論科研院所行政管理信息系統(tǒng)的搭建

康磊

摘要：科研管理信息化為優(yōu)化科研院所行政管理程序、提高行政管理決策的質(zhì)量和效率、增強(qiáng)行政管理決策能力發(fā)揮了不可比擬的優(yōu)勢(shì)?？蒲泄芾硇畔⒒ㄔO(shè)對(duì)科研院所來(lái)說(shuō)，是實(shí)現(xiàn)其管理體制改革，建立民主、科學(xué)、高效、創(chuàng)新的現(xiàn)代科研院所制度的重要機(jī)遇，本文分析和挖掘科研管理信息化民主決策服務(wù)功能，對(duì)于促進(jìn)科研院所樹立新的管理理念，建立新的管理決策機(jī)制，實(shí)現(xiàn)民主、高效的決策與管理有著十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：科研院所：管理：信息化建設(shè)

隨著信息時(shí)代的發(fā)展和新行政管理模式的興起，傳統(tǒng)行政管理模式開始遭受質(zhì)疑。研究發(fā)現(xiàn).通過(guò)對(duì)企事業(yè)行政管理模式、傳統(tǒng)行政管理模式和科研院所行政管理模式的理論基礎(chǔ)、實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的比較分析.我們能夠更好地了解行政管理的內(nèi)涵，并利用其為我們服務(wù)，實(shí)現(xiàn)其對(duì)社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)作用。新的行政管理模式是一種創(chuàng)新.代表未來(lái)行政管理發(fā)展的新方向。

一、科研院所行政管理模式應(yīng)用

1.科研院所行政管理控制方法，第一，清晰控制目標(biāo)。在運(yùn)用控制方法時(shí).只有一開始就明確控制所要達(dá)到的預(yù)期日標(biāo)，才能實(shí)現(xiàn)在控制過(guò)程中創(chuàng)造合適條件，使行政管理按著設(shè)定目標(biāo)有序發(fā)展.并及時(shí)分析判斷、預(yù)測(cè)日標(biāo)脫離現(xiàn)象，以便及時(shí)采取糾正措施。第二，選擇有效挖制方式。行政管理是否能達(dá)到控制的目的.是否具有控制能力，在很大程度上受控制方式有效選擇的影響。第三，控制必須通過(guò)反饋完成?？刂票旧砭褪且环N調(diào)節(jié)過(guò)程，是指組織系統(tǒng)為了順應(yīng)主客觀要素變化、克服不確定性、排除干擾、保持某種特定最優(yōu)化狀態(tài)的調(diào)節(jié)過(guò)程。而控制的過(guò)程，必須借助反饋凋節(jié)機(jī)制才能實(shí)現(xiàn)完成。反饋調(diào)節(jié)有兩種形式：一是在平衡狀態(tài)上的負(fù)反饋調(diào)節(jié)中保持控制系統(tǒng)穩(wěn)定：二是促使控制系統(tǒng)順應(yīng)某一方向發(fā)展變化的正反饋調(diào)節(jié)。通俗講，行政管理系統(tǒng)是人工系統(tǒng).需要管理者或領(lǐng)導(dǎo)者自覺(jué)采取反饋方法.在進(jìn)行中不斷調(diào)節(jié)，力求使事物的發(fā)展處于穩(wěn)定.使行政管理向著正確的目標(biāo)發(fā)展。

2.科研院所行政管理系統(tǒng)方法，在科研院所行政管理中.采用系統(tǒng)方法需遵循幾個(gè)原則：第一.整體性原則。整體性是系統(tǒng)方法的源觀點(diǎn)。任何一個(gè)事物.都

從屬于某個(gè)系統(tǒng).具有系統(tǒng)屬性，而任何系統(tǒng)，又形成一個(gè)整體。系統(tǒng)的整體性表現(xiàn)在系統(tǒng)內(nèi)部綜合要素之間。并與外部環(huán)境保持緊密聯(lián)系。行政管理過(guò)程當(dāng)中的管理活動(dòng)，是一個(gè)綜合的系統(tǒng)工作。從整體與部分的相互制約、彼此依賴中才能揭示行政管理的運(yùn)動(dòng)規(guī)律和特征。行政活動(dòng)中要處理事情的多寡，需要運(yùn)用

整體或部分的最佳狀態(tài)來(lái)調(diào)節(jié)：相瓦聯(lián)系的人員或機(jī)構(gòu)數(shù)量越多.其整體觀念就愈顯重要。按照整體性原則要求.當(dāng)各要素問(wèn)、整體與部分問(wèn)發(fā)乍沖突或矛盾時(shí).要采取局部服從整體原則.通過(guò)夠體系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，正確處理。實(shí)踐證明，子系統(tǒng)運(yùn)行良好不見得整體組合好.系統(tǒng)不能發(fā)揮應(yīng)有作用。反之.子系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)不佳?？傮w結(jié)合起來(lái)卻可能很好。產(chǎn)生的截然迥異結(jié)果.體現(xiàn)了整體性原則的重要性。第二.關(guān)聯(lián)性原則。關(guān)聯(lián)性是系統(tǒng)與周圍事物、系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)部分相互依賴、相互聯(lián)系的關(guān)系。由此可見.行政管理活動(dòng)。必須考慮系統(tǒng)環(huán)境對(duì)系統(tǒng)的影響.考慮系統(tǒng)內(nèi)部各部分作用所產(chǎn)生的后果。第三.綜合性原則。任何整體都是由相互作用、相互聯(lián)系的部分構(gòu)成的綜合體，我們?cè)谛姓芾砘顒?dòng)中.必須對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)功能、組成部分、歷史發(fā)展等進(jìn)行分析。重大的行政決策須遵循綜合原則。第四.最優(yōu)化原則。它要求通過(guò)最優(yōu)方案的選擇。促使系統(tǒng)保持最優(yōu)狀態(tài)，取礙最優(yōu)效果。

二、科研院所科研管理信息化的現(xiàn)狀

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)與通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，部分科研院所已開始通過(guò)建立網(wǎng)站、采用或自行開發(fā)一些簡(jiǎn)單的科研管理信息系統(tǒng)，代替了部分手工處理的工作，為科研院所高效率、高質(zhì)量地完成科研管理的各個(gè)環(huán)節(jié)提供保障。但是，科研院所在科研管理信息系統(tǒng)研發(fā)及應(yīng)用上卻很薄弱，科研管理工作大都還處于文件管理階段，基于INTERNET的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還較少應(yīng)用于科研院所日?？蒲泄芾砉ぷ髦小Ｈ缭陧?xiàng)目申報(bào)、科技統(tǒng)計(jì)、科研成果匯總等工作中，最普遍的還是采用WORD和EXCEL，離真正的科研管理信息化還有相當(dāng)?shù)牟罹唷?/p>

三、科研院所科研管理信息化的意義

1.信息化可以大大提高科研管理的工作效率。目前有許多科研院所的大部分科研管理工作還依賴于人工進(jìn)行，運(yùn)用日常的OFFICE辦公軟件如WORD、EXCEL等進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)錄入，實(shí)現(xiàn)基本的檢索功能，非常耗時(shí)耗力，在對(duì)比分析時(shí)，由于依賴于人工統(tǒng)計(jì)的工作較多，容易產(chǎn)生誤差，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性難以得到保證?？蒲泄芾硇畔⒒瘜?shí)現(xiàn)后，可以通過(guò)建立科研管理信息系統(tǒng)，有效地解決這一問(wèn)題。通過(guò)科研管理信息系統(tǒng)，對(duì)科研計(jì)劃、成果獎(jiǎng)勵(lì)、科研能力、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、學(xué)術(shù)交流、論文著作、專家人才等進(jìn)行人性化的匯總、統(tǒng)計(jì)和分析，并且在數(shù)據(jù)錄入的同時(shí)，即時(shí)形成對(duì)比分析圖表。系統(tǒng)成功構(gòu)建后，能夠大大縮短科研管理人員用于統(tǒng)計(jì)的工作時(shí)間，將數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)失誤降低到最小程度，從而有效緩解科研管理人員的工作壓力，切實(shí)提高工作效率。

2.信息化是科研管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，正在深刻地改變著社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的面貌，改變著人們的生活和工作環(huán)境，挑戰(zhàn)著傳統(tǒng)的觀念、思維方式、工作方式和管理模式。其在科研管理中的運(yùn)用，也對(duì)科研管理的理念、管理手段、管理方法等都從本質(zhì)上產(chǎn)生了巨大變革。這種變革使信息的生產(chǎn)、存儲(chǔ)、傳輸、交換、分配和利用成為當(dāng)今世界的決策性行為，使信息化成為科研管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

四、科研院所科研管理信息化建設(shè)的主要途徑

1.通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息共享。目前，許多科研院所都已經(jīng)有了自己的網(wǎng)站，

科研管理部門可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)在網(wǎng)站上發(fā)布有關(guān)項(xiàng)目申報(bào)、中期評(píng)估、驗(yàn)收鑒定、報(bào)獎(jiǎng)等各類通知及指南，同時(shí)提供主管部門的官方網(wǎng)站鏈接，還可提供下載安裝相關(guān)工具軟件的鏈接。對(duì)于完全公開的通知可以公布于網(wǎng)站公告欄中，任何瀏覽網(wǎng)頁(yè)的人都能夠看到；對(duì)于科研院所內(nèi)部的通知，則專門設(shè)定供本單位職工登陸的入口。這樣，可以讓每一位科研人員都能在第一時(shí)間看到科研訊息，從而及早著手準(zhǔn)備，減少了原來(lái)由各部門領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)發(fā)的中間環(huán)節(jié)，一方面節(jié)省了時(shí)間，另外一方面也節(jié)省了派發(fā)紙質(zhì)通知的人力物力，從而有效避免了信息在經(jīng)過(guò)多環(huán)節(jié)傳遞過(guò)程中所造成的部分失真。

2.提高科研管理人員的信息化管理能力。科研管理信息系統(tǒng)建立后，管理人員對(duì)于系統(tǒng)的駕馭能力就顯得十分重要。信息化管理能力主要體現(xiàn)在科研管理人員對(duì)現(xiàn)代各種信息化管理手段的認(rèn)知能力、信息化管理知識(shí)的獲取能力，以及對(duì)

計(jì)算機(jī)特別是信息系統(tǒng)軟件的基本操作能力等?？蒲性核梢酝ㄟ^(guò)派專人學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的方式，迅速掌握系統(tǒng)軟件的操作能力；舉辦培訓(xùn)班，將科研管理信息系統(tǒng)的軟件操作技能在院所內(nèi)普及，使信息系統(tǒng)真正成為管理的好助手；提高管理人員對(duì)信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，使管理人員隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、會(huì)議等途徑密切關(guān)注科研領(lǐng)域的各種信息動(dòng)態(tài)，并在第一時(shí)間將有效信息在院所內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享。

研院所的行政管理工作，是一項(xiàng)任務(wù)繁重、內(nèi)容龐雜的系統(tǒng)工程?？蒲性核男姓芾聿煌谝话銠C(jī)構(gòu)，其管理水平不僅取決于行政理論是否正確、行政組織結(jié)構(gòu)是否合理、行政工作人員是否精干，還取決于行政方法或舉措是否得當(dāng)，以及能否更加深入地將行政管理模式融入其中。因而，科研院所行政模式是行政管理學(xué)研究的一項(xiàng)重要內(nèi)容，要實(shí)現(xiàn)科研院所行政管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、法制化，就要保證行政方法及其技術(shù)手段的現(xiàn)代化、科學(xué)化。本文通過(guò)詳盡的對(duì)比分析，有效地將理論與實(shí)際相結(jié)合，探尋科研院所行政管理領(lǐng)域的控制方法、系統(tǒng)方法、信息方法等，并通過(guò)實(shí)踐證明，以上手段是應(yīng)用領(lǐng)域現(xiàn)代科學(xué)理論和方法的最新成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]秦亦.論科研院所行政管理.2017

[2]吳春花.論科研院所行政管理信息系統(tǒng).2017

基金項(xiàng)目：

※中國(guó)林科院中央級(jí)公益性科研院所基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資金（CAFYBB2017MC008）