保全證據(jù)公證實(shí)務(wù)操作中應(yīng)注意的問題

摘 要 保全證據(jù)公證是全面提升公證證據(jù)效力的主要途徑之一。本文通過全面詳細(xì)的介紹保全證據(jù)公證的主要類型和核心內(nèi)容，通過分析具體案例來發(fā)現(xiàn)當(dāng)前保全證據(jù)公證工作過程中出現(xiàn)的繼續(xù)解決的各種難題，重點(diǎn)列舉在辦理保全證據(jù)公證過程中的主要注意事項(xiàng)，并提出針對(duì)性的解決措施，為保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)的健康持續(xù)發(fā)展提供必要的保障。

關(guān)鍵詞 保全證據(jù) 公證 公證證據(jù)

作者簡(jiǎn)介：張鳳翼，內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市寶山公證處，三級(jí)公證員，研究方向：保全證據(jù)公證。

中圖分類號(hào)：D926.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.09.177

證據(jù)的搜集和整理是民事行為訴訟活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，是司法機(jī)關(guān)準(zhǔn)確掌握案情和快速梳理案件線索的主要途徑之一，也是當(dāng)事雙方證明自己所言的重要途徑，對(duì)訴訟活動(dòng)進(jìn)程具有積極的推進(jìn)作用，因此，不管是當(dāng)事雙方還是司法機(jī)關(guān)都應(yīng)該主動(dòng)尋找和維護(hù)證據(jù)，而保全證據(jù)公證顧名思義就是用統(tǒng)一規(guī)范的形勢(shì)對(duì)獲得的各種證據(jù)進(jìn)行認(rèn)證和固定，抓取該證據(jù)的關(guān)鍵點(diǎn)，讓證據(jù)價(jià)值最大化。保全證據(jù)公證具有便捷高效的特征，對(duì)民事訴訟活動(dòng)的開展以及民事訴訟活動(dòng)的結(jié)果都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。我國(guó)保全證據(jù)公證相關(guān)的法律條文明確提出，由專門部門依據(jù)相關(guān)規(guī)定和流程進(jìn)行公證的事實(shí)和文書具有較強(qiáng)的法律意義，應(yīng)當(dāng)成為有有關(guān)部門認(rèn)定事實(shí)的依據(jù)，如果有其他人員提出與該公正內(nèi)容完全相反或者沖突的證據(jù)時(shí)，那么該公證則會(huì)失去或者降低其法律效力。專門的法律規(guī)定以及嚴(yán)格的公證流程都提升了公證的證據(jù)效力。與此同時(shí)，最能體現(xiàn)公證證據(jù)效力的保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)也是公證機(jī)構(gòu)最平常和最廣泛的業(yè)務(wù)。

一、保全證據(jù)公證的主要內(nèi)容和特征

我國(guó)公證員協(xié)會(huì)的相關(guān)規(guī)章制度中明確提出了保全證據(jù)公證的概念，并對(duì)保全證據(jù)公證進(jìn)行科學(xué)詮釋。保全證據(jù)公證是由自然人、法人和其他組織向公證機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，公證機(jī)構(gòu)則依照相關(guān)的法律規(guī)定對(duì)申請(qǐng)人提供的真實(shí)的證據(jù)、行為過程等進(jìn)行整理分析和保存說明，證明申請(qǐng)人所提交的申請(qǐng)內(nèi)容的真實(shí)可靠性。

保全對(duì)象類型會(huì)影響甚至決定公證機(jī)構(gòu)保全證據(jù)公證的內(nèi)容和類型，現(xiàn)如今，根據(jù)保全對(duì)象的性質(zhì)可以將保全證據(jù)公證內(nèi)容劃分為三種主要類型。

1.以證據(jù)為保全對(duì)象的保全證據(jù)公證，該類型公證內(nèi)容主要包括書證、物證、語(yǔ)音資料證明、電子票據(jù)證據(jù)等等。

2.以行為過程為保全對(duì)象的保全證據(jù)公證，該類型公證內(nèi)容不僅有對(duì)送達(dá)行為、證人書寫證人證言行為，也包括當(dāng)事人陳述事實(shí)內(nèi)容行為以及購(gòu)買侵權(quán)產(chǎn)品行為等等。

3.以證明申請(qǐng)人取證行為的真實(shí)性為保全對(duì)象的保全證據(jù)公證。該類型公證中，申請(qǐng)人所獲得的證據(jù)內(nèi)容范圍較廣，不僅包括紙質(zhì)版證明、相關(guān)物品證明、語(yǔ)音視頻資料以及網(wǎng)頁(yè)電子證據(jù)等等。

公證人正式接受申請(qǐng)人保全證據(jù)公證申請(qǐng)請(qǐng)求時(shí)，意味著公證人正式開展辦理該保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)。公證人必須在第一時(shí)間分辨出該業(yè)務(wù)是否屬于保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)范圍，對(duì)于不符合保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)基本要求的申請(qǐng)予以拒絕。隨后，公證人員要確定其保全對(duì)象，并以此為基礎(chǔ)確定該業(yè)務(wù)的類型，為公證人員準(zhǔn)確把握自己在辦理保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)中的角色奠定基礎(chǔ)，比如公證人要分清楚自己究竟是證據(jù)的提取人還是某種行為的證明人員。接下來，通過案例解說的方式來對(duì)不同類型的保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)的說明。

案例1：申請(qǐng)人提出對(duì)電子郵件進(jìn)行保全證據(jù)公證的申請(qǐng)，這種申請(qǐng)存在兩種情況，一種情況是指保全證據(jù)公證的對(duì)象是證據(jù)，此時(shí)公證人員扮演者操作者的角色，這就需要公證人員盡可能的熟練掌握申請(qǐng)人所提出的操作步驟，并對(duì)該操作步驟進(jìn)行提前聯(lián)系，以便提高操作的熟練程度；另一種情況則是指以申請(qǐng)人操作取證行為過程真實(shí)性為保全對(duì)象的保全證據(jù)公證，此時(shí)公證人員主要負(fù)責(zé)見證申請(qǐng)人員的取證過程，證明申請(qǐng)人取證行為的真實(shí)性，根本不需要公證人員進(jìn)行實(shí)際操作。

案例2：申請(qǐng)人申請(qǐng)辦理保全證據(jù)公證總業(yè)務(wù)中的郵寄文書業(yè)務(wù)時(shí)的保全對(duì)象是行為以及該行為發(fā)生的過程，公證人員只能對(duì)申請(qǐng)人所提出申請(qǐng)的郵寄行為以及該行為發(fā)生的全過程進(jìn)行保全證據(jù)公證，而該公證人員不能參與到該文書郵寄的任何環(huán)節(jié)。

案例3：對(duì)某一商業(yè)場(chǎng)所中張貼懸掛的具有侵權(quán)可能的廣告提出保全證據(jù)公證申請(qǐng)。當(dāng)該保全證據(jù)公證申請(qǐng)以書證為主，也就是以商業(yè)場(chǎng)所使用的宣傳廣告內(nèi)容的為主時(shí)，需要公證人員利用照片拍攝設(shè)備或者錄像設(shè)備進(jìn)行保存取證。

二、列舉保全證據(jù)公證實(shí)務(wù)操作中的注意事項(xiàng)

保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)開展過程中，公證人員必須要嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定，堅(jiān)持公平公正、客觀真實(shí)的基本原則，公正人員還應(yīng)端正工作態(tài)度，以嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的姿態(tài)投入到保全證據(jù)公正工作中來，最大限度的提高所申請(qǐng)的保全證據(jù)公正內(nèi)容的真實(shí)客觀性和完整準(zhǔn)確性，從而提高人們對(duì)公證機(jī)構(gòu)以及公證人員的信賴度。

1.保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)申請(qǐng)受理階段。申請(qǐng)人員通過正規(guī)合法的渠道和途徑提出申請(qǐng)。公證人員首先要對(duì)申請(qǐng)請(qǐng)求內(nèi)容和請(qǐng)求方式提出審查，確保該保全證據(jù)公證申請(qǐng)內(nèi)容和申請(qǐng)方式符合法律規(guī)定，不存在違反相關(guān)規(guī)定的情況。我國(guó)公證員協(xié)會(huì)的規(guī)定中之處，保全證據(jù)公證人員必須與申請(qǐng)人或者申請(qǐng)人的地理人員必須在住所地或者行為發(fā)生地區(qū)具有一致性，這也就意味著申請(qǐng)人不能漫無目的、按照自己的喜好隨意選擇某一區(qū)域的保全證據(jù)公證機(jī)構(gòu)，只能從自己住所地、行為地以及事實(shí)發(fā)生區(qū)域中選擇其中一個(gè)區(qū)域的保全證據(jù)公證機(jī)構(gòu)；對(duì)申請(qǐng)人以及其代理人的主體資格進(jìn)行了規(guī)定，要求申請(qǐng)人必須與所提出申請(qǐng)的保全證據(jù)公證內(nèi)容具有一定的利害關(guān)系，不能任意申請(qǐng)一些與自己毫無利益關(guān)系或者對(duì)自己毫無影響的保全證據(jù)公證。申請(qǐng)人或者公證人員必須采用合法的方式和途徑對(duì)證據(jù)進(jìn)行保全，絕對(duì)不能采用一些法律明確規(guī)定禁止使用的方式或者方法，同時(shí)，保全證據(jù)公證過程中絕對(duì)不能損害其他人員的利益。此外，公證人員應(yīng)盡可能全面詳細(xì)的了解保全證據(jù)內(nèi)容的各種信息，比如證據(jù)的現(xiàn)狀、類型以及申請(qǐng)人提出保全證據(jù)公證申請(qǐng)的最終目的等等。公證人員應(yīng)了解該公證申請(qǐng)是否存在潛在的危險(xiǎn)因素，比如利用公證來宣傳某種商品的性能，擴(kuò)大商品的功能，對(duì)消費(fèi)者的消費(fèi)行為和消費(fèi)選擇產(chǎn)生誤導(dǎo)等等。公證人員還應(yīng)擦亮眼睛，及時(shí)發(fā)現(xiàn)該公證申請(qǐng)中存在的可能會(huì)涉及刑事案件的證據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并正確處理各種陷阱證據(jù)等。保全證據(jù)公證相關(guān)法律明確規(guī)定對(duì)于損害他人利益或者采用違法取證手段的保全證據(jù)公證申請(qǐng)無效，不能作為澄清和證明案件事實(shí)的證據(jù)。

2.保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)辦理階段。申請(qǐng)人員需要交給公證人員一份紙質(zhì)版的情況說明，主要包括申請(qǐng)保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)的原因、目的以及相關(guān)證據(jù)的數(shù)量等基本信息。公證人員在正式接受這件業(yè)務(wù)之后，會(huì)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容等信息進(jìn)行全面的審核分析，并選擇自己認(rèn)為最恰當(dāng)和最有效的方式來實(shí)現(xiàn)對(duì)保全對(duì)象的公證，比如，對(duì)保全對(duì)象采取實(shí)務(wù)保全還是利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行提取保存。公證人員可以采用的公證方式多種多樣，主要有拍照、錄音、打印、復(fù)印等方式，并隨著科學(xué)技術(shù)的深度研發(fā)逐漸增加。公證人員所使用的公證工具主要有照相機(jī)、攝像機(jī)、錄音機(jī)、電腦等等，這些公證工具大多會(huì)有專人進(jìn)行管理，并進(jìn)行定期的清潔檢查和維修。此外，保全證據(jù)公證實(shí)務(wù)過程中，公證人通過綜合考慮和評(píng)估之后選擇是否公開自己的身份。我國(guó)公證員協(xié)會(huì)相關(guān)規(guī)定明確指出，在對(duì)外出辦理保全互聯(lián)網(wǎng)電子證據(jù)和辦理侵權(quán)物證兩種保全時(shí)，公證人員可以隱藏自己的真實(shí)身份，以達(dá)到降低調(diào)查取證難度的目的。

公證員的特殊身份要求公證員必須具有較強(qiáng)的工作水平和綜合能力，能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)自己接手的保全業(yè)務(wù)，能夠用簡(jiǎn)潔精練的語(yǔ)言對(duì)業(yè)務(wù)開展的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的記錄。工作記錄水平直接影響公證員的工作能力和工作效果，間接影響公證事業(yè)的未來發(fā)展情況，公證員的工作記錄要盡量避免使用存在爭(zhēng)議的詞語(yǔ)，以免因詞義的變化造成公證內(nèi)容整體意思的改變。在保全證據(jù)公證實(shí)務(wù)操作過程中，公證員可能會(huì)接到各種投訴，這些投訴主要是由于公證員所做的工作記錄準(zhǔn)確性較低，記錄內(nèi)容不完整等原因造成的。公證員在完善工作記錄時(shí)，要始終堅(jiān)持客觀公正和真實(shí)的原則，絲毫不差的記錄與申請(qǐng)人一起所見證的事情和所經(jīng)歷的過程，比如時(shí)間、地點(diǎn)、人物等基礎(chǔ)性信息，參與人員姓名以及選擇的保全方法等。如果有需要公證員只能利用照相機(jī)等外在工具才能完成的取證任務(wù)時(shí)，要詳細(xì)準(zhǔn)確的記錄取證時(shí)間以及取證見證人員。公證員要客觀全面的描繪證據(jù)現(xiàn)象，絕對(duì)不能憑借自己的主觀臆想來妄自猜測(cè)和記錄現(xiàn)場(chǎng)信息，保證證據(jù)現(xiàn)場(chǎng)描述的客觀性，降低證據(jù)現(xiàn)場(chǎng)描述的主觀性和不確定性。此外，公證員還要確定已經(jīng)獲得的紙質(zhì)類的證據(jù)原件的保管人員以及該證據(jù)原件的復(fù)印地址等。

公證員在準(zhǔn)確提取和妥善保管各種證據(jù)后，公正機(jī)構(gòu)、當(dāng)事人、證據(jù)所有者等共同評(píng)估和選擇最佳的證據(jù)保管信息，比如誰保管、保管多長(zhǎng)時(shí)間、放在哪兒保管等，這些信息都需要記錄清楚并添加到公正證詞內(nèi)容之中。當(dāng)事人和有關(guān)部門調(diào)取證物并使用完成之后，一定要將全部證據(jù)以及收條進(jìn)行建檔，絕不能出現(xiàn)證據(jù)丟失等情況。

3.對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)電子證據(jù)的保全公證。電子證據(jù)相關(guān)類型的公證業(yè)務(wù)需要用公證處的電腦和網(wǎng)絡(luò)完成，而不能選擇公證處之外的電腦進(jìn)行證據(jù)提取和公證，降低出現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)電子證據(jù)保全的失誤率?；ヂ?lián)網(wǎng)電子取證需要公證人員從頭至尾的專業(yè)操作，除此之外，公證處也可以聘請(qǐng)與該保全申請(qǐng)毫無利益關(guān)系的互聯(lián)網(wǎng)專家，但是不能讓申請(qǐng)人獨(dú)立操作，避免申請(qǐng)人故意弄虛作假以及公證員錯(cuò)誤操作導(dǎo)致公證內(nèi)容不準(zhǔn)確等情況的發(fā)生。公證員還應(yīng)注意該項(xiàng)保全電子證據(jù)的行為有沒有侵犯其他人員的隱私和合法權(quán)益。

4.對(duì)于證人證言的保全公證。證人證言的保全公證需要有作為證人的自己以及需要這份證人證言的當(dāng)事人員提出申請(qǐng)。公證人員要分開對(duì)證人證言進(jìn)行記錄和辦理，考核證人的年齡是否達(dá)具有獨(dú)立的民事行為能力等等。

三、結(jié)語(yǔ)

保全證據(jù)公證實(shí)務(wù)操作過程中，公證員要嚴(yán)格按照公證流程，保障公證的合法性，堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的公證態(tài)度，此外，公證員還需要加強(qiáng)該領(lǐng)域的專業(yè)學(xué)習(xí)，掌握更多現(xiàn)代化信息技術(shù)，靈活應(yīng)對(duì)公證過程中出現(xiàn)的各種突發(fā)狀況。

參考文獻(xiàn)：

[1]李雅萍、尹巧蕊、王建樂、薛瞳瞳.保全證據(jù)公證及證據(jù)效力.北京電力高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào).2010（4）.

[2]楊翔.公證正在失去平衡——論《公證法》的影響及公證制度的若干問題.湘潭大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）.2008（3）.

[3]張亮文.公證保全證據(jù)問題探究——以廣東中凱訴中國(guó)電信網(wǎng)絡(luò)偉播權(quán)糾紛一案為例.蘭州大學(xué).2011.

[4]凌崧、凌宗亮.網(wǎng)絡(luò)證據(jù)保全公證的現(xiàn)實(shí)困境與完善建議——以上海市黃浦區(qū)人民法院的知識(shí)產(chǎn)權(quán)審判實(shí)踐為樣本.重慶郵電大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）.2012（3）.

[5]仇天昀.保全證據(jù)公證的現(xiàn)狀與問題——對(duì)上海市閔行公證處保全證據(jù)公證的調(diào)研.上海交通大學(xué).2009.