淺談醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

摘 要：近年來，信息技術(shù)的快速發(fā)展對社會的變革產(chǎn)生了深遠影響。對于醫(yī)院來說，要想順應(yīng)時代發(fā)展，在日益激烈的市場競爭中脫穎而出，就必須改變傳統(tǒng)的思維管理模式。具體在檔案管理領(lǐng)域，應(yīng)當(dāng)加強檔案管理信息化建設(shè)，確保檔案建設(shè)工作與信息化技術(shù)相接軌。本文從醫(yī)院檔案信息化管理角度出發(fā)，探究目前醫(yī)院檔案管理信息化工作中存在的問題并提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；醫(yī)院

檔案是一種重要的信息資源，檔案管理信息化也已成為一種趨勢，檔案管理對于一個醫(yī)院的發(fā)展有著重要作用。由于歷史原因，我國醫(yī)院在檔案管理信息化發(fā)展過程中存在著一些突出問題，與國際先進水平差距較大。因此，醫(yī)院在開展檔案管理信息化建設(shè)工作時，應(yīng)盡量采用科學(xué)、合理、高效的建設(shè)方案，只有這樣才能迎頭趕上，縮小差距，保證檔案管理信息化建設(shè)工作順利進行[1]。

1、醫(yī)院檔案管理信息化的意義

醫(yī)院檔案管理信息化，就是要結(jié)合先進的信息技術(shù)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)，對于醫(yī)院檔案信息資源進行更為科學(xué)的管理及開發(fā)。醫(yī)院檔案管理信息化，可以確保相關(guān)工作人員能夠及時準(zhǔn)確地查閱檔案信息，為醫(yī)院發(fā)展提供支持。

1.1 減輕勞動強度，提高工作效率

以往傳統(tǒng)的檔案管理方式需要工作人員手工對檔案進行收集管理，存在著工作效率低，人工查詢速度慢，占用空間大的缺點。而且醫(yī)院檔案需要保存的時間比較長，對于傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案來說，容易受潮、發(fā)霉、變質(zhì)。檔案在長期翻閱查找的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)磨損甚至是丟失的現(xiàn)象。這種比較落后的檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)階段醫(yī)院發(fā)展的需要。如果醫(yī)院檔案管理采用信息化的手段，就能夠更加快速準(zhǔn)確地實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的收集管理，把工作人員從繁重的手工勞動中解放出來，大幅提高工作效率。

1.2 提高檢索查詢的速度和準(zhǔn)確性

醫(yī)院檔案管理傳統(tǒng)的檢索方式，需要工作人員親自動手去存放檔案的庫房中仔細(xì)查找，這種方式既費時又費力。而推進醫(yī)院檔案管理信息化以后，可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)從數(shù)據(jù)庫中對所需要的檔案進行檢索，不僅提高了速度，而且查找出來的信息也更加的準(zhǔn)確全面。檔案管理信息化擁有著自動化、網(wǎng)絡(luò)化以及實時化的優(yōu)勢，而且錄入的數(shù)據(jù)能夠進行重復(fù)利用，實現(xiàn)資源共享[2]。檔案管理信息化有效提高了檢索的成功率和準(zhǔn)確率，增強了醫(yī)院的競爭力。

1.3 便于信息的安全及保密

對于醫(yī)院來說，檔案是一種重要的信息資源，涉及千萬患者的隱私。一旦醫(yī)院檔案信息丟失或者是泄露，輕者會給醫(yī)院造成無法挽回的損失，重者甚至?xí){到公共安全。這就對醫(yī)院檔案管理的信息安全性和保密性提出了非常高的要求。檔案管理信息化能夠有效增強信息的安全性以及保密性。采用信息化的管理手段能夠快速的、隨時隨地對信息進行檢查，確認(rèn)檔案信息是否缺失。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式來說，擁有著更強的安全性以及保密性。同時醫(yī)院檔案存儲普遍采用數(shù)據(jù)加密和數(shù)據(jù)備份等手段，能夠有效降低信息丟失及泄露的風(fēng)險，確保醫(yī)院的核心利益不受損失。

2、醫(yī)院檔案管理信息化目前存在的問題

2.1 檔案管理信息化思維落后

當(dāng)前社會，互聯(lián)網(wǎng)融合度不斷提高，信息化也逐步滲透到我們生活的每個角落。然而，在部分醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院，信息化思維方式落后，檔案管理信息化得不到充分重視，沒有檔案管理系統(tǒng)、沒有專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理、管理人員沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)、沒有數(shù)據(jù)加密和數(shù)據(jù)備份等現(xiàn)象屢見不鮮，大大制約著醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展。

2.2 檔案管理專業(yè)人才匱乏

在醫(yī)院中，檔案管理崗位工作枯燥繁重，不受重視，薪資待遇較差，很難吸引高質(zhì)量、高素質(zhì)的專業(yè)人才。而現(xiàn)有檔案管理隊伍中也存在著部分人員知識結(jié)構(gòu)老化，檔案管理相關(guān)技能比較落后，沒有受過專業(yè)技能培訓(xùn)，跟不上時代等問題。

2.3 只重開發(fā)不重利用

現(xiàn)在有很多醫(yī)院已經(jīng)開始重視檔案管理信息化，開發(fā)了自己的檔案管理系統(tǒng)。但在具體應(yīng)用中只局限于簡單的匯編、查詢以及保存等基礎(chǔ)利用方式，不能利用檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)融合資源共享等高端功能，在一定程度上存在著資源閑置和浪費[3]。

3、加強檔案管理信息化工作的幾點措施

3.1 轉(zhuǎn)變思維，加大投入

領(lǐng)導(dǎo)的信息化思維意識和對檔案管理信息化工作的重視程度對檔案管理信息化建設(shè)有著直接影響。醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)必須切實轉(zhuǎn)變思維，只有從根本上認(rèn)識到檔案管理信息化在醫(yī)院發(fā)展過程中的重要作用，加大相關(guān)的人力、物力和財力投入，才能推動醫(yī)院檔案管理信息化科學(xué)快速發(fā)展。

3.2 強化檔案管理人才引進和培養(yǎng)

醫(yī)院應(yīng)該加強對檔案管理人員的培養(yǎng)與引進，制定科學(xué)合理的激勵制度，激發(fā)員工工作積極性，提升工作質(zhì)量與效率。另外，醫(yī)院還應(yīng)該根據(jù)檔案管理工作人員工作現(xiàn)狀制定出培訓(xùn)計劃，加強對工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平與專業(yè)知識技能，為醫(yī)院檔案管理工作提供源源不斷的人才保障。

3.3 重視數(shù)據(jù)質(zhì)量，提高數(shù)據(jù)利用效率

已建成檔案管理系統(tǒng)的醫(yī)院在日常應(yīng)用過程中應(yīng)積極探索應(yīng)用系統(tǒng)的新功能新模式，不再局限于簡單的匯編、查詢以及保存等利用方式，而應(yīng)想方設(shè)法提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，探索數(shù)據(jù)融合資源共享等高層次的應(yīng)用，為醫(yī)院的重大決策提供數(shù)據(jù)支持。

4、結(jié)語

運用信息技術(shù)對醫(yī)院檔案進行管理，大大提高了工作效率，降低了工作人員的工作強度，有效地保證了檔案信息的安全性及保密性，滿足了社會發(fā)展的實際需求，對醫(yī)院的發(fā)展有著積極的意義。

參考文獻

[1]孫航.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性及意義解讀[J].才智，2016（7）.

[2]王芳.淺析人事檔案管理工作信息化的意義[J].中國高新技術(shù)醫(yī)院，2016（19）.

[3]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（5）.

作者簡介：

孔耀華（1989-）；性別：男，籍貫：山東省菏澤市，民族：漢族，學(xué)歷：研究生，畢業(yè)于中國石油大學(xué)（北京）；現(xiàn)有職稱：助理館員；研究方向：檔案管理；

（作者單位：菏澤市婦幼保健計劃生育服務(wù)中心）