企業(yè)文件與檔案管理創(chuàng)新

摘要：信息化時(shí)代帶給了我們太多的機(jī)遇。文件與檔案工作者必須主動(dòng)掌握時(shí)代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。

關(guān)鍵詞：企業(yè);文件與檔案管理;創(chuàng)新

一、企業(yè)的文件、檔案管理現(xiàn)狀

目前企業(yè)的檔案管理主要有兩種管理方式：一種是傳統(tǒng)的以卷為單位管理，實(shí)行部門立卷制度。各部門在次年的6月底前把整理好的上一年度文件立卷后移交到檔案室，檔案室收集整理后，編目、保管、提供利用。另一種是由各部門的檔案員通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行案卷及卷內(nèi)文件的著錄，通過插入附件的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案全文的管理。電子文件原文在檔案管理系統(tǒng)里有相應(yīng)的目錄，在服務(wù)器上有單獨(dú)的空間用于存放電子文件原文，完全或部分地實(shí)現(xiàn)了文件、檔案的一體化管理。

二、企業(yè)文件與檔案管理創(chuàng)新

（一）檔案管理工作的創(chuàng)新

1.完善制度，強(qiáng)化收集

面對(duì)日益激烈的市場競爭，企業(yè)經(jīng)營管理不斷向精細(xì)化管理發(fā)展，不斷引入6S管理、精益管理及平衡計(jì)分表卡等新的經(jīng)營理念與管理方法，科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理呈多元化趨勢，企業(yè)在對(duì)外投資、合作及改革改制等眾多新領(lǐng)域的經(jīng)營活動(dòng)中，產(chǎn)生了大量如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)合同、資產(chǎn)重組、結(jié)構(gòu)調(diào)整等方面的文件材料，企業(yè)檔案的收集范圍在不斷地?cái)U(kuò)大，數(shù)量在不斷增加，檔案部門應(yīng)跟上企業(yè)改革發(fā)展的步伐，在新的實(shí)踐基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行制度的完善與創(chuàng)新，及時(shí)調(diào)整文件材料的歸檔范圍，制定新的檔案管理標(biāo)準(zhǔn);對(duì)重要的產(chǎn)品、科研、基建項(xiàng)目要進(jìn)行超前控制，從立項(xiàng)開始介入，進(jìn)行過程控制，隨時(shí)跟蹤管理與有效監(jiān)控;制定嚴(yán)格的人員交接班制度及日常工作中文件的整理制度，把文件材料的及時(shí)歸檔納入企業(yè)員工日常工作的考核范圍，用制度培養(yǎng)員工的歸檔意識(shí)。確保檔案收集的及時(shí)、完整、齊全。

2.適應(yīng)發(fā)展，創(chuàng)新整理流程

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，OA、ERP等的上線運(yùn)行，企業(yè)已逐步進(jìn)入到辦公自動(dòng)化、科研生產(chǎn)無紙化、信息資源利用網(wǎng)絡(luò)化的階段。文件收發(fā)、批閱、處理已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳輸，但是文件的歸檔整理卻還是沿襲原來紙質(zhì)文件時(shí)期的歸檔流程。在信息化時(shí)代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對(duì)分工后的工作崗位、工作環(huán)節(jié)、工作步驟的一體化集成的過程。OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的成功銜接，從技術(shù)手段上已可實(shí)現(xiàn)文件的實(shí)時(shí)歸檔，檔案部門應(yīng)適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，在實(shí)踐工作中不斷摸索創(chuàng)新，對(duì)檔案整理工作流程進(jìn)行重組與再造，以提高整理工作效率。

（二）企業(yè)文檔一體化管理創(chuàng)新

在OA系統(tǒng)中做好和檔案管理系統(tǒng)的接口并給檔案人員授權(quán)，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)上傳遞的電子文件全程控制。在設(shè)計(jì)辦公系統(tǒng)的時(shí)候，技術(shù)人員多次征求檔案部門的意見，在前期做好數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作，如必要的著錄項(xiàng)、文件的修改痕跡、系統(tǒng)日志結(jié)構(gòu)等，為下一步做好電子檔案的接收打下基礎(chǔ)。檔案管理系統(tǒng)中有相應(yīng)的電子文件接收模塊、電子文件處理模塊、電子檔案數(shù)據(jù)庫、目錄檢索和全文檢索索引模塊等。我們還提出了具體的字段設(shè)計(jì)的要求，在辦公系統(tǒng)中設(shè)有的字段，檔案部門進(jìn)行審核，并提出修改意見。如在收發(fā)文中必須設(shè)有除一般收發(fā)文應(yīng)具有基本字段之外的一些字段，如責(zé)任者、文件頁數(shù)、密級(jí)、年度等字段。程序的構(gòu)想是一份文件發(fā)布后，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)導(dǎo)出，便自動(dòng)存到檔案系統(tǒng)在服務(wù)器上已設(shè)好的收文附件和發(fā)文附件文件夾中，同時(shí)將這份文件的系統(tǒng)日志自動(dòng)帶到文件的附件中。我們正準(zhǔn)備實(shí)行部門預(yù)歸檔方式，各部門的文書工作人員進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)后，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)交換，進(jìn)行OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)的接收，選擇好存放的路徑后，點(diǎn)擊開始接收按鈕即完成了移交過程。檔案部門接收過來后進(jìn)行整理，首先選擇待歸檔的文件，可以進(jìn)行歸檔的文件排序，排好順序后進(jìn)行分類、編目。這種方式解決了一次輸入多角度輸出的問題，所有收發(fā)文時(shí)著錄的項(xiàng)目在檔案管理系統(tǒng)中一并接收過來，不會(huì)有任何重復(fù)勞動(dòng)。由于在收發(fā)文的流轉(zhuǎn)過程中，已經(jīng)登記了卷內(nèi)文件目錄所特有的文號(hào)、責(zé)任者、文件名稱、日期、文件頁數(shù)等著錄項(xiàng)目，通過檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接收就可以自動(dòng)生成歸檔目錄。

檔案室在檔案專用服務(wù)器上設(shè)發(fā)文附件和收文附件兩個(gè)子目錄，分別存放收發(fā)文的正文、原稿和收發(fā)文單。這兩個(gè)子目錄相當(dāng)于一個(gè)中間庫，檔案管理系統(tǒng)接收完數(shù)據(jù)后即可刪除，可采用一年一刪除的原則。

在設(shè)計(jì)辦公系統(tǒng)時(shí)就要求開發(fā)商保留文件的修改痕跡和文件日志，這樣就可以保證文件的真實(shí)性。在檔案管理系統(tǒng)中，建有系統(tǒng)日志，以便進(jìn)一步跟蹤文件的行蹤。兩個(gè)日志的備份就可以考證文件的真實(shí)性和有效性。

檔案管理系統(tǒng)與OA的接口應(yīng)具備如下功能：

1.支持自定義歸檔字段映射表，靈活設(shè)置必歸檔字段（如：檔案分類、行文單位、歸檔時(shí)間、密級(jí)、保管期限等）。

2.檔案系統(tǒng)對(duì)接收的數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)檔案的自動(dòng)、手工整理，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的一體化，符合電子文件真實(shí)性、完整性和全權(quán)性的三性原則。

3.提供接口規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，以XML的方式接收OA系統(tǒng)中的正式文件，OA接口不僅可以接收條目信息，還可以接收文件的草稿、定稿、公文的審批發(fā)文稿紙等信息。

為保證電子文件的歸檔質(zhì)量，檔案部門要進(jìn)行前端控制管理，積極參與電子文件數(shù)據(jù)收集交換系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，提出具體采集方案，依托企業(yè)信息技術(shù)的支持，通過數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化處理實(shí)現(xiàn)無序信息的有序集合，全面推進(jìn)“數(shù)字檔案館”建設(shè)。

結(jié)語：針對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代帶給檔案工作者的新課題，實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理是一個(gè)行之有效的辦法。文檔一體化管理必須以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對(duì)文件工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保文件管理到檔案管理的高效和優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：陳麗輝（1973.07.29-），女，職稱：助理檔案館員;研究專長：檔案管理。