔專盒管理。加大對專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的培訓(xùn)和宣傳力度，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，要能夠耐得住寂寞，守得住清貧，甘于奉獻。同時也要向廣大專業(yè)技術(shù)人員宣傳專業(yè)技術(shù)檔案的重要性，讓各專業(yè)檔案信息人員進行及時的反饋登記，及時更新檔案信息，適時動態(tài)管理，提升專業(yè)技術(shù)人員檔案管理服務(wù)水平;創(chuàng)新檔案管理服務(wù)理念，開發(fā)多種檔案利用途徑，提升檔案管理人員的服務(wù)意識，在技術(shù)檔案咨詢、多層次利用等方面，主動為醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員提供便捷、高效、滿意的服務(wù)。

2.3增強服務(wù)意識

當(dāng)下部分檔案管理工作人員缺乏服務(wù)意識，只注重對檔案的管理工作，對前來查閱檔案的人不予理睬，導(dǎo)致檔案的利用價值受到影響。因此在以后的工作中，各個檔案管理工作人員要增強服務(wù)意識，對于前來查閱資料的人要熱情接待，努力改變當(dāng)下“無所作為”的工作態(tài)度。檔案資料本身就是具有高利用價值的資料，如果對其合理利用不僅可以起到良好的宣傳效果，而且還可以為當(dāng)下的醫(yī)療工作人員提供一定的借鑒，促進醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展。因此醫(yī)院要加強相關(guān)方面的人員培訓(xùn)，各個工作人員要充分重視起對檔資料的利用價值，通過改善服務(wù)態(tài)度吸引更多的人前來查閱相關(guān)檔案資料，為查閱資料的人提供更好的環(huán)境，從而擴大醫(yī)院的知名度。

2.4現(xiàn)代化管理方式融入檔案管理工作

在以后的工作中要增強創(chuàng)新意識，不斷將先進的科學(xué)技術(shù)融入檔案管理工作中。比如，醫(yī)院檔案管理部門可以設(shè)立微信公眾號，想要前來查閱資料的可以通過手機APP預(yù)約，在收到預(yù)約通知以后，管理人員可以提前為其準(zhǔn)備相關(guān)的查閱資料，從而提高其查閱體驗。在檔案管理工作中還可以利用檔案管理軟件在計算機上建立云數(shù)據(jù)庫，將當(dāng)下的檔案數(shù)據(jù)全部輸入到計算機中，并做好備份，查閱的人可以直接在電子閱覽室中通過計算機查找想了解的資料，這樣不僅可以防止因為文本損失造成的資料損傷，還可以提高檔案閱覽效率，同樣的內(nèi)容可以同時供多人瀏覽。

2.5注重人才隊伍的培養(yǎng)

針對檔案管理工作要安排專業(yè)的人才或者后備人才來進行檔案管理工作，而且應(yīng)該要重視對檔案管理人才的培養(yǎng)。在開展一些專業(yè)知識學(xué)習(xí)活動的同時，還應(yīng)該組織進行一些進修學(xué)習(xí)，將自主學(xué)習(xí)的方式與集中培訓(xùn)的方式結(jié)合在一起，使自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到不斷的提升，對于一些寶貴的經(jīng)驗應(yīng)該積極汲取，要做到學(xué)以致用，使檔案管理工作變得更加趨向于規(guī)范化和科學(xué)化，能夠更好地適應(yīng)醫(yī)院的需求。

2.6加大檔案設(shè)備的投入

醫(yī)院目前的檔案管理模式相對來說還是比較傳統(tǒng)、封閉、松散的，有些醫(yī)院的收集方式還停留在手工搜索的階段。隨著各大醫(yī)院在臨床應(yīng)用中廣泛引進了許多數(shù)字化技術(shù)，醫(yī)院數(shù)字化的重要標(biāo)志之一就是科研電子化管理。對于基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)工作和配套工作檔案部門要進一步加強，使其為計算機管理的推廣創(chuàng)造良好的條件。為了保證電子文件能夠得到安全的儲存，醫(yī)院還需要根據(jù)自身的要求來修建專門的檔案專用房，使電子文件的傳輸過程更加安全可靠，使得檔案信息的管理更加科學(xué)，能夠被更有效地利用。

結(jié)語

總而言之，醫(yī)院要盡快建立健全醫(yī)院技術(shù)檔案管理制度長效機制，加快專業(yè)技術(shù)檔案管理技能培訓(xùn)和檔案管理人才培養(yǎng)，借助醫(yī)院信息化建設(shè)，不斷開發(fā)醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)軟件服務(wù)功能，創(chuàng)新醫(yī)院技術(shù)檔案管理服務(wù)模式，加強醫(yī)院各科室業(yè)務(wù)部門的信息溝通，實現(xiàn)檔案管理部門適時對檔案信息進行動態(tài)化、信息化管理，及時跟蹤服務(wù)。讓醫(yī)院廣大職工充分認(rèn)識到保存管理個人專業(yè)技術(shù)檔案的重要意義，實現(xiàn)專業(yè)技術(shù)檔案管理成為醫(yī)院對專業(yè)技術(shù)人才合理培養(yǎng)和正確評價信息的重要決策依據(jù)，成為醫(yī)院不斷發(fā)展壯大的不竭信息源和動力源。

參考文獻：

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（作者單位：山東省菏澤巿曹縣倪集中心衛(wèi)生院）