企業(yè)電子檔案管理模式的創(chuàng)新與應(yīng)用

耿琪琦

近些年來(lái)我國(guó)社會(huì)水平和科學(xué)技術(shù)水平不斷提升，企業(yè)制度基于此種形式下逐漸向越發(fā)完善的信息化方向發(fā)展，作為企業(yè)管理中重要組成部分的檔案管理模式也隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)階段企業(yè)內(nèi)部的檔案管理依靠人工手抄來(lái)完成，其實(shí)質(zhì)為檔案實(shí)體的一種歸檔模式，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)實(shí)體檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法應(yīng)對(duì)企業(yè)的實(shí)際需求，不僅存儲(chǔ)難度較大，而且資料的查找十分不方便，再加上此種檔案整理和存檔均需耗費(fèi)較大的人力和物力，和企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的追求相悖，因此，企業(yè)檔案管理向電子化、信息化轉(zhuǎn)變是必然趨勢(shì)?；诖朔N背景下，本文將企業(yè)電子檔案管理模式的創(chuàng)新和應(yīng)用作為主要探討內(nèi)容，由現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀展開(kāi)論述。

一、企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀的評(píng)價(jià)

1.檔案歸檔材料不完整

檔案歸檔材料存在缺失是當(dāng)前階段企業(yè)檔案管理中存在的普遍問(wèn)題，日常工作中只將一些文件類(lèi)資料進(jìn)行整理歸檔，對(duì)于科技類(lèi)資料則存在疏忽的情況。即使有科技類(lèi)資料歸檔存放的意識(shí)，也存在復(fù)印件代替原始資料的情況，從而無(wú)法保證檔案資料的真實(shí)性和可靠性。

2.檔案管理制度存在缺陷

對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，非常強(qiáng)的實(shí)用性和專(zhuān)業(yè)性是其基本特征，而且種類(lèi)非常繁雜。當(dāng)前階段我國(guó)企業(yè)內(nèi)部普遍存在不夠重視檔案管理的情況，因此，檔案管理制度也都不夠完善，存在一定的缺陷，在進(jìn)行檔案管理時(shí)沒(méi)有相關(guān)的依據(jù)，導(dǎo)致發(fā)生檔案材料交接混亂、排序及分類(lèi)不清、頁(yè)碼標(biāo)號(hào)不規(guī)范、入庫(kù)時(shí)間不及時(shí)等情況，以至于后續(xù)各類(lèi)資料的查找十分困難，也無(wú)法準(zhǔn)確發(fā)硬企業(yè)的經(jīng)營(yíng)歷史和狀態(tài)。

3.檔案管理手段落后

現(xiàn)階段，我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平得以飛速發(fā)展，企業(yè)辦工也逐漸向網(wǎng)絡(luò)化、信息化轉(zhuǎn)變，但是就企業(yè)內(nèi)部的檔案管理來(lái)說(shuō)依}日停留在傳統(tǒng)管理層面，計(jì)算機(jī)僅僅作為輔助工具存在，其根本原因是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理不夠重視，相關(guān)檔案管理人員對(duì)檔案管理也沒(méi)有明確的認(rèn)知，工作過(guò)程存在得過(guò)且過(guò)的態(tài)度，因此繼續(xù)沿用傳統(tǒng)落后的管理手段，不僅工作效率低下，而且工作質(zhì)量無(wú)法保證。（王麗華.企業(yè)電子檔案管理的重要性及安全管理探析[J].城建檔案，2018（03）：61-62.）

二、企業(yè)電子檔案管理模式的創(chuàng)新策略及應(yīng)用

1.提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的重視程度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的態(tài)度直接決定員工的工作方式，如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作不夠重視，存在可有可無(wú)的錯(cuò)誤認(rèn)知，則下面工作人員極易將消極意工的情緒帶人工作之中，對(duì)于各類(lèi)檔案的管理不夠細(xì)心和全面，僅僅將檔案管理工作停留在淺顯的表面階段，無(wú)法具體發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)。（馬仁杰，劉俊玲.論電子檔案開(kāi)放利用中信息安全保障存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].檔案學(xué)通訊，2012（03）：66-60.）因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層首先應(yīng)該提升自身對(duì)檔案管理的重視程度，然后，將此重視逐漸向工作人員進(jìn)行滲透，從而保證工作人員對(duì)檔案管理工作負(fù)責(zé)且認(rèn)真的態(tài)度。

2.建立、建全檔案管理制度

無(wú)規(guī)矩不成方圓，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)同樣適用，檔案管理制度是企業(yè)檔案管理工作得以順利推進(jìn)的根本前提，也是員工工作的直接依據(jù)，如檔案管理制度存在缺陷，會(huì)造成員工工作毫無(wú)章法的情況，因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)入需要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀對(duì)檔案管理制度進(jìn)行建立建全，規(guī)定檔案管理工作的細(xì)則和具體應(yīng)該收集保管人檔的類(lèi)型，并將檔案材料交接規(guī)則進(jìn)行明確，確保工作人員日常工作可有章可循，有據(jù)可依，從而由根本保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性和有效性。（李小紅.信息時(shí)代下企業(yè)電子檔案管理探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2013，25（17）：168-169.）

3.積極應(yīng)用電子信息技術(shù)

近些年來(lái)，我國(guó)科學(xué)技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)，將其應(yīng)用在辦公領(lǐng)域可大幅度降低工作強(qiáng)度和難度，使得工作效率和工作質(zhì)量得到有效提升。對(duì)于企業(yè)檔案管理而言，可將掃描儀、數(shù)據(jù)庫(kù)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，將所有需要存檔的文件或者資料進(jìn)行掃描之后分類(lèi)保存，即保證了資料的真實(shí)性，又提升了存檔的穩(wěn)定性，不用再擔(dān)心原始資料存放不當(dāng)為企業(yè)造成損失的情況。而數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用為工作人員提供了極大的便利，設(shè)置相關(guān)人員的查詢權(quán)限即可，每個(gè)人均可依據(jù)自身權(quán)限在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)查詢所需的資料，省去了資料交接的環(huán)節(jié)，節(jié)省了工作時(shí)間，提升了工作效率。（吳瑋.企業(yè)電子檔案管理存在的問(wèn)題及其對(duì)策[J].檔案，2012（06）：57-58.）

4.提升工作人員檔案保護(hù)意識(shí)

電子檔案管理模式相比傳統(tǒng)檔案管理模式而言，便利性、準(zhǔn)確性得到大幅度提升，不僅節(jié)省了前期工作人員檔案整理和存檔的時(shí)間及工作量，而且為后續(xù)相關(guān)資料的查找提供了便利，但是，電子檔案管理存在一大弊端就是數(shù)據(jù)丟失，此種丟失分為有意盜取和無(wú)意丟失兩種情況。（戴玲，彭延國(guó)，彭長(zhǎng)根.大數(shù)據(jù)環(huán)境下的電子檔案信息安全問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2016（29）：25-26.）有意盜取指的是不法分子利用信息技術(shù)，對(duì)公司的機(jī)密文件進(jìn)行盜取用于非法獲利或其它交易，所以企業(yè)在采用電子檔案管理模式時(shí)需要加強(qiáng)電子防護(hù)，設(shè)置多層防火墻并定期維護(hù)，降低信息被盜取的可能性。無(wú)意丟失指的是因相關(guān)工作人員的失誤，造成檔案資料被誤刪的情況，如信息徹底丟失可能會(huì)給公司造成無(wú)法估計(jì)的損失，因此，相關(guān)工作人員在進(jìn)行資料存檔時(shí)要提前進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同地方，一旦存在誤刪的情況可在其它路徑獲取資料并再次存檔。

綜上所述，近年來(lái)我國(guó)科學(xué)技術(shù)和社會(huì)水平不斷提升，各行各業(yè)也因此得到快速發(fā)展，信息技術(shù)更是深入至企業(yè)辦公，大幅度提升了工作人員的工作效率。但是，目前階段此種電子化辦公模式在企業(yè)檔案管理方面仍舊涉及較少，隨著傳統(tǒng)檔案管理弊端的越發(fā)凸顯，電子企業(yè)檔案管理模式是企業(yè)檔案管理的必然趨勢(shì)。因此，本文基于電子技術(shù)和信息化背景，首先對(duì)當(dāng)前階段企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，然后結(jié)合問(wèn)題提出針對(duì)性的創(chuàng)新優(yōu)化及具體應(yīng)用措施，旨在切實(shí)提升企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量，以更加適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。