淺談OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用

尤友岳

摘 要：OA系統(tǒng)是一種能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)辦公的應(yīng)用系統(tǒng)，現(xiàn)代企業(yè)管理中應(yīng)用OA系統(tǒng)可以建立企業(yè)信息發(fā)布平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)管理工作，并且能夠增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。當(dāng)前，企業(yè)管理中OA系統(tǒng)的應(yīng)用呈現(xiàn)出門(mén)戶導(dǎo)向、業(yè)務(wù)導(dǎo)向和知識(shí)驅(qū)動(dòng)的趨勢(shì)。在推行OA系統(tǒng)的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定規(guī)章制度，加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)遷移和共享，貫徹人性化設(shè)計(jì)理念，并且有效防范OA系統(tǒng)使用過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng) 企業(yè)管理 應(yīng)用

一、OA系統(tǒng)概述

OA系統(tǒng)是一種實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用系統(tǒng)，也是企業(yè)、公司日常管理運(yùn)作當(dāng)中使用非常廣泛的一種系統(tǒng)。近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，OA系統(tǒng)的辦公性能也得到了極大的提升。OA系統(tǒng)本質(zhì)上就是一種無(wú)紙化的辦公手段，為了提高企業(yè)管理的效力和水平以及降低管理成本，許多企業(yè)和公司都會(huì)根據(jù)自身特點(diǎn)，建立自己的OA辦公系統(tǒng)。OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中的功能主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：首先，快速處理企業(yè)管理中的事務(wù)，例如會(huì)議記錄、日程安排等。其次，對(duì)企業(yè)的公文體系加以系統(tǒng)化管理。一個(gè)企業(yè)尤其是大型企業(yè)必定會(huì)就企業(yè)自身運(yùn)營(yíng)、管理制度、員工守則等方面制定諸多文件，OA系統(tǒng)則可以將公司內(nèi)外部的公文進(jìn)行系統(tǒng)化地歸類和管理。最后，OA系統(tǒng)可以協(xié)助企業(yè)管理各種各樣的表單，將企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等資料進(jìn)行管理，以便于管理人員根據(jù)表單數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)地決策。

二、OA系統(tǒng)在企業(yè)管理應(yīng)用中的主要體現(xiàn)

OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用非常廣泛，通常體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

1.建立企業(yè)信息發(fā)布平臺(tái)

在企業(yè)管理中，信息的管理至關(guān)重要。尤其是集團(tuán)型的制造業(yè)企業(yè)，在信息的上傳下達(dá)中往往面臨著因分子公司多地域分布、員工工作性質(zhì)及工作場(chǎng)所通信限制等因素而造成的信息傳遞不通暢或信息傳遞時(shí)效滯慢等困難，OA系統(tǒng)則可為企業(yè)搭建多維度的、統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺(tái)，使企業(yè)形成信息網(wǎng)絡(luò)集成，打破傳統(tǒng)信息傳遞模式與傳統(tǒng)交流方式，實(shí)現(xiàn)了信息廣泛、快捷、高效的傳播，提升企業(yè)信息管理效率。通過(guò)OA系統(tǒng)中的通知、公告、論壇等工具，將集團(tuán)公司中的日常信息，如獎(jiǎng)罰通報(bào)、人事公告、制度發(fā)文、公司新聞、員工活動(dòng)等分門(mén)別類的、及時(shí)性的傳達(dá)給相關(guān)單位、相關(guān)部門(mén)、相關(guān)員工；通過(guò)OA系統(tǒng)的即時(shí)消息，使公司管理者和員工之間及時(shí)的做更多、更廣泛、更有效的溝通；通過(guò)OA系統(tǒng)的消息引擎，在線提醒系統(tǒng)中的信息變更、待辦工作、待閱文件。

2.實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公

傳統(tǒng)企業(yè)管理當(dāng)中，書(shū)面和紙質(zhì)載體是開(kāi)展企業(yè)工作和管理的重要手段，但這種模式不僅工作效率低，且對(duì)準(zhǔn)確性的影響極大。在改革開(kāi)放以后，隨著西方企業(yè)管理理念和方法的普及，我國(guó)企業(yè)也逐漸開(kāi)始注重企業(yè)管理模式的變更。其中，最為重要的一個(gè)方面就是致力于辦公的無(wú)紙化，從而節(jié)省辦公成本，提高辦公質(zhì)量。

公司在OA系統(tǒng)中通過(guò)將紙質(zhì)的審批單據(jù)、發(fā)文文件進(jìn)行電子化和模版化，將人工審批流程、業(yè)務(wù)催辦督辦進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公和移動(dòng)辦公，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)手簽流程，從經(jīng)辦人員四處找人審批與等待人員到崗審批的低效率辦公中解放出來(lái)，讓系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)便捷找人、快速通知、馬上辦理，從而全面提升業(yè)務(wù)審批效率，幫助企業(yè)優(yōu)化工作崗位、減少人員投入，提高單位時(shí)間內(nèi)的審批效率。

3.規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)管理工作

企業(yè)管理涉及到企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)運(yùn)行的方方面面，人力資源、財(cái)務(wù)、成本、規(guī)劃、戰(zhàn)略等部門(mén)和職能均需要有條不紊地運(yùn)行。尤其是在大型上市企業(yè)中，企業(yè)管理的工作體量非常之大，每天形成的各種文件和材料都需要進(jìn)行規(guī)范化的管理。可以說(shuō)企業(yè)基礎(chǔ)管理工作是企業(yè)正常運(yùn)行的重要前提，如果不重視企業(yè)基礎(chǔ)管理工作勢(shì)必造成企業(yè)管理日趨混亂，最終給企業(yè)帶來(lái)滅頂之災(zāi)。

OA系統(tǒng)通過(guò)流程及權(quán)限管理、門(mén)戶及知識(shí)引擎等內(nèi)容全面規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)管理流程。例如公司在OA系統(tǒng)的流程門(mén)戶中設(shè)置了費(fèi)控模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)公司財(cái)務(wù)制度、預(yù)算制度的行為規(guī)范管理。集團(tuán)總部首先按照制度要求，在系統(tǒng)中經(jīng)過(guò)公司預(yù)算小組、董事會(huì)對(duì)各分子公司下達(dá)年度總預(yù)算，形成各公司的年度預(yù)算臺(tái)賬。各公司的經(jīng)營(yíng)管理層再通過(guò)系統(tǒng)的部門(mén)預(yù)算流程將公司預(yù)算額分配到部門(mén)內(nèi)相應(yīng)的管理費(fèi)用科目中，之后的所有部門(mén)人員在費(fèi)用報(bào)銷流程與付款流程中都必須關(guān)聯(lián)相應(yīng)的費(fèi)用科目，從而形成部門(mén)費(fèi)用科目預(yù)算使用情況，各公司預(yù)算占用比例及執(zhí)行控制情況分析，為集團(tuán)與各公司提供數(shù)據(jù)支持，同時(shí)公司在OA系統(tǒng)中設(shè)置了公司的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略目標(biāo)與考核指標(biāo)，設(shè)置了行政辦法流程、合同評(píng)審流程、人事流程與考勤流程、采購(gòu)流程、銷售流程等各業(yè)務(wù)模塊的管理流程，并通過(guò)流程的角色設(shè)置與權(quán)限設(shè)置，使公司的行政管理辦法、合同管理辦法、人事與考勤管理辦法、采購(gòu)管理辦法及銷售管理辦法等公司的管理制度在OA系統(tǒng)中以流程方式體現(xiàn)，使集團(tuán)與各公司的經(jīng)營(yíng)管理層在各自的管理范圍、權(quán)限范圍內(nèi)各司其職，并通過(guò)流程模塊中的數(shù)據(jù)匯報(bào)與匯總統(tǒng)計(jì)，為集團(tuán)管理層與各公司經(jīng)營(yíng)層及時(shí)提供數(shù)據(jù)指導(dǎo)，促進(jìn)公司制度中全面落地與有效

執(zhí)行。

總之，OA系統(tǒng)通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)、審批流程、審批權(quán)限、審批時(shí)間、審批意見(jiàn)、流程使用范圍、審批委辦、審批轉(zhuǎn)辦及數(shù)據(jù)沉淀與分析等進(jìn)行規(guī)范，來(lái)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)制度的行為落地。

4.增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公

在傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式中，企業(yè)各部門(mén)員工之間在工作上缺少直接聯(lián)系，對(duì)不同崗位的工作內(nèi)容也并不了解，因而導(dǎo)致各部門(mén)之間及企業(yè)員工之間缺乏凝聚力。

OA系統(tǒng)的知識(shí)管理模塊，可以將公司各部門(mén)、各崗位的職能規(guī)范、管理技巧、專業(yè)技能等知識(shí)在OA系統(tǒng)中進(jìn)行采集、分類、沉淀、分享、學(xué)習(xí)和持續(xù)創(chuàng)新，從而打通部門(mén)與部門(mén)之間的業(yè)務(wù)隔閡、串聯(lián)上級(jí)與下級(jí)的信息傳遞，實(shí)現(xiàn)群眾智慧的激發(fā)、單位大量無(wú)形知識(shí)資產(chǎn)的積累，方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料，提升知識(shí)的開(kāi)發(fā)和利用效率。

其次OA系統(tǒng)在公司的管理中還起到助力企業(yè)文化建設(shè)的作用，首先通過(guò)企業(yè)論壇、調(diào)查問(wèn)卷等欄目的聚集設(shè)置，提高員工對(duì)生活方面、工作方面及情感方面的發(fā)聲頻率，增強(qiáng)員工的主人翁意識(shí)，從側(cè)面助力了對(duì)“人”的管理，有利于提高團(tuán)隊(duì)意識(shí)和貫徹企業(yè)的價(jià)值觀，讓用戶做系統(tǒng)的主人，調(diào)動(dòng)員工的積極性，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。

三、OA系統(tǒng)在企業(yè)管理應(yīng)用中的發(fā)展趨勢(shì)

OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中得到深層應(yīng)用后，簡(jiǎn)單的移動(dòng)審批功能已不能滿足企業(yè)的管理需求，OA系統(tǒng)也必將根據(jù)市場(chǎng)和用戶的需求不斷改善和革新，其未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)可歸結(jié)為以下三個(gè)方面：

1.個(gè)性化的導(dǎo)向趨勢(shì)

OA系統(tǒng)目前在國(guó)內(nèi)企業(yè)管理中的應(yīng)用已經(jīng)非常廣泛，從國(guó)外的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，未來(lái)OA系統(tǒng)的發(fā)展會(huì)更加注重人性化理念，實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)最大程度的便捷性和開(kāi)放性，從而為企業(yè)管理人員提供更好的用戶體驗(yàn)。

OA管理系統(tǒng)的整體理念和框架是基本一致的，但是不同的企業(yè)對(duì)OA系統(tǒng)需求的側(cè)重點(diǎn)并不一致。因此，未來(lái)OA系統(tǒng)的發(fā)展將呈現(xiàn)出門(mén)戶導(dǎo)向、業(yè)務(wù)導(dǎo)向、流程導(dǎo)向、知識(shí)導(dǎo)向的趨勢(shì)，也就是根據(jù)各公司的組織架構(gòu)、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、管理制度及企業(yè)文化等實(shí)際需求來(lái)搭建和設(shè)計(jì)系統(tǒng)，從而不斷滿足不同企業(yè)管理工作的個(gè)性化需求。

2. 知識(shí)驅(qū)動(dòng)企業(yè)管理

以知識(shí)管理為核心理念，建立知識(shí)和角色的關(guān)聯(lián)通道，使合適的角色在合適的場(chǎng)景及時(shí)間里獲取合適的知識(shí)，充分發(fā)掘、釋放人的潛能，真正讓企業(yè)的數(shù)據(jù)和信息轉(zhuǎn)變成一種能指導(dǎo)人行為的能力，驅(qū)動(dòng)促進(jìn)企業(yè)管理工作。

3.信息集成的數(shù)據(jù)分析

以O(shè)A系統(tǒng)為信息集成平臺(tái)，將ERP系統(tǒng)及其他各管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)匯集，利用信息整合技術(shù)，消除信息孤島，將企業(yè)的信息資源有效管理和綜合利用，使企業(yè)信息系統(tǒng)形成互通互聯(lián)的整體，從而為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供定制信息、提供綜合經(jīng)營(yíng)報(bào)表、提供多種數(shù)據(jù)展現(xiàn)方式，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

四、OA系統(tǒng)在企業(yè)管理應(yīng)用中的要點(diǎn)

1.建立健全規(guī)章制度，各部門(mén)協(xié)調(diào)配合

OA系統(tǒng)是對(duì)整個(gè)企業(yè)管理工作的整合，是企業(yè)開(kāi)展工作的平臺(tái)，因此涉及面非常廣泛。橫向來(lái)看，OA系統(tǒng)將各部門(mén)以及所有員工的工作界面都搬到電腦系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了信息和工作流程的互聯(lián)；縱向來(lái)看，OA系統(tǒng)構(gòu)建的是上下級(jí)或者業(yè)務(wù)前后端的工作端口。因此要想在企業(yè)管理中順利地推行OA系統(tǒng)必須要制定企業(yè)管理規(guī)章制度，對(duì)OA系統(tǒng)執(zhí)行、管理、監(jiān)督的人員明確到位，一旦出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)事故必須能夠?qū)崿F(xiàn)責(zé)任程序倒流。此外，應(yīng)用OA系統(tǒng)的企業(yè)需要加強(qiáng)企業(yè)各部門(mén)之間協(xié)調(diào)配合，避免工作流程阻滯或者斷層，導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)營(yíng)不順暢。企業(yè)應(yīng)當(dāng)將業(yè)務(wù)流程與行政管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，從而使得企業(yè)OA系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)能夠?qū)崿F(xiàn)效益的最大化。

2.關(guān)注新舊數(shù)據(jù)的遷移與共享

信息系統(tǒng)建設(shè)中有一句老話：三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)。企業(yè)采用OA系統(tǒng)會(huì)涉及到新舊數(shù)據(jù)的銜接問(wèn)題。OA系統(tǒng)有效支撐企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展、推進(jìn)管理工作的必要前提就是及時(shí)實(shí)現(xiàn)新舊數(shù)據(jù)的遷移和共享。因?yàn)樵贠A系統(tǒng)中如果缺少企業(yè)既往的數(shù)據(jù)，即便建立起順暢美觀的OA系統(tǒng)，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效管理。且一旦新舊數(shù)據(jù)銜接不及時(shí)，極有可能出現(xiàn)企業(yè)決策的失誤，還會(huì)造成企業(yè)數(shù)據(jù)資源的巨大浪費(fèi)。所以，在推行OA系統(tǒng)過(guò)程中，企業(yè)要尤其重視歷史數(shù)據(jù)的整合，最好能夠設(shè)置專門(mén)的數(shù)據(jù)項(xiàng)目組對(duì)其進(jìn)行管理，降低企業(yè)員工適應(yīng)使用新系統(tǒng)的難度。

3.充分運(yùn)用人性化的設(shè)計(jì)與管理

OA 系統(tǒng)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)之一就是門(mén)戶導(dǎo)向，人性化的理念也是當(dāng)前商業(yè)市場(chǎng)上受到極大關(guān)注的理念。作為企業(yè)管理者，利用OA系統(tǒng)辦公和實(shí)現(xiàn)企業(yè)有效管理，需要不斷改善OA系統(tǒng)的截面和功能，貫徹以人為本的理念，站在便利員工和領(lǐng)導(dǎo)工作的立場(chǎng)來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和研發(fā)。例如在常規(guī)事項(xiàng)的審批界面上可以根據(jù)業(yè)務(wù)的常規(guī)特點(diǎn)設(shè)置一些格式化的審批語(yǔ)言和文本，從而有效提高員工的辦公效率。在OA系統(tǒng)的郵件系統(tǒng)中，企業(yè)管理者可以對(duì)郵件設(shè)置自定義群組的功能，便于領(lǐng)導(dǎo)或者員工發(fā)送郵件時(shí)可以有針對(duì)性地群發(fā)。此外，可以將員工個(gè)人的通訊工具與OA系統(tǒng)進(jìn)行直接關(guān)聯(lián)，當(dāng)員工在線下或者出現(xiàn)緊急情況時(shí)其他成員能夠及時(shí)將相關(guān)情況反饋給對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人員。

4.要進(jìn)行全面的用戶培訓(xùn)

OA辦公系統(tǒng)是一種全新的無(wú)紙化辦公模式，其本身的操作對(duì)于剛接觸的用戶來(lái)說(shuō)可能會(huì)出現(xiàn)不適應(yīng)甚至排斥的現(xiàn)象，因此企業(yè)在推行OA系統(tǒng)過(guò)程中要注重對(duì)員工進(jìn)行全面的培訓(xùn)，進(jìn)而將OA辦公系統(tǒng)的工作流程和步驟在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行普及和宣貫，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理方式的順利過(guò)渡。培訓(xùn)的方式一般有兩種：現(xiàn)場(chǎng)授課與實(shí)操。首先，應(yīng)當(dāng)由專業(yè)人員就OA辦公系統(tǒng)的基本功能、工作原理等向員工宣貫，讓他們了解該系統(tǒng)的運(yùn)作原理。其次，在理論授課完成之后，可以由專業(yè)人員在場(chǎng)指導(dǎo)進(jìn)行辦公系統(tǒng)的實(shí)操，指導(dǎo)人對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)糾正。通過(guò)對(duì)員工進(jìn)行全面的培訓(xùn)，讓員工迅速適應(yīng)并接受使用OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公模式的順利過(guò)渡和銜接。

5.有效防范OA系統(tǒng)使用過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)

盡管OA系統(tǒng)能大幅提高企業(yè)管理效率，改善管理質(zhì)量，但也同樣存在很多風(fēng)險(xiǎn)。近年來(lái)，經(jīng)常會(huì)爆出某某公司的客戶信息被黑客竊取，這說(shuō)明企業(yè)的辦公系統(tǒng)會(huì)受到黑客的威脅。OA系統(tǒng)可以說(shuō)是整個(gè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)、管理的中樞，其中包含有企業(yè)的諸多商業(yè)秘密和客戶信息，一旦被黑客侵入，其后果必將是毀滅性的。此外，病毒軟件也可能會(huì)給OA系統(tǒng)帶來(lái)極大沖擊，網(wǎng)絡(luò)故障或者邏輯問(wèn)題也會(huì)帶來(lái)OA系統(tǒng)功能的喪失，導(dǎo)致企業(yè)管理和辦公系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行。因此，使用OA系統(tǒng)的企業(yè)應(yīng)當(dāng)高度關(guān)注系統(tǒng)使用過(guò)程中潛在的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)做好系統(tǒng)防護(hù)措施，一旦發(fā)覺(jué)可能存在危險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)反饋技術(shù)部門(mén)采取措施，盡可能降低損失。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著改革開(kāi)放的深入發(fā)展，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制逐步建立，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。在此背景下，如何降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)和管理成本，提高企業(yè)管理的質(zhì)量和效率成為了企業(yè)能否立足商業(yè)“戰(zhàn)場(chǎng)”的關(guān)鍵要素。OA系統(tǒng)以其高效、快捷地的工作效率受到越來(lái)越多企業(yè)的青睞，已成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此，建立適合企業(yè)發(fā)展的OA系統(tǒng)尤為重要。

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