如何實現(xiàn)基層施工單位項目檔案工作高質(zhì)量發(fā)展

高榮欣

摘 要：隨著新時代社會發(fā)展主要矛盾的轉(zhuǎn)變，企業(yè)的工作重心也由高速發(fā)展轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展。項目檔案工作是項目管理工作不可分割的一部分，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，建立組織體系，加強項目資料的過程管控，通過貫標(biāo)與對標(biāo)，實現(xiàn)項目檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。本文結(jié)合工作實際，重點分析如何實現(xiàn)基層施工單位項目檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：項目檔案工作；項目資料；高質(zhì)量

在新時代背景下，基層施工單位項目檔案工作要跟隨企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略，圍繞公司經(jīng)營生產(chǎn)工作需要，融入項目各項管理工作中，堅持穩(wěn)中求進(jìn)，建立組織管理體系，健全制度，從項目資料的形成源頭抓起，加強項目資料過程管控，通過貫標(biāo)與對標(biāo)，逐步實現(xiàn)項目檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

一、基層施工單位項目檔案工作現(xiàn)狀

1.檔案意識薄弱

傳統(tǒng)的歸檔思維模式—檔案工作只是檔案管理者的工作，與各個業(yè)務(wù)工作者沒有關(guān)系。一套項目檔案是由此項目從立項審批到運營維護(hù)過程中產(chǎn)生的文件的有機集合，文件整理歸檔工作需要全員參與，并不僅僅是檔案管理部門人員的工作職責(zé)。

檔案價值意識薄弱—一套準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的檔案對企業(yè)而言在經(jīng)營承攬工作、清欠工作、項目運營維護(hù)及監(jiān)管中起著不可或缺的參考利用作用與法律憑證作用，而非是存在庫房里的一堆廢紙。對個人而言檔案除了真實的記錄了個人業(yè)績還在一定程度上能起到保護(hù)作用。

2.項目檔案管理及歸檔工作體系不健全，相關(guān)管理人員職責(zé)不明確，檔案管理人員調(diào)動頻繁，工作交接不到位，導(dǎo)致部分文件丟失。

3.項目檔案管理制度不健全，相關(guān)制度掌握不到位。導(dǎo)致歸檔范圍不明確，檔案收集不完整；電子檔案收集不重視，導(dǎo)致歸檔信息不齊全；項目檔案管理無章法，導(dǎo)致項目文件管控不力。

4.項目檔案管理模式落后，缺乏項目資料前期與過程管控。傳統(tǒng)的管理模式是重視后端管理的模式（項目開工前期不進(jìn)行策劃，中期不重視收集整理，后期集中人力物力整理檔案。），如果項目遲遲不能驗收，導(dǎo)致歸檔滯后，施工項目周期較長，資料易丟失并無法彌補，造成檔案不完整。

5.項目檔案工作為檔案管理部門職責(zé)，與工程管理相關(guān)部門無關(guān)，導(dǎo)致項目資料與項目檔案之間不能有效連接。

6.項目檔案工作未納入施工合同及項目績效管理。導(dǎo)致執(zhí)行力度不夠，開展工作不受約束。

二、實現(xiàn)基層施工單位項目檔案工作高質(zhì)量發(fā)展建議與對策

1.強化檔案意識，促進(jìn)檔案管理

工程項目檔案是每個工程項目在施工生產(chǎn)過程中形成的原始記錄，它不僅是工程質(zhì)量的可靠憑證，是工程維護(hù)工作的依據(jù)，是企業(yè)聲譽與資歷的證明，其中還蘊藏著無數(shù)的技術(shù)成果、工藝方法和施工經(jīng)驗，它是以知識為載體集中凝結(jié)了企業(yè)在實踐中創(chuàng)造的寶貴財富，是一種潛在生產(chǎn)力，他不能獨立顯示其經(jīng)濟(jì)效益，但通過利用就能發(fā)揮其獨有的作用。這些年來，工程項目檔案在技術(shù)參考、招投標(biāo)、工程清欠中都發(fā)揮了極其重要的作用，在日益激烈的市場競爭中，提升全員檔案意識是關(guān)鍵。因此，基層施工單位應(yīng)從“對公司歷史負(fù)責(zé)，為公司現(xiàn)實服務(wù)，替公司未來著想”的高度認(rèn)識檔案工作、重視檔案工作，切實抓好檔案工作，充實人員、完善設(shè)施、規(guī)范管理，促進(jìn)檔案管理水平不斷提高。

2.加強領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案組織體系

加強領(lǐng)導(dǎo)，健全管理機構(gòu)，是搞好每一項工作的基礎(chǔ)。因此，建立項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組與工作小組，明確崗位職責(zé)，建立項目檔案工作聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，建立項目資料室，集中保管項目資料。加強對專兼職項目檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以保證能準(zhǔn)確及時把握檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)收集、整理工程施工中形成的項目資料。

3.建立健全檔案管理制度，開展工作有章可循

建立健全檔案管理制度，是檔案人員開展檔案業(yè)務(wù)工作的保障?；鶎邮┕ろ椖坎繎?yīng)建立項目檔案管理情況介紹、項目檔案整理方案、項目檔案登記臺賬、項目檔案管理流程圖、項目檔案利用制度、項目檔案出入庫登記制度、項目文件管理規(guī)范、項目檔案整理細(xì)則、項目文件保管制度、項目檔案驗收報告等規(guī)則制度。項目文件材料的收集、整理、歸檔和項目檔案的整理與移交應(yīng)符合國家、行業(yè)、地方與企業(yè)內(nèi)部的管理規(guī)定。

4.注重前端管理，加強過程控制

傳統(tǒng)管理模式：兩端管理重視后端管理的模式

適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的管理模式：重視前后端管理的全過程管理模式

隨著工程量擴(kuò)大，工程周期長，文件數(shù)量多，不及時收集整理會造成文件大量破損、丟失，對施工單位造成巨大經(jīng)濟(jì)損失。同時電子文件與電子檔案也大量產(chǎn)生，不及時收集極易丟失。因此項目在成立之初檔案人員要參與到項目管理策劃中，做出項目檔案管理工作策劃；實行注重前端管理，加強過程文件管控的全過程管理模式，文件隨工程進(jìn)展同步收集整理預(yù)立卷、后期組卷裝訂順利驗收并移交。保證項目資料收集齊全，安全保管，齊全歸檔。

5.全員參與，形成工程管理相關(guān)部門與檔案管理部門共管局面

項目檔案工作應(yīng)是由檔案管理部門和工程管理相關(guān)部門（包括工程部門、質(zhì)量部門、物資部門、設(shè)備部門與財務(wù)部門等）共同負(fù)責(zé)管理。檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施項目檔案工作制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)對應(yīng)歸檔項目文件整理的規(guī)范性和系統(tǒng)性進(jìn)行審查。負(fù)責(zé)項目檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和移交工作。工程管理相關(guān)部門負(fù)責(zé)對工程技術(shù)文件規(guī)范性提出要求，對歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性和規(guī)范性進(jìn)行審查。應(yīng)對本部門形成的項目文件進(jìn)行收發(fā)、登記、積累和收集、整理、歸檔。

6.強化責(zé)任管理，納入合同管理與績效考核

項目檔案工作在施工合同簽訂是應(yīng)明確各方責(zé)任，歸檔范圍及套數(shù)、質(zhì)量等因素。工程竣工后按合同約定進(jìn)行交付，通過合同條款依靠法律來約束相關(guān)各方的項目檔案工作職責(zé)。

在項目檔案管理責(zé)任方面，結(jié)合“三納入”制度，將檔案管理責(zé)任納入有關(guān)人員的績效（期薪）考核制度、獎評制度和職務(wù)評聘制度，形成有效的約束機制。

三、結(jié)論

項目檔案是真實的記錄了工程施工過程中的全貌，與工程實體一并重要，是工程評優(yōu)的重要依據(jù)，同時是企業(yè)對外宣傳的第一手資料。項目檔案是維護(hù)企業(yè)形象，樹立品牌工程，傳承企業(yè)文化起到不可或缺的作用。本文結(jié)合項目檔案管理工作實際，通過對現(xiàn)狀分析，項目檔案工作需轉(zhuǎn)變管理模式，提高全員意識與專業(yè)素質(zhì)，采取有效的管控手段，促使基層施工單位項目檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]任秀波.檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用[J].中國西部科技，2010年10月（上旬）第9卷第28期.

[2]李寅秋.施工項目竣工資料收集及管理[J].建材與裝飾，2016年4月第17期.