淺析檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系

張微

摘 要：針對檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化相關(guān)內(nèi)容，做了簡單的論述，并且分析了三者的關(guān)系。信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是檔案發(fā)展的主要標志，也是必然趨勢。其中，信息化是檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的整合應(yīng)用、檔案數(shù)字化是信息化的根本前提、檔案網(wǎng)絡(luò)化為數(shù)字化檔案存儲和管理提供了更為廣闊的空間。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案數(shù)字化；檔案網(wǎng)絡(luò)化

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）20-0002-02

2016年，我國檔案信息化建設(shè)全面提速，數(shù)字檔案館也開始建設(shè)，4家全國示范數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試工作穩(wěn)步實施，機關(guān)數(shù)字檔案室和企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指導(dǎo)文件相繼出臺，檔案數(shù)字化進程不斷加快，電子檔案管理工作穩(wěn)步推進。此外，檔案網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，為檔案信息化和數(shù)字化利用，提供了保障，推動著檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

1 檔案信息化

目前，檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代化檔案工作的主要特點。在數(shù)字化檔案信息以及網(wǎng)絡(luò)化管理環(huán)節(jié)，利用信息化手段，比如計算機系統(tǒng)，進行檔案信息加工和傳輸，能夠提高檔案信息資源利用率，促使檔案資源共享。具體涉及以下內(nèi)容：①網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化相關(guān)的檔案信息。②一體化管理模式。③檔案信息資源共享。④數(shù)字化信息存儲形式。目前，全國檔案工作正著力提升檔案信息化應(yīng)用層次，從檔案資源入手，主抓關(guān)鍵點，精準發(fā)力，逐漸解決檔案數(shù)字化率偏低以及信息共享度差等問題，實現(xiàn)檔案資源跨時空整合。檔案信息化的實現(xiàn)，打破了檔案信息孤島，逐漸豐富了檔案信息化內(nèi)涵。

2 檔案數(shù)字化

數(shù)字化是信息經(jīng)過模擬化成為數(shù)字化的過程，檔案數(shù)字化主要是采取數(shù)字化管理方式，將實體檔案內(nèi)容，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字代碼，存儲到計算機內(nèi)。目前，檔案數(shù)字化主要涉及以下內(nèi)容：

2.1 檔案數(shù)字化輸入

數(shù)字化輸入操作，是以數(shù)字信號的方式，將傳統(tǒng)實體檔案，全部輸入到計算機內(nèi)。利用計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案的信息化管理，具體包括檔案編研成果數(shù)字化和檔案目錄數(shù)字化。檔案編研成果數(shù)字化，是將成果全部存儲到計算機系統(tǒng)內(nèi)，或者利用計算機進行編研，在編研的過程中，實現(xiàn)實時存儲。將成果數(shù)字化，除了能夠起到保護原始檔案文件的作用外，還能提高檔案利用率，便于檔案使用和查閱，實現(xiàn)檔案用戶實時查詢檔案信息，增強用戶體驗感。而檔案目錄數(shù)字化的實現(xiàn)，是通過在計算機系統(tǒng)內(nèi)，構(gòu)建目錄中心，集成全部的檔案資源，依托計算機，實現(xiàn)快速精準查閱。

2.2 檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換

數(shù)字化轉(zhuǎn)化的開展，是將紙質(zhì)檔案或者圖像資料、音頻資料等，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并輸入到計算機系統(tǒng)內(nèi)。在實際操作中，借助相機設(shè)備或者攝影裝備等，通過掃描拍照的方式，將紙質(zhì)檔案全部存儲到計算機內(nèi)。

2.3 數(shù)字化檔案接收

隨著現(xiàn)代化辦公軟件的不斷發(fā)展，軟件的功能逐漸強大，現(xiàn)已能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)字檔案的高質(zhì)量接收。接收數(shù)字檔案，要做好以下要點的把控：①保證電子文件的質(zhì)量；②利用工作軟件，對電子文件，進行歸檔處理；③對各類電子文件，進行分類管理；④完成檔案接收后，根據(jù)統(tǒng)一的標準，對信息進行轉(zhuǎn)化，存儲到檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)。檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，是近年來檔案數(shù)字化工作開展的重點內(nèi)容。在具體工作中，若以外包的形式進行處理，需嚴格按照保密協(xié)議，認真落實相關(guān)規(guī)章制度，強化對進入檔案加工現(xiàn)場人員的管理，增強保密紀律，確保檔案實體以及相關(guān)信息的安全，同時還要保證工作質(zhì)量和進度。在進行數(shù)字化處理時，要做好傳統(tǒng)模式下檔案管理問題的把控，按照相關(guān)要求，做好檔案整理。對于電子卷宗，要保證掃描的清晰度，確保沒有遺漏，保證其和紙質(zhì)檔案相互對應(yīng)。錄入檔案時，要做好安全性的保護，防火防水防丟失[1]。

3 檔案網(wǎng)絡(luò)化

檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，是依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，搭建檔案信息系統(tǒng)，將檔案數(shù)字信息，集中在相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫內(nèi)，便于檔案信息查詢和檢索以及利用，確保資源共享。開展檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，主要工作內(nèi)容如下：①局域網(wǎng)。通過構(gòu)建局域網(wǎng)，實現(xiàn)覆蓋范圍內(nèi)的檔案信息檢索以及查詢，比如檔案館。②城域網(wǎng)。在各個單位之間，構(gòu)建計算機網(wǎng)絡(luò)，搭建檔案信息資源共享平臺。城域網(wǎng)的建設(shè)時間花費較大，成本比較小。③廣域網(wǎng)。對可開放的檔案信息進行整合，放入到相關(guān)網(wǎng)站，供相關(guān)用戶查詢，實現(xiàn)檔案信息資源公開，但廣域網(wǎng)檔案信息的安全性較差[2]。

4 檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的關(guān)系

4.1 檔案信息化是綜合體

檔案信息化包含了檔案數(shù)字化和檔案網(wǎng)絡(luò)化，但不是檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的簡單相加。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)水平不斷提升，檔案管理以及服務(wù)水平不斷提高，為檔案事業(yè)的發(fā)展，提供了更多的動力。從發(fā)展的角度來說，檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢。無論是知識經(jīng)濟時代，還是信息經(jīng)濟時代，都必須重視檔案管理以及服務(wù)，其在經(jīng)濟建設(shè)以及推動社會發(fā)展方面，發(fā)揮著重要的作用?；诨ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)，使得檔案資源利用，突破了時間和空間的限制，同時也提高了信息的收集效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式，服務(wù)水平低，難以達到時代發(fā)展的要求。采取紙質(zhì)檔案媒介，檔案信息利用率低下，且使用者需前往相應(yīng)的檔案館，影響檔案利用效率。而信息技術(shù)的應(yīng)用，通過打造信息服務(wù)中心，利用網(wǎng)絡(luò)的力量，能夠為用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，比如在線檢索和調(diào)閱等。檔案的發(fā)展中，檔案信息化是總綱，也是綜合體，集成了檔案數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化[3]。

4.2 檔案數(shù)字化是基礎(chǔ)和前提

開展檔案信息化建設(shè)，需要檔案數(shù)字化技術(shù)的支撐。從檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)來看，數(shù)字化的檔案信息資源是檔案信息化的物質(zhì)對象，離開了它，檔案信息化就失去了存在的必要和研究的價值。網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和設(shè)備，同樣也是檔案信息化不可缺少的，它們承載了人們的信息獲取、傳輸、處理和利用。以計算機、數(shù)據(jù)通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)構(gòu)成了信息化的技術(shù)基礎(chǔ)。比如，利用數(shù)字技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案材料的轉(zhuǎn)換，使其成為計算機能夠識別的數(shù)字語言材料。目前，較為常用的技術(shù)，具體包括掃描技術(shù)和音頻錄制技術(shù)等，經(jīng)過計算機處理，能夠獲得質(zhì)量更好的存儲數(shù)據(jù)，將其放入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)，從而構(gòu)建檔案信息庫。

無紙化辦公已經(jīng)成為主要趨勢，電子系統(tǒng)發(fā)揮著重要的作用，不過增加了信息資源收集和整理等的難度。具體來說，因為電子文件信息相對復(fù)雜，種類很多，檔案管理人員要做好相應(yīng)的分類工作，選擇具有一定價值的檔案。同時要做好目錄制作的把控，合理分類處理，使得檔案信息數(shù)字化后，能夠脫離紙質(zhì)載體或者實體，成為數(shù)字信息資源，這是檔案信息化建設(shè)的基本前提[4]。

從檔案管理實際來說，檔案數(shù)字化水平的不斷提高，能夠有效的提高工作效率。在開展檔案信息數(shù)字化處理時，相關(guān)人員要善于利用計算機和檔案數(shù)據(jù)庫，通過結(jié)合應(yīng)用，保證信息查詢和檢索的便捷性。

4.3 檔案網(wǎng)絡(luò)化實現(xiàn)了檔案數(shù)字化資源的拓展應(yīng)用

互聯(lián)網(wǎng)時代下，信息交流以及傳輸?shù)乃俣炔粩嗉涌臁Ｔ跈n案信息化建設(shè)的過程中，檔案數(shù)字化發(fā)揮著重要的作用?；跈n案數(shù)字化，將數(shù)據(jù)庫和互聯(lián)網(wǎng)或者其他網(wǎng)絡(luò)相互連接，使得檔案信息能夠進入網(wǎng)絡(luò)高速公路，為用戶提供相應(yīng)的服務(wù)。利用局域網(wǎng)或者城域網(wǎng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞和共享。需要注意的是，檔案網(wǎng)絡(luò)化中，信息安全是重點，要做好相應(yīng)的安全防護，同時要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，強化鑒定以及驗收工作，最大程度上保障檔案的質(zhì)量[5]。

5 結(jié)束語

文中分別論述了檔案信息化、檔案數(shù)字化、檔案網(wǎng)絡(luò)化，并且分析了三者的關(guān)系。從關(guān)系角度來說，檔案信息化是綜合體，檔案數(shù)字化是基礎(chǔ)和前提，檔案網(wǎng)絡(luò)化實現(xiàn)了檔案數(shù)字化資源的拓展應(yīng)用。為推動檔案事業(yè)的發(fā)展，需要不斷加大信息化和數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

參考文獻

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[2]趙焱鑫.檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系探索[J].信息與電腦：理論版，2016（20）：76～77.

[3]馮錦青.檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化三者之間的關(guān)系[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）：44.

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[5]劉 曄，顏維安.淺談事業(yè)單位檔案信息化管理的問題及對策[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2013，24（3）：100.

收稿日期：2018-6-13

作者簡介：張 微（1987-），女，研究生，主要從事行政秘書、黨務(wù)秘書、檔案管理等工作。