淺談醫(yī)院會(huì)議管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

摘 要：醫(yī)院會(huì)議管理中存在的會(huì)議室申請(qǐng)、會(huì)議室沖突以及會(huì)議通知不及時(shí)等問(wèn)題，不能最大化的利用醫(yī)院會(huì)議室資源?；诖?，本文通過(guò)闡述醫(yī)院會(huì)議管理系統(tǒng)的需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及應(yīng)用效果，給醫(yī)院會(huì)議室管理員提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：會(huì)議管理 系統(tǒng)設(shè)計(jì) 會(huì)議室管理員

一、醫(yī)院會(huì)議管理系統(tǒng)需求分析

（一）會(huì)議預(yù)定

使用醫(yī)院會(huì)議室之前，會(huì)議主持者至少提前兩天提出申請(qǐng)，填寫對(duì)應(yīng)的申請(qǐng)表，其中包含會(huì)議室使用日期、使用目的以及參會(huì)人數(shù)等，如果會(huì)議中需要得到醫(yī)院辦公室協(xié)助應(yīng)該在表中特殊注明。會(huì)議室預(yù)定后，特殊情況下需要更改會(huì)議，申請(qǐng)人員應(yīng)該在會(huì)議記錄冊(cè)上及時(shí)調(diào)整。會(huì)議預(yù)定流程較為繁雜，使得預(yù)定存在較多變數(shù)，不能最大化發(fā)揮出醫(yī)院會(huì)議室資源。

（二）會(huì)議通知

會(huì)議主持者在會(huì)議室預(yù)定成功需要及時(shí)做好會(huì)議通知，將會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議時(shí)期以及會(huì)議地點(diǎn)等傳達(dá)給參會(huì)人員，會(huì)議通知的方法有電話短信通知、口頭傳達(dá)以及QQ微信傳遞等，整個(gè)通知過(guò)程還是太過(guò)繁瑣，需要會(huì)議主持者挨個(gè)通知，極容易出現(xiàn)遺漏通知，通知的效率和質(zhì)量也較低，支持者一旦通知不及時(shí)或者參會(huì)人員得到消息不及時(shí)，使得會(huì)議不能順利有序的開展。

（三）會(huì)議簽到管理

一般會(huì)議簽到都是以表格填寫的形式，會(huì)議主持人負(fù)責(zé)提供會(huì)議簽到表，所有參會(huì)人員按到達(dá)會(huì)議室時(shí)間依次填寫，但是手寫容易出現(xiàn)字體潦草，無(wú)法正確的識(shí)別簽到人，這樣增加了后續(xù)會(huì)議管理工作的難度系數(shù)，并且紙質(zhì)版保存起來(lái)也存在諸多問(wèn)題，簽到表受損就難以統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員的具體情況。

（四）會(huì)議室沖突和會(huì)議取消

現(xiàn)有的會(huì)議室預(yù)定方法容易出現(xiàn)會(huì)議室沖突現(xiàn)象，影響會(huì)議室的利用效率。對(duì)于會(huì)議室沖突而言，醫(yī)院會(huì)議室管理應(yīng)該理清主次之分以及會(huì)議內(nèi)容的重要性，做到局部服從整體，醫(yī)院大型會(huì)議高于部門會(huì)議等?；诖?，就會(huì)有會(huì)議取消，會(huì)議主持者必須提前一個(gè)小時(shí)通知所有參會(huì)人員，同時(shí)還要通知會(huì)議室管理人員，如果會(huì)議超過(guò)一小時(shí)仍未開始，自動(dòng)放棄會(huì)議室使用權(quán)。會(huì)議室沖突和會(huì)議取消不利于科學(xué)管理醫(yī)院會(huì)議室。

二、醫(yī)院會(huì)議管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

本院設(shè)計(jì)的會(huì)議管理系統(tǒng)主要針對(duì)會(huì)議管理和會(huì)議簽到管理兩方面，使得會(huì)議室能夠有效管理，同時(shí)會(huì)議能夠有序的開展?；诖?，設(shè)計(jì)的理念是以實(shí)用性、有序性以及安全性為主，其中設(shè)計(jì)的系統(tǒng)能夠保證會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中進(jìn)行以及會(huì)后管理

工作。

（一）會(huì)議管理

會(huì)議室管理主要有以下模塊：第一、會(huì)議室登記模塊，該模塊指出了會(huì)議室使用者的個(gè)人聯(lián)系信息、使用日期和使用內(nèi)容，會(huì)議主持人通過(guò)釘釘至少提前兩天預(yù)定會(huì)議室；第二，會(huì)議室信息，其中包括了會(huì)議室設(shè)備使用情況、設(shè)備維護(hù)情況，會(huì)議室清潔情況及會(huì)議室預(yù)訂情況等，該模塊能夠讓會(huì)議室管理員能夠時(shí)刻了解會(huì)議室情況，設(shè)備出現(xiàn)故障也能及時(shí)維護(hù)，也會(huì)降低會(huì)議室沖突的現(xiàn)象；第三，會(huì)議室更換或者調(diào)劑，主要為了解決會(huì)議室沖突的情況，管理員能夠根據(jù)會(huì)議的重要程度和緊急情況及時(shí)作出會(huì)議室調(diào)劑和更換，減少不必要的會(huì)議取消工作，極大的提高了會(huì)議室利用效率。

（二）會(huì)議簽到管理

會(huì)議簽到管理根據(jù)會(huì)議進(jìn)行的情況分為會(huì)議申請(qǐng)模塊、會(huì)議進(jìn)行簽到模塊以及會(huì)后管理工作。對(duì)于會(huì)議申請(qǐng)模塊，會(huì)議申請(qǐng)表和先前的類似，但是申請(qǐng)過(guò)程在釘釘上完成，會(huì)議主持人提出申請(qǐng)，并且需要勾選所有參會(huì)人員，經(jīng)過(guò)會(huì)議室管理人員審核后方可使用，申請(qǐng)成功后，釘釘能夠自動(dòng)通知所有參會(huì)人員；會(huì)中簽到，參會(huì)人員能夠收到釘釘發(fā)出的會(huì)議通知，管理人員也可以根據(jù)會(huì)議室、參會(huì)人員以及會(huì)議主題設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)的簽到二維碼，參會(huì)人員達(dá)到會(huì)議室時(shí)，就可使用微信掃碼簽到，會(huì)議管理員能夠根據(jù)簽到情況做好后續(xù)的會(huì)議室管理工作；會(huì)后統(tǒng)計(jì)，根據(jù)會(huì)中簽到情況以及會(huì)議申請(qǐng)情況，統(tǒng)計(jì)會(huì)議簽到情況和會(huì)議缺席情況，制定相應(yīng)的會(huì)議考核圖表，使得統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更加科學(xué)有效，精準(zhǔn)可靠。

三、醫(yī)院會(huì)議管理系統(tǒng)應(yīng)用效果

（一）提高會(huì)議管理效率

醫(yī)院會(huì)議管理系統(tǒng)使得會(huì)議所有環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，醫(yī)院管理層也能使用該系統(tǒng)提高會(huì)議室管理質(zhì)量，從而能夠促進(jìn)醫(yī)院工作的高效進(jìn)行，同時(shí)會(huì)議簽到模塊能夠督促所有醫(yī)院工作人員按時(shí)打卡，使得醫(yī)院管理水平得到質(zhì)的改善，會(huì)議室管理模塊能夠降低會(huì)議室沖突現(xiàn)象，會(huì)議室管理員能夠制定出科學(xué)有效的會(huì)議管理制度。

（二）可持續(xù)改進(jìn)

醫(yī)院會(huì)議管理系統(tǒng)需要經(jīng)過(guò)不斷的更新完善，會(huì)議進(jìn)行時(shí)發(fā)現(xiàn)管理系統(tǒng)的不足，然后提出改善措施，使得管理系統(tǒng)做到與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而不斷更新可持續(xù)改進(jìn)，為醫(yī)院會(huì)議室管理提供更有利的幫助，改善會(huì)議流程，使得會(huì)議簽到功能為醫(yī)院提供更大的幫助。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，醫(yī)院會(huì)議管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的核心在于科學(xué)高效的管理會(huì)議室，設(shè)計(jì)的管理系統(tǒng)從會(huì)議室管理以及會(huì)議簽到管理出發(fā)，改善所有會(huì)議環(huán)節(jié)的工作效率和質(zhì)量，使得會(huì)議管理工作得到全院工作人員的認(rèn)可。但是，信息時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院會(huì)議管理系統(tǒng)需要更加穩(wěn)定可靠，使得醫(yī)院會(huì)議資源最大化的

利用。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：程嫣，（1982—3）女。民族：漢。籍貫：浙江省杭州市桐廬縣，當(dāng)前職稱：八級(jí)職員、主管護(hù)師，學(xué)歷：本科。研究方向：會(huì)議接待管理方向，作者單位：浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬第一醫(yī)院。