淺談數(shù)字檔案建設的意義

王欣

摘要：檔案承載著歷史，反映著現(xiàn)實，啟迪著未來，它在社會和經(jīng)濟發(fā)展中具有獨特的作用，這是由檔案工作自身的特性所決定的，它是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展一個不可缺少的方面，隨著現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛運用，傳統(tǒng)檔案管理工作正面臨著巨大的變革，人們對檔案數(shù)字化建設工作越來越重視，數(shù)字檔案建設順應了檔案管理發(fā)展的潮流，滿足了社會的發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：數(shù)字；檔案；建設；意義

一、數(shù)字檔案建設的內(nèi)容

（一）基礎設施建設

主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備建設，基礎設施建設是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化建設的整體效益。

（二）檔案信息資源建設

檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期建設工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關(guān)鍵，是衡量檔案信息化水平的重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化成果和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設以及各門類檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。

（三）應用系統(tǒng)建設

應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。

（四）標準規(guī)范建設

是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

（五）人才隊伍建設

檔案信息化建設，人才是關(guān)鍵，專業(yè)檔案人才是檔案數(shù)字化建設中最寶貴的資源。人才隊伍涵蓋檔案專業(yè)人才和計算機專業(yè)人才，做復合型的專業(yè)檔案人才既需要懂檔案業(yè)務，又需要熟悉信息技術(shù)的人才。

二、數(shù)字檔案建設的意義

1.從檔案原件的角度出發(fā)，數(shù)字檔案建設是保護檔案原件的重要手段；檔案是歷史的見證，具有原始憑證性和唯一性的特點，價值珍貴，一旦檔案原件保存不當則極大造成檔案損壞，甚至造成檔案毀壞、永久散軼。傳統(tǒng)檔案利用工作主要依賴于實體檔案原件的查閱利用，不僅檢索效率低，而且經(jīng)常性翻閱動作對于檔案原件的耗損久也是肉眼可見的。檔案數(shù)字化建設將檔案資源進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，利用網(wǎng)絡技術(shù)在線查閱電子檔案，在推進檔案工作信息化、智能化的同時，也極大程度上保護了檔案原件。

2.從傳統(tǒng)檔案工作的角度出發(fā)，數(shù)字檔案建設是對傳統(tǒng)檔案工作的一次變革；傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化的過程中對檔案原件進行系列流程化的整理、編目、裝訂、裝盒、統(tǒng)計、修復裱糊等各項工作，把原始檔案通過技術(shù)手段再重新修整，在完成數(shù)字化以后，對原始檔案進行封存管理，從而減少對檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案的安全系數(shù)，保障檔案的安全，開展檔案數(shù)字化工作，實質(zhì)上是向數(shù)字化要安全、要效率，用數(shù)字化保安全。

3.從現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)發(fā)展的角度出發(fā)，數(shù)字檔案建設順應了檔案管理發(fā)展的潮流；時代在發(fā)展，科技在進步，技術(shù)在不斷創(chuàng)新，檔案工作不能停滯不前，止步于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，而應當不斷學習先進技術(shù)，與時俱進，不斷創(chuàng)新升級。緊跟現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展的潮流，檔案數(shù)字化建設的優(yōu)勢正在逐步顯現(xiàn)，越來越多的人開始重視將現(xiàn)代化技術(shù)手段運用在傳統(tǒng)檔案工作總結(jié)，雖然在這個技術(shù)糅合的階段遇到了諸多問題和挑戰(zhàn)，但是就目前檔案數(shù)字化建設的成果而言，成果是可喜的，運用先進網(wǎng)絡技術(shù)強化收集工作、簡化檔案整理、優(yōu)化檔案保管、深化檔案利用，使傳統(tǒng)檔案基礎工作得到了飛速的提升和優(yōu)化。

4.從檔案提供利用的角度出發(fā)，數(shù)字檔案建設是展現(xiàn)檔案價值的重要依據(jù)；提供利用是檔案價值的體現(xiàn)，也是檔案基礎工作的最終目的，它是檔案的靈魂所在。傳統(tǒng)檔案利用工作主要有三個特征：檔案工作不受重視、利用率低、利用效果差。

三、總結(jié)

數(shù)字檔案建設不僅是檔案工作的意向巨大革新，也是一項利國利民的建設內(nèi)容，數(shù)字檔案管理較之于傳統(tǒng)檔案管理有著不可替代的優(yōu)越性。檔案工作的數(shù)字化建設順應潮流，適應時代發(fā)展。作為一種原生信息資源，檔案的重要性正日益凸顯，掌握信息技術(shù)為服務檔案工作，做好檔案工作為社會主義經(jīng)濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

【參考文獻】

[1]吳心音.淺談新時期的檔案管理[J].甘肅科技，2003（8）.

[2]馮秀珍.關(guān)于電子文件歸檔與管理的幾點思考[J].邯鄲學院學報，2009（9）.

[3]劉亞峰，黃亞紅.電子文件的歸檔、利用與保護[J].新西部，2009（18）.