信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新探析

宋阿文

摘 要：信息時代背景下，檔案管理工作也應(yīng)跟隨時代發(fā)展的大潮流，順應(yīng)當(dāng)前階段社會發(fā)展的趨勢，融合信息化建設(shè)，促進檔案管理工作的進一步創(chuàng)新。因此，本文從信息化時代檔案管理的價值出發(fā)，重點探討了信息化時代檔案管理工作應(yīng)如何進行創(chuàng)新，以促進檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 創(chuàng)新

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息全球化進程不斷加快，為我國檔案管理工作的創(chuàng)新、發(fā)展提供了良好的外部環(huán)境與機會。目前，全球已全面進入信息化時代，為我國檔案管理工作的開展提供了更新更高的要求，要求檔案管理工作應(yīng)全面建立信息化檔案管理工作模式且應(yīng)不斷進行創(chuàng)新，這無疑是我國社會經(jīng)濟實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展、檔案管理工作實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級的必經(jīng)之路，對檔案管理工作效率的提升、對檔案管理各項資源的有效結(jié)合有推動作用，并有效降低了檔案管理工作投入的成本。因此信息化時代背景下，檔案管理工作如何實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，是擺在相關(guān)研究人員面前亟待解決的重要課題。

一、信息時代檔案管理工作的重要價值

信息時代背景下，檔案管理工作的價值主要體現(xiàn)在以下兩個方面：其一，對文獻資源經(jīng)過二次加工，有效縮短了檔案加工的時間，促進了檔案信息的有效性。特別是針對原始檔案資料而言，將文檔經(jīng)過計算機掃描后以電子文檔的形式進行保存，工作人員能夠很快調(diào)閱使用，這與傳統(tǒng)檔案管理模式相比較，傳統(tǒng)檔案管理模式下檔案原件因被過度借閱而導(dǎo)致?lián)p壞、丟失的情況減少，給予原始檔案資料更好的保護。近年來，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，各種計算機軟件得到了研發(fā)，使檔案資源的著錄、分類整理、調(diào)整得到了實現(xiàn)，有效緩解了檔案管理工作人員的工作強度、難度，使得檔案管理工作的效率得到了有效提升，使傳統(tǒng)檔案管理歸檔方式得到了改善。其二，檔案管理的信息化建設(shè)通過資金的一次性投入即可實現(xiàn)，但是檔案管理信息化建設(shè)后所獲得的實效卻是通過無數(shù)次的實踐體現(xiàn)的。檔案管理通過信息加工的方式開展，有效填補了傳統(tǒng)檔案管理中的資金問題，彌補了傳統(tǒng)檔案管理模式的下檔案管理存在的不足，通過檔案管理的信息化建設(shè)，檔案信息通過計算機軟件實現(xiàn)了快速錄入、快速檢索與快速提取，有效節(jié)省了傳統(tǒng)檔案管理的存儲空間，節(jié)省了檔案信息的檢索、查閱時間，還大大提升了檔案原件的安全性與檔案資料的利用率。此外，相關(guān)檔案信息通過計算機平臺在相關(guān)網(wǎng)站上進行公布，及時將檔案管理上的一些新情況、新變化公布給受眾。

二、信息化時代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）信息化檔案管理理念的創(chuàng)新。信息化檔案管理理念的創(chuàng)新，是檔案管理工作得到創(chuàng)新的重要前提，對檔案管理工作作出正確的思想指導(dǎo)，引領(lǐng)檔案管理工作向數(shù)字化、現(xiàn)代化、質(zhì)量化的方向發(fā)展。在日常檔案管理工作開展過程之中，檔案管理工作人員應(yīng)以科學(xué)發(fā)展觀作為檔案管理工作的指導(dǎo)思想，并對檔案信息化管理工作予以高度重視，這對信息化檔案管理工作質(zhì)量的提升有著決定性的影響。同時，檔案管理工作人員應(yīng)樹立創(chuàng)新意識，敢于研發(fā)，不斷促進管理理念與時俱進，切實提升檔案管理工作的實效性，為廣大群眾提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

（二）信息化檔案管理模式的優(yōu)化。信息化檔案管理模式的優(yōu)化，為信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定了模式基礎(chǔ)。一方面，相關(guān)管理人員應(yīng)不斷就檔案管理模式進行創(chuàng)新，切實提高服務(wù)的水平與質(zhì)量。就傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，相對比較分散、系統(tǒng)建設(shè)不足，難滿足社會各層次群眾的需要，因此應(yīng)統(tǒng)一對檔案資料進行管理、高效整合，并對系統(tǒng)進行備份，根據(jù)不同單位、機關(guān)制定相應(yīng)的檔案模塊，促進管理程序的簡化。另一方面，應(yīng)加強對管理系統(tǒng)的規(guī)范管理，對檔案管理工作各項細(xì)則予以明確，對硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)規(guī)范性處理各項技術(shù)指標(biāo)、軟件升級等，從而實現(xiàn)對信息化檔案管理模式的優(yōu)化。

（三）建立信息化檔案管理平臺。信息化檔案管理平臺，通過統(tǒng)一對數(shù)據(jù)資料進行收集與處理，從而為檔案管理工作提供發(fā)展空間。首先應(yīng)將科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，從檔案管理工作實際出發(fā)，秉持循序漸進的根本原則協(xié)調(diào)好，實現(xiàn)從檔案管理初級向高級轉(zhuǎn)變，建立綜合性檔案管理資料庫、分級化檔案管理資料庫，從而形成信息化的檔案管理平臺，切實提高信息化檔案管理工作的效率與水平。同時，應(yīng)在創(chuàng)新思維的引領(lǐng)下建立檔案共享平臺，實現(xiàn)各個單位檔案資源的共享，將傳統(tǒng)檔案管理中時間、空間的限制問題徹底解決掉。此外，在建設(shè)信息化檔案管理平臺的過程之中，還應(yīng)建立信息化檔案管理的反饋機制，檔案管理工作人員及時有效反饋工作過程之中存在的問題，督促工作人員對檔案管理資源進行優(yōu)化，切實提高信息化檔案管理平臺的價值。

三、結(jié)語

信息時代下，創(chuàng)新是檔案管理工作發(fā)展必須執(zhí)行的一個要求。新形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，要求檔案管理工作做到與時俱進，不斷進行創(chuàng)新，確保在文化事業(yè)大繁榮的環(huán)境下不斷發(fā)展。信息時代在對檔案管理工作進行創(chuàng)新的同時，應(yīng)切實維護好公眾的權(quán)益，盡可能滿足社會公眾對順利獲取檔案信息資源的需求。此外，應(yīng)加大對檔案資源信息庫安全問題的重視，切實將檔案信息化建設(shè)與社會信息化建設(shè)結(jié)合起來，完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進檔案管理信息化完善，真正實現(xiàn)檔案管理的信息化。

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