辦公室檔案管理工作效率提升的途徑探究

梁巖

摘要：檔案是單位發(fā)展歷程的重要體現(xiàn)，其可以為單位的發(fā)展提供參考依據(jù)，時(shí)代的發(fā)展腳步不斷加快，辦公室工作想要在這種形勢下更好的發(fā)展，就一定要做好內(nèi)部的管理工作。檔案管理工作是辦公室管理工作的重要組成，辦公室工作想要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，就一定要在重視檔案管理工作。將現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)合理應(yīng)用到辦公室檔案管理工作中，促進(jìn)整體工作效率的提升。還要對當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行有效處理，推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率提升

一、影響辦公室檔案管理工作效率的因素

1、對管理工作認(rèn)識缺乏

辦公室檔案管理工作對單位的有序發(fā)展有著不可替代的作用，但是許多單位在運(yùn)營和發(fā)展過程中，對該項(xiàng)工作沒有一個(gè)正確的理解，對檔案管理工作的重視程度不高，導(dǎo)致目前檔案管理工作中存在許多的問題，有些工作管理不到位，內(nèi)容出現(xiàn)缺失，無法保證工作內(nèi)容的準(zhǔn)確性和有效性，單位在做決策時(shí)就無法為其提供正確的依據(jù)，這就可能對單位的發(fā)展造成一定的損失。許多工作人員在工作的過程中也受到傳統(tǒng)思想理念的影響，整體的思想觀念較為薄弱，處理各項(xiàng)工作的水平也有待提高。還有一些工作人員不是專業(yè)的技術(shù)人員，這就無法保證檔案管理工作的質(zhì)量，影響后續(xù)工作的有序進(jìn)行。

2、管理制度不健全

辦公室檔案管理工作的順利開展離不開有效的管理工作，這就需要擁有一個(gè)完善的管理制度。檔案管理工作中包括的內(nèi)容比較多，主要有檔案的分類、歸檔、整理等，完善的制度也需要從這些工作內(nèi)容出發(fā)，對每一個(gè)流程進(jìn)行有效的管理。但是許多單位的管理人員，沒有重視這方面的工作，在開展相關(guān)工作的過程中沒沒有對管理制度進(jìn)行完善。所以導(dǎo)致工作人員在開展管理工作時(shí)沒有按照規(guī)章制度進(jìn)行操作，這對工作的質(zhì)量和效果都會產(chǎn)生極大的影響。

二、辦公室檔案管理工作的重要性

時(shí)代的發(fā)展腳步不斷加快，辦公室工作想要在這種形勢下更好的發(fā)展，就一定要做好內(nèi)部的管理工作，而檔案管理工作是辦公室管理工作的重要組成，辦公室工作想要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，就一定要在重視檔案管理工作。這項(xiàng)工作可以為辦公室人員進(jìn)行信息資料的查詢提供便利，對這整體工作效率的提升也有著促進(jìn)作用。特別是在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境中，檔案在辦公室管理工作中的作用也變得越來越重要。各單位在發(fā)展的過程中需要加強(qiáng)對該項(xiàng)工作的重視，不斷對該項(xiàng)工作進(jìn)行完善和優(yōu)化，這樣才能讓辦公室工作更好的適應(yīng)社會的發(fā)展。

檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性的工作，在實(shí)際工作中都需要進(jìn)行連續(xù)性的作業(yè)，其是單位發(fā)展歷程的重要體現(xiàn)，也可以為單位的發(fā)展提供參考依據(jù)。從這幾個(gè)方面來看，我們需要加強(qiáng)對該項(xiàng)工作的重視。同時(shí)，還需要對檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行針對性的處理，不斷對該項(xiàng)工作進(jìn)行完善和優(yōu)化，對檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展有著促進(jìn)作用。檔案的形成需要經(jīng)歷較長的時(shí)間，對這類檔案進(jìn)行有效的管理，可以實(shí)現(xiàn)后續(xù)檔案的有效應(yīng)用，為單位的發(fā)展打下基礎(chǔ)。

三、如何提升辦公室檔案管理的效率

1、改進(jìn)檔案管理的思想觀念

想要提高辦公室檔案管理工作效率，首先加強(qiáng)對該項(xiàng)工作的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)人員需要了解檔案管理工作對單位發(fā)展的重要性，將其放在工作的首要位置，做好每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作。其次，要對辦公室工作中各項(xiàng)制度進(jìn)行完善，并建立考核、監(jiān)督制度，讓工作人員感受到領(lǐng)導(dǎo)人員對這項(xiàng)工作的重視程度，讓工作人員也可以積極的投入到這項(xiàng)工作中。建立獎(jiǎng)懲機(jī)制也可以在一定程度上激發(fā)管理人員對工作的熱情。

2、培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才

人才的素質(zhì)水平與檔案管理工作的質(zhì)量和效率有著直接關(guān)系，如果單位中工作人員的素質(zhì)水平比較低，不能實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)作業(yè)，這就會對工作的順利進(jìn)行產(chǎn)生影響。這就需要重視人才的培養(yǎng)工作，定期對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，提升工作人員的能力和水平，并進(jìn)行各項(xiàng)工作內(nèi)容的訓(xùn)練，提升單位檔案部門的整體水平。也可以聘請專業(yè)的技術(shù)人員對管理人員開展教育工作，使的檔案管理人員可以對自身的不足進(jìn)行完善，努力提升自身的工作水平。

3、建立完善的信息管理系統(tǒng)

隨著我國信息社會的不斷發(fā)展，信息科技對于人們的生活和工作都產(chǎn)生了重要的影響，極大地提高了人們的工作效率，方便了人們的日常生活。所以，為了更好地提高辦公室檔案管理工作的工作效率，需要建立完善的信息系統(tǒng)：首先，高校應(yīng)該充分認(rèn)識到辦公室檔案管理工作的重要性，并且能夠在這方面進(jìn)行一定的資金投入，從而建立完善的信息管理系統(tǒng)，使得辦公室檔案管理工作由傳統(tǒng)的人工管理方式向著信息化管理方式邁進(jìn)。第二，企業(yè)不僅需要投入一定的資金，用來提高辦公室檔案管理工作的效率，而且還需要投入一定的人力和物力，從各個(gè)方面為提高辦公室檔案管理工作的效率創(chuàng)造有利條件。

4、建立辦公室檔案管理工作的反饋機(jī)制

對于很多高校來講，都需要及時(shí)匯報(bào)員工的工作，從而使得高校領(lǐng)導(dǎo)者能夠了解員工的工作內(nèi)容，并且對未來的工作內(nèi)容進(jìn)行合理規(guī)劃。因此，在提高辦公室檔案管理工作效率的過程中，可以建立辦公室檔案管理工作的反饋機(jī)制，為此，可以從以下幾點(diǎn)入手：第一，鼓勵(lì)員工積極反映和反饋工作中的問題，反饋意見的收集人員可以對意見進(jìn)行整理和匯總，使得高校管理者能夠充分參考這些意見，對現(xiàn)有的辦公室檔案管理工作進(jìn)行改革；第二，辦公室檔案管理工作可以根據(jù)不同的部門對資料的重視程度等進(jìn)行分門別類地整理，這不僅僅有利于資料的保存和檢索，也可以使辦公室檔案管理工作人員及時(shí)了解資料用途，為不同資料分配不同的整理資源。

綜上所述，檔案管理工作是單位管理工作的重要內(nèi)容，檔案管理的主要作用是記錄各項(xiàng)業(yè)務(wù)的歷史軌跡，以給管理和其他工作提供憑證，只有保證檔案資料的完整性，才能給各市政單位管理提供參考價(jià)值。市政單位首先要對檔案管理引起足夠重視，不斷提高檔案管理的工作效率。針對市政單位檔案管理的特點(diǎn)，采取針對性的應(yīng)對措施，以不斷提高檔案管理工作的效率，進(jìn)而推進(jìn)市政設(shè)施維護(hù)管理事業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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