基于辦公自動(dòng)化的醫(yī)院檔案管理探討

張統(tǒng)政

摘要：辦公自動(dòng)化模式是現(xiàn)在各行各業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行的常用模式，這種將辦公室業(yè)務(wù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合的方式使得業(yè)務(wù)處理能力得到提升，業(yè)務(wù)辦理過程中出現(xiàn)的問題得以減少。辦公自動(dòng)化是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院相關(guān)人員應(yīng)該對(duì)其特點(diǎn)進(jìn)行研究，使其在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮更大優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；醫(yī)院；檔案管理；措施

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理也出現(xiàn)了不一樣的特點(diǎn)，比如信息存儲(chǔ)的安全系數(shù)會(huì)提高，檔案管理中的信息收集、處理以及分析收檔等也會(huì)容易許多，還打破了醫(yī)院各部門以及各醫(yī)院之間的信息交流孤島，增加了信息的共享程度。本文主要針對(duì)基于辦公自動(dòng)化的醫(yī)院檔案管理進(jìn)行探討。

一、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理中的問題

（一）信息化管理制度有待健全

醫(yī)院檔案管理中辦公自動(dòng)化模式應(yīng)用還處于不成熟階段，即軟硬件還處于缺失不健全狀態(tài)，由此可見醫(yī)院檔案信息化管理制度還不夠健全完善，其完全不能對(duì)醫(yī)院的檔案管理行為產(chǎn)生約束。管理制度在一定程度上是有法律保障的，制度缺失，意味著醫(yī)院檔案管理工作不能依法管理，依法執(zhí)行相關(guān)的管理?xiàng)l例，醫(yī)院各方人員在提供采集信息或借閱檔案資料時(shí)，也不會(huì)規(guī)范自己的行為，使檔案資料能永遠(yuǎn)保持齊全完整。辦公自動(dòng)化模式如果處于成熟階段，沒有成熟健全的管理制度作為保障，這種模式的應(yīng)用效果也會(huì)大打折扣，檔案信息資源依舊會(huì)被浪費(fèi)。

（二）辦公系統(tǒng)自動(dòng)化程度不高

辦公自動(dòng)化程度不高，也會(huì)影響檔案管理效率，主要表現(xiàn)為以下三方面，其一成熟的辦公自動(dòng)化體系中有很多應(yīng)用軟件，來輔助業(yè)務(wù)處理，但醫(yī)院因?yàn)橘Y金有限，所以在此方面的投入不是很多，可以看到醫(yī)院的自動(dòng)化辦公軟件引入很少。其二有的醫(yī)院在辦公自動(dòng)化軟件投入上較多，但因?yàn)槿狈I(yè)人才，所以這些軟件技術(shù)引入又會(huì)成為新問題，很多情況下，醫(yī)院只是將其作為擺設(shè)而存在，在軟件技術(shù)應(yīng)用上，也是比較簡(jiǎn)單的技術(shù)。這會(huì)影響辦公軟件自動(dòng)化水平。其三醫(yī)院的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中有主要的系統(tǒng)和軟件，還有一些子文件，共同輔助來完成檔案管理工作，但實(shí)際中辦公軟件在制作時(shí)，會(huì)因?yàn)殚_發(fā)商和團(tuán)隊(duì)水平方面的 矛盾，導(dǎo)致軟件成品應(yīng)用效果也是有缺陷，將其用在檔案管理中，檔案管理的需求難以滿足。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用中，管理人員需要借助該系統(tǒng)，對(duì)各種信息進(jìn)行各種方式的存儲(chǔ)，在存儲(chǔ)中，相關(guān)人員應(yīng)用技術(shù)還要正確，使信息錄入準(zhǔn)確無疑，這是檔案管理人員應(yīng)用系統(tǒng)管理檔案的工作要求。在管理中，還會(huì)應(yīng)用到許多計(jì)算機(jī)技術(shù)，所以辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理工作要求人員專業(yè)化和精準(zhǔn)化，而在實(shí)際中，很多管理人員無法勝任此項(xiàng)工作，許多人員在醫(yī)院檔案室已經(jīng)工作了多年，檔案管理模式早已根深蒂固，難以改變。

（四）檔案中的保密性文件存在安全隱患

辦公自動(dòng)化環(huán)境下，雖然檔案資料的管理安全系數(shù)提升，但這不意味著檔案管理沒有危險(xiǎn)因素，這些因素會(huì)導(dǎo)致一些重要的保密文件喪失保密價(jià)值，甚至?xí)?duì)患者造成損害，所以醫(yī)院在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，對(duì)其他方面進(jìn)行改進(jìn)的同時(shí)也要將其作為重點(diǎn)進(jìn)行解決。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理措施

（一）健全信息化管理制度

在對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)和辦公自動(dòng)化模式建設(shè)之前，首先健全信息化管理制度，該制度要對(duì)醫(yī)院所有人員的信息提供行為予以制約和要求，使他們能在固定的時(shí)間內(nèi)提交信息數(shù)據(jù)，能在利用信息后，及時(shí)歸還資料，在信息利用中，遵守制度規(guī)定，不會(huì)隨意泄露信息。該管理制度還會(huì)對(duì)醫(yī)院全員的權(quán)責(zé)行為進(jìn)行明確，使檔案管理逐漸規(guī)范和統(tǒng)一。醫(yī)院相關(guān)人員要利用該制度對(duì)檔案管理中的辦公自動(dòng)化體系進(jìn)行強(qiáng)化，使檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)得到強(qiáng)化。

（二）完善自動(dòng)化辦公系統(tǒng)

醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，就要有該建設(shè)項(xiàng)目會(huì)花費(fèi)較多成本的覺悟，所以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)中，就要從各渠道籌集資金，來滿足系統(tǒng)軟硬件建設(shè)。首先在資金得到保證的基礎(chǔ)上，對(duì)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中的性能軟件進(jìn)行開發(fā)和應(yīng)用，其次對(duì)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的軟件技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)，使軟件和技術(shù)能配套，一起應(yīng)用在檔案管理中，并對(duì)檔案管理產(chǎn)生顯著效果。最后完善系統(tǒng)，使子文件運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)能被應(yīng)用在實(shí)際檔案管理中。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

醫(yī)院檔案室的辦公自動(dòng)化管理很重要，所以醫(yī)院必須對(duì)檔案管理人力資源引進(jìn)方面進(jìn)行整頓，提高檔案管理人員的入職門檻，要求管理人員的專業(yè)性要高，隨著辦公自動(dòng)化模式的升級(jí)成熟，管理人員所要掌握的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)也要隨之提升，所以醫(yī)院還要為這些人員提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使他們能提高自己的素質(zhì)。即使是工作很多年的管理人員，也要改變自己的管理觀念，來提高自己的專業(yè)性。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)管力度

對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，只有內(nèi)部工作人員才能應(yīng)用，對(duì)檔案系統(tǒng)連接的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限進(jìn)行限制，另外還要做好檔案信息的備份，應(yīng)用防控技術(shù)來預(yù)防信息泄露等情況。醫(yī)院也要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息加管理力度，使辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理更安全可靠。

三、結(jié)語

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理中，相關(guān)人員要借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來改善檔案管理中的缺陷，使辦公自動(dòng)化模式的優(yōu)勢(shì)真正體現(xiàn)在檔案管理上。

參考文獻(xiàn)：

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[2]葛欣.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國(guó)管理信息化，2018，21（04）：157-158.

（作者單位：山東省菏澤市鄄城縣第二人民醫(yī)院）