探討文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用

李啟紅

摘 要：文書檔案管理電子化已經(jīng)成為發(fā)展趨勢(shì)，只有形成完善的檔案管理工作體系，切實(shí)引進(jìn)先進(jìn)的電子檔案管理技術(shù)，不斷加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，才能克服傳統(tǒng)檔案管理的弊端，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理信息；電子化；應(yīng)用

文書檔案重要的內(nèi)容是社會(huì)發(fā)展歷史。它通過(guò)歷史的客觀記錄，來(lái)反映在某一時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)、問(wèn)題處理等的過(guò)程和成果。文書檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。隨著信息化的到來(lái)，使人們進(jìn)入了電子網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，許多的信息通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸。目前國(guó)家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來(lái)提高文書檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。

一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)

（一）收集的優(yōu)越性

1.顯著提升信息收集工作效率

電子化手段的應(yīng)用，能有效拓寬信息來(lái)源，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行全方位搜索，輕松地獲得足夠多的信息來(lái)源，減緩工作人員各處走訪的難度，保證信息收集的多樣性、豐富性和全面性。同時(shí)電子化應(yīng)用還能降低因收集信息而產(chǎn)生的各種成本，使收集的速度明顯提升。

2.提高環(huán)保水平

此管理模式下，紙張使用數(shù)量得到降低，資源得到節(jié)約，響應(yīng)大環(huán)境下的環(huán)保要求。

3.降低保管難度，提高保管安全度

紙質(zhì)文書檔案的保管，尤其是長(zhǎng)期保管，對(duì)環(huán)境有嚴(yán)格的要求，比如要避免蟲(chóng)蛀和潮濕，要避免高溫和較大濕度，否則紙張會(huì)發(fā)生化學(xué)反應(yīng)從而被腐蝕。工作人員在翻看時(shí)，難免會(huì)因大意和粗心導(dǎo)致知識(shí)材料破損。電子化的信息只要科學(xué)、安全地保存，即便多次頻繁使用也不存在磨損的可能，不用花費(fèi)人力物力財(cái)力為其搭建適合保存的空間和各種條件?？傮w而言，文書檔案管理信息電子化有著容易儲(chǔ)存和保管、安全穩(wěn)定、占用空間小、容易保持完好、可以長(zhǎng)期保存等各種優(yōu)勢(shì)。

（二）整理的優(yōu)越性

1.整理工作高效

由于檔案種類和數(shù)量都十分龐大，數(shù)據(jù)和信息也十分繁瑣，在對(duì)其進(jìn)行整理時(shí)容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。以往此項(xiàng)工作全人工完成，需要大量人員手工進(jìn)行分類整理，不僅耗費(fèi)巨大的人力成本和時(shí)間成本，更因劃分標(biāo)準(zhǔn)個(gè)人理解的差異造成整個(gè)分類管理工作成果不盡如人意?，F(xiàn)在通過(guò)電子化應(yīng)用，計(jì)算機(jī)會(huì)嚴(yán)格執(zhí)行分類標(biāo)準(zhǔn)，高速運(yùn)轉(zhuǎn)得出分類整理結(jié)果，基本能夠保證結(jié)果準(zhǔn)確無(wú)誤，節(jié)約了更多的時(shí)間。

2.提升安全性

在人工傳輸中，檔案存在毀損滅失的風(fēng)險(xiǎn)，此外傳輸信息的速度并不及時(shí)。通過(guò)電子方式傳遞文書檔案，避免了檔案在傳輸中可能丟失和可能損壞的風(fēng)險(xiǎn)，不僅高效而且安全，基本不需要時(shí)間成本，只要有網(wǎng)絡(luò)的支持，這種傳輸隨時(shí)可以進(jìn)行。科技化的應(yīng)用使得文書管理的效率得到突飛猛進(jìn)的提升，具有重大意義。

3.信息檢索非常便捷

目前在行政工作管理的過(guò)程中，文書檔案管理工作在信息電子化的滲入下，工作載體有了非常大的改變，越來(lái)越多的文書檔案管理借助于光盤或者是磁盤等形式來(lái)存儲(chǔ)文書檔案信息和內(nèi)容。之所以電子化的文書檔案管理工作越來(lái)越多的被應(yīng)用，主要是有電子化的工作效率非常高，工作速度也會(huì)大幅度的提升，能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)處理各種檔案信息和數(shù)據(jù)。這是電子化文書檔案管理的最大優(yōu)點(diǎn)所在。相比較于傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理，在效率上以及完整性以及準(zhǔn)確性上都有著非常大的提升和發(fā)展，最大限度上解放了人力，在檔案信息查閱的時(shí)候非常便捷，同時(shí)在檢索檔案相關(guān)信息的過(guò)程中非常的快和便捷，在檢索時(shí)間問(wèn)題上就有了大幅度的縮短，因此，文書檔案管理工作效率的提升能夠在一定程度上提升行政工作的管理效率，更加的優(yōu)化行政管理工作。

二、文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用

（一）文書檔案管理信息收集階段的電子化應(yīng)用

1.文書檔案管理信息收集階段電子化應(yīng)用的途徑

在文書檔案管理信息收集階段，電子化主要是將原本紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)換為電子化的文字?jǐn)?shù)據(jù)和圖片數(shù)據(jù)，在收集的過(guò)程中一般可以應(yīng)用內(nèi)外互聯(lián)網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)郵件和光盤、軟盤等媒介將文書檔案存入管理人員的計(jì)算機(jī)。

2.文書檔案管理信息收集階段電子化應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)

利用電子化的方式收集文書檔案管理信息有兩個(gè)優(yōu)點(diǎn)：①有效地減少紙張的使用與浪費(fèi)。利用電子化的優(yōu)勢(shì)將原本紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)使其更加環(huán)保。②提高文書檔案管理信息收集的效率。在文書檔案管理信息的收集過(guò)程中使用互聯(lián)網(wǎng)通訊手段能夠十分輕松地將各類文書檔案信息快速地傳輸?shù)焦芾砣藛T的計(jì)算機(jī)當(dāng)中，一定程度減少了文書檔案管理人員走訪各部門收集信息的難度，也就自然節(jié)省了因?yàn)樾畔⑹占馁M(fèi)的人力成本。

3.文書檔案管理信息收集階段電子化應(yīng)用的缺點(diǎn)

文書檔案管理信息收集階段電子化應(yīng)用同樣存在著一些明顯的缺點(diǎn)，總結(jié)起來(lái)有以下兩個(gè)缺點(diǎn)：①文書檔案管理信息的真實(shí)性受到了一定程度的影響。紙質(zhì)文書檔案有著不可修改或是修改后痕跡明顯的特性，電子文書檔案卻具備著可讀寫性并且很難找到修改痕跡。②文書檔案管理信息的安全性受到了一定程度的威脅。在收集文書檔案管理信息的過(guò)程中因?yàn)樾枰煌拿浇閭鬏敂?shù)據(jù)，因此在數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中會(huì)存在著一定的危險(xiǎn)性，一些保密的數(shù)據(jù)可能會(huì)被攔截或是竊取、監(jiān)控。

4.文書檔案管理信息收集階段電子化應(yīng)用缺點(diǎn)的解決方法

①加強(qiáng)電子化文書檔案管理信息的審核力度，仔細(xì)耐心地分析文書檔案信息的真實(shí)程度，及時(shí)地對(duì)部分不真實(shí)信息進(jìn)行修改或是聯(lián)系溝通相關(guān)部門對(duì)其不真實(shí)的信息進(jìn)行修改并重新上報(bào)。②在文書檔案的收集過(guò)程中一些必須保密的數(shù)據(jù)信息應(yīng)當(dāng)將其刻錄成光盤或是存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤當(dāng)中，依靠最原始的人工報(bào)送方式進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞，以此保證文書檔案管理信息在收集階段的安全性。

（二）文書檔案管理信息整理階段電子化應(yīng)用

1.文書檔案管理信息整理階段電子化應(yīng)用的方式

在文書檔案管理信息整理階段，電子化主要針對(duì)于各類文書檔案管理信息的分類整理和制作電子化文書檔案管理信息索引。首先將內(nèi)外互聯(lián)網(wǎng)、光盤、軟盤等不同載體承載的各類文書檔案匯總到管理人員的計(jì)算機(jī)當(dāng)中，然后根據(jù)文書檔案管理信息的不同種類將其分類，在分類完成后再利用文書檔案管理信息的專業(yè)軟件制作索引，以便于以后查閱。

2.文書檔案管理信息整理階段電子化應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)

①提高文書檔案管理信息整理階段的整體效率，在文書檔案的工作當(dāng)中最為耗費(fèi)人力與物力的就是收集和整理階段，其中以整理階段最為繁瑣復(fù)雜。以往管理人員必須將大量的紙質(zhì)文書檔案管理信息手工分類后，再進(jìn)行反復(fù)地檢查翻閱防止錯(cuò)漏，在文書檔案管理信息整理階段實(shí)現(xiàn)電子化應(yīng)用后，可以大量地減少錯(cuò)誤的出現(xiàn)，利用智能軟件的搜索功能可以輕而易舉地將各類信息準(zhǔn)確無(wú)誤地分類整理，從而減少整理階段的人力成本。②利用計(jì)算機(jī)軟件智能制作文書檔案管理信息目錄索引，節(jié)省管理人員人工手動(dòng)制作目錄索引的時(shí)間，并可以利用電子信息可讀寫的特點(diǎn)隨時(shí)查找錯(cuò)漏并加以改正。

（三）文書檔案管理信息保管階段的電子化應(yīng)用

1.文書檔案管理信息保管階段電子化應(yīng)用的方式

在文書檔案管理信息保管階段，電子化應(yīng)用主要表現(xiàn)在儲(chǔ)存方式的變化，不同于以往紙質(zhì)文書檔案的保管需要將文書檔案按類放置在書架或檔案柜之中，而是將文書檔案管理信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)文件保存在光盤、軟盤、硬盤或是實(shí)體服務(wù)器與云服務(wù)器當(dāng)中。

2.文書檔案管理信息保管階段電子化應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)

①大量節(jié)省了文書檔案管理信息保管所需要的空間，過(guò)去紙質(zhì)的文書檔案管理信息的保存需要較大的存放空間，需要將不同的文書檔案管理信息放置在不同的書架或檔案柜當(dāng)中。電子化的文書檔案管理信息則只需要將文書檔案管理信息存儲(chǔ)到光盤、硬盤等各類數(shù)據(jù)載體當(dāng)中，需要的存放空間極小。②降低了文書檔案管理信息的保管難度，由于紙質(zhì)文書檔案管理信息的特性對(duì)于文書檔案的保管環(huán)境有著很高的要求，為了防止文書檔案變黃或蟲(chóng)蛀需要保管人員定期進(jìn)行通風(fēng)或晾曬工作。電子化的文書檔案管理信息對(duì)保管環(huán)境的要求則更為寬松，從而使保管工作更加輕松。

3.文書檔案管理信息保管階段電子化應(yīng)用的缺點(diǎn)

①由于一部分文書檔案具有保密的性質(zhì)，例如技術(shù)開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品研發(fā)等，都具有極強(qiáng)的隱秘性，需要受到高度的重視與保護(hù)。文書檔案管理信息的電子化使得其必將面臨網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，如果沒(méi)有一個(gè)較為強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)很可能因?yàn)楹诳凸?、電腦病毒等原因，對(duì)文書檔案的所有權(quán)單位造成不可估量的損失及十分嚴(yán)重的后果。②電子文檔管理信息的保管除外部入侵外會(huì)因系統(tǒng)錯(cuò)誤造成內(nèi)部損失外，還會(huì)因?yàn)檫z漏造成信息丟失，還會(huì)因人為疏漏造成損失，因?yàn)榕c紙質(zhì)文檔信息的物理保存方式不同，虛擬儀器數(shù)據(jù)文件信息面臨的風(fēng)險(xiǎn)更大。

4.文書檔案管理信息保管階段電子化應(yīng)用缺點(diǎn)的解決方法

①構(gòu)建計(jì)算機(jī)安全防火墻，對(duì)部分需要保密處理的文書檔案管理信息進(jìn)行電子加密處理，對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)實(shí)行專人專機(jī)對(duì)外來(lái)的光盤、軟盤進(jìn)行嚴(yán)格地電腦病毒查殺工作，務(wù)必保證管理人員計(jì)算機(jī)的安全性從而減少重要文書檔案泄密的可能性。②應(yīng)當(dāng)構(gòu)建備用數(shù)據(jù)系統(tǒng)，定期將電子化的文書檔案管理信息進(jìn)行備份，存放到不同的電子載體當(dāng)中，防止在特殊情況下文書檔案管理信息的遺失。

三、結(jié)語(yǔ)

作為我國(guó)檔案工作的一個(gè)重要組成部分，文書檔案管理工作在我國(guó)的很多行業(yè)中都有著非常廣泛的應(yīng)用。最顯著的是在我國(guó)的行政領(lǐng)域中，例如，機(jī)關(guān)事業(yè)單位，各種社會(huì)團(tuán)體，國(guó)有企業(yè)等，上述行政單位在日常的行政工作進(jìn)行的過(guò)程中都會(huì)涉及到文書檔案的管理工作。做好文書檔案管理工作，建立健全檔案電子化管理工作體系，發(fā)揮檔案專兼職管理人員工作的積極性，依靠有效的設(shè)施設(shè)備，全面提升學(xué)校檔案管理電子化質(zhì)量。

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