新形勢下政協(xié)機關(guān)檔案管理工作的幾點認識

劉亭

摘 要：政協(xié)檔案是記錄政協(xié)發(fā)展歷程，服務政協(xié)工作現(xiàn)實，造福人民群眾和傳承政協(xié)文明的重要載體，是整個檔案事業(yè)的有機組成。維護政協(xié)歷史真實原貌，進而通過參考這些歷史原貌來維持國家相關(guān)政策、把控未來工作方向是政協(xié)檔案工作的而根本出發(fā)點和落腳點。隨著創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的深入推進，云計算、物聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)開始滲透至政協(xié)檔案工作當中，給檔案管理員帶來了全新研究思路和工作思路。在這種新形勢下，政協(xié)檔案事業(yè)蒸蒸日上，其利用價值日益凸顯，業(yè)界從業(yè)人士以及理論界學者也日益重視政協(xié)檔案工作的研究力度。

關(guān)鍵詞：政協(xié)機關(guān)；瓶頸問題；建議

一、政協(xié)機關(guān)檔案管理工作概述

政協(xié)機關(guān)檔案管理工作屬于檔案管理的范疇，其主要指對于政協(xié)各個部門日常工作中直接或間接形成的書面、音像等信息，由政協(xié)檔案管理員進行歸納、整理、鑒定、開發(fā)和管理的一項工作。毋庸置疑，在當前新形勢新要求新時代下，政協(xié)檔案工作呈現(xiàn)出新的特性，其對于助推政協(xié)事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展具有重要意義。

（1）在政協(xié)全部工作范疇中占據(jù)著重要地位

政協(xié)各個職能部門的實踐工作會隨著時間的推移產(chǎn)生眾多材料，例如各種會議記錄、民意社情信息、內(nèi)部出版資料以及其他文字記錄或電子記錄等等。這些都是政協(xié)各個職能部門實踐工作的真實記錄，既反映了過去一個時間段內(nèi)政協(xié)各個職能部門的履職成果，也昭示了過去一個時間段內(nèi)政協(xié)各個職能部門履職工作存在的弊端，這種兩面性是事物發(fā)展規(guī)律，也是政協(xié)履職實踐的有機組成和表現(xiàn)形式之一。同時，政協(xié)一方面需要對未來工作和服務的開展進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，另一方面需要對這些工作和服務的過程與結(jié)果加以留存。諸如上述文字記錄和電子記錄，都在政協(xié)全部工作范疇當中形成，最終均需進入?yún)R總并管理的流程，也就是通常所說的檔案管理流程。

（2）促進政協(xié)事業(yè)發(fā)展的重要源泉

工作的改革創(chuàng)新和銳意進取，離不開汲取歷史經(jīng)驗中的營養(yǎng)和反思歷史進程中的過錯[1]。一方面，政協(xié)檔案是政協(xié)歷史長河中形成的豐富信息資源，里面蘊含了豐富的實踐經(jīng)驗，記載了過去時間內(nèi)政協(xié)各項工作開創(chuàng)的好做法。通過對這些寶貴的做法和經(jīng)驗進行研究，有利于政協(xié)各部門在下一時期內(nèi)的準確把握工作實質(zhì)，深入掌握核心要義，進一步把工作創(chuàng)新引向更深，另一方面，歷史進程中存在的過錯也反映在檔案中，通過對這些過錯進行反思，吸取教訓，有利于政協(xié)各部門更好的把握好發(fā)展方向、落實新任務和樹立新目標，規(guī)避和減少工作中的失誤和風險。

二、政協(xié)機關(guān)檔案管理工作面臨的瓶頸問題

（1）信息建設(shè)瓶頸問題

受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影響，政協(xié)檔案基礎(chǔ)工作呈現(xiàn)出信息化、技術(shù)化的發(fā)展態(tài)勢，在發(fā)展過程中面臨的瓶頸問題也逐步凸顯出來。一方面，檔案業(yè)務基礎(chǔ)較差，在對紙質(zhì)檔案進行數(shù)據(jù)化時需要重新花費精力和時間進行整理和著錄，費時費力。部分地區(qū)政協(xié)在發(fā)展過程中檔案觀念薄弱，或是紙質(zhì)檔案文號、題名和責任者等存在紕漏，或是材料齊全完整度不高，致使基礎(chǔ)業(yè)務薄弱，進而導致必須對這些紙質(zhì)檔案進行重新編目和整理。這就勢必會給檔案管理員帶來額外工作量，也會增加政協(xié)的人、物和財力投入[2]。另一方面，信息化過程中存在泄密風險。部分地區(qū)政協(xié)在信息化過程中，儲存在硬盤中的信息不進行加密處理，在系統(tǒng)遭受病毒入侵時，容易被不法分子拷貝。

（2）檔案利用瓶頸問題

部分地區(qū)政協(xié)對于正式公文的收集較為重視，忽視了其他文件和資料，影響檔案整體的完整程度。一方面，日常工作記錄、工作計劃和外出會議記錄等其他文件一直收集不齊，可開發(fā)利用資源匱乏，政協(xié)工作人員在查找相關(guān)信息時要么耗時較長，要么檢索不到，檔案利用工作呈現(xiàn)邊緣化態(tài)勢。另一方面，部分地區(qū)政協(xié)的檔案管理員更換較為頻繁，政協(xié)檔案無法保持連續(xù)性。同時，存在檔案積壓未整理現(xiàn)象，歸檔整卷質(zhì)量不高，為以后利用開發(fā)工作的進行埋下隱患。

三、完善政協(xié)機關(guān)檔案管理工作的建議

（1）加強信息化建設(shè)

首先，檔案網(wǎng)絡(luò)與制度保障是不可分割的有機整體，檔案網(wǎng)絡(luò)安全性能有賴于制度保障。為此，要建立嚴格的檔案文件歸納、編目、統(tǒng)計和編錄制度，從制度層面約束政協(xié)檔案管理員的行為，夯實檔案業(yè)務基礎(chǔ)。其次，建立經(jīng)費保障機制，根據(jù)自身資金實力水平，盡量配置高性能的軟硬件設(shè)施，如高清電子掃描機、一鍵化刻錄儀，優(yōu)化政協(xié)檔案工作環(huán)境[3]。最后，要將信息安全擺在核心位置，嚴格控制各項工作流程，規(guī)范檔案信息化操作流程，確保信息在數(shù)據(jù)化過程中具備安全性和可靠性。同時，要及時對涉密信息進行安全加碼，更新計算機防入侵系統(tǒng)，將防范重心放在事前，杜絕信息數(shù)據(jù)丟失和泄密事件的發(fā)生。例如可以上傳到云端進行數(shù)據(jù)加碼；也可以在計算機系統(tǒng)中進行文件加密。

（2）積極開發(fā)編研，做好利用工作

政協(xié)檔案管理員要積極挖掘檔案內(nèi)的有價值信息進行開發(fā)編研，將死檔案變成活黃金。首先，檔案管理員要盡量熟悉檔案的分類的內(nèi)容，研究日常查詢記錄，了解檔案利用者的需求規(guī)律和需求屬性，進而全方位、多層次的進行專題編研。例如可以編寫專門的會議記錄專輯和政協(xié)重大事件專輯等。其次，要做好檔案管理員專業(yè)化工作，選好配好政協(xié)檔案管理員，選拔管理知識過硬和信息技術(shù)過牢的人員從事政協(xié)檔案工作，提高檔案管理員待遇，完善崗位機制，確保信息的連續(xù)性。最后，要結(jié)合政協(xié)工作特點制定檔案管理員培訓計劃，積極提高其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用能力，更新其管理理念，從而更好的適應形勢。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)生態(tài)視角下研究政協(xié)檔案管理，對于革新政協(xié)檔案工作的滯后、信息化水平滯后以及管理方式陳舊的現(xiàn)狀具有積極意義。特別是在當前電子政務發(fā)展迅速，政協(xié)電子文件數(shù)量劇增、種類日趨繁雜的背景下，現(xiàn)代科技的應用范圍和應用價值也不斷擴大。有效管理政協(xié)工作中產(chǎn)生的這些信息，保證政協(xié)檔案可用、完整和真實，既是國家保存真實、完整歷史記錄的內(nèi)在要求，也是為政協(xié)進行科學決策的基礎(chǔ)?？偠灾f(xié)檔案工作是新形勢下政協(xié)工作中的戰(zhàn)略任務，隨著各種主客觀因素的更迭，其也必將面臨更多挑戰(zhàn)。相信通過政協(xié)、檔案管理員以及全社會的共同努力，政協(xié)檔案工作一定會買上規(guī)范化、制度化和科學化的臺階。

參考文獻

[1]展賢東.淺談如何提高機關(guān)檔案管理工作水平[J].辦公室業(yè)務，2018（04）：106.

[2]朱雪非.探索機關(guān)檔案信息化的發(fā)展之路[J].山東檔案，2017（04）：24-26.

[3]唐微.淺談機關(guān)檔案信息化建設(shè)的實踐與創(chuàng)新[J].蘭臺世界，2017（S1）：62.

（作者單位：山東省濱州市沾化區(qū)政協(xié)辦公室）