信息數(shù)字化發(fā)展對(duì)高職院校檔案管理工作的影響分析

郁媛媛

摘要：21世紀(jì)是數(shù)字信息化時(shí)代，信息數(shù)字化已經(jīng)滲透到了人類(lèi)生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域，并且受到人們的廣泛青睞。現(xiàn)在高職院校的檔案管理，也正在運(yùn)用信息數(shù)字化方法，它順應(yīng)了檔案管理發(fā)展需要，有效提高了高校檔案利用率及校園管理水平。然而，當(dāng)前高職院校在檔案管理方面存在一些問(wèn)題，仍需進(jìn)一步改進(jìn)。本文主要對(duì)信息數(shù)字化對(duì)高職院校檔案管理工作的影響進(jìn)行分析，希望能對(duì)高職院校檔案管理水平的提高有所裨益。

關(guān)鍵詞：信息數(shù)字；高職院校；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2018）42-0017-02

在新時(shí)代條件下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，已經(jīng)把我國(guó)推進(jìn)到了信息化時(shí)代。為適應(yīng)時(shí)代需求，如何實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，已成為高職院校相關(guān)部門(mén)和檔案人員亟待解決的問(wèn)題。檔案作為重要信息介質(zhì)，是學(xué)?？茖W(xué)管理、健康發(fā)展的重要保障。所以，建立科學(xué)合理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)務(wù)之急。本文則從不同角度，針對(duì)信息數(shù)字化發(fā)展對(duì)高職院校檔案管理的影響進(jìn)行闡述，希望能為提升高職院校檔案管理水平提供一些參考性建議與幫助。

一、信息數(shù)字化在檔案管理方面的優(yōu)勢(shì)

（一）滿足高職院校檔案管理的發(fā)展需要

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，大量實(shí)用性人才已成為時(shí)代的迫切需要，而高職院校的教育方向和模式，則有效適應(yīng)了這種要求，相關(guān)領(lǐng)域和部門(mén)對(duì)職業(yè)教育也十分關(guān)切，所以高職院校在做好人才培養(yǎng)的同時(shí)，也應(yīng)運(yùn)用信息數(shù)字化管理手段進(jìn)行檔案管理，做好檔案管理工作，以適應(yīng)高職院校的管理需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)大批人才的科學(xué)管理。另外，高職院校在運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理的同時(shí)，也在一定程度上增強(qiáng)了學(xué)生的信息管理能力，促進(jìn)了高職院校的教學(xué)管理，提高了學(xué)生就業(yè)率。

（二）檔案管理更具邏輯性

載體和信息是檔案的重要組成部分，然而這兩個(gè)部分與數(shù)據(jù)檔案管理都有著密不可分的聯(lián)系，所以便有了兩種基本的檔案管理內(nèi)容和管理方式：物理管理和數(shù)據(jù)流管理。傳統(tǒng)檔案管理的管理內(nèi)容和管理方式主要為物理管理，紙質(zhì)文件為物質(zhì)介質(zhì)的基本管理對(duì)象，而信息數(shù)字化檔案管理的管理內(nèi)容和管理方式則主要為數(shù)據(jù)流管理，檔案的數(shù)據(jù)信息為基本管理對(duì)象。管理方式和管理內(nèi)容逐漸過(guò)渡到邏輯管理[1]。信息數(shù)字化的檔案管理方式有利于對(duì)遺漏文件進(jìn)行補(bǔ)漏增缺，傳統(tǒng)的文書(shū)管理方式一旦遇到文件收集不全或者漏交檔案的情況，就必須要拆卷重做。而信息數(shù)字化檔案管理就可以有效彌補(bǔ)這個(gè)缺陷，靈活地進(jìn)行檔案的補(bǔ)漏增缺，從而使得檔案信息更加完善，有效提高檔案管理的工作水平。

（三）有效提高檔案管理的效率和安全性

對(duì)高職院校檔案管理進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化設(shè)計(jì)，建立起信息數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，這對(duì)檔案管理工作極為重要，能夠極大提高檔案管理的質(zhì)量和效率。傳統(tǒng)的檔案管理只注重收集和保管，并沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行資源開(kāi)發(fā)和研究利用，致使有效資源浪費(fèi)嚴(yán)重，資源利用率較低。信息數(shù)字化的檔案管理，正好可以彌補(bǔ)這些不足，將資源進(jìn)行合理的利用和分配，充分發(fā)揮出資源的積極作用。此外，傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案查閱者可以利用卷中的一份文件查看到整卷檔案的內(nèi)容，這不利于檔案的安全性和保密要求。而信息數(shù)字化檔案管理可以設(shè)置權(quán)限，將其改為單個(gè)信息查詢模式，查閱者只能查看自己需要查看的那部分檔案，無(wú)法觸及和所提要查看檔案無(wú)關(guān)的文件，進(jìn)而有效地提高了檔案的保密性、安全性。

二、信息數(shù)字化檔案管理的不利影響

傳統(tǒng)的檔案管理方式不能適應(yīng)這個(gè)快節(jié)奏的現(xiàn)代化模式，因此高職院校必須運(yùn)用信息數(shù)字化的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。但是信息數(shù)字化在給檔案管理帶來(lái)高效率的同時(shí)，也存在一些弊端，我們要對(duì)信息數(shù)字化檔案管理的不利影響有充分的了解，從而辯證地運(yùn)用信息數(shù)字化手段。信息數(shù)字化檔案管理的不利影響，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，設(shè)備上的問(wèn)題可能會(huì)造成大量的設(shè)備浪費(fèi)[2]。目前許多高職院校的管理部門(mén)對(duì)信息數(shù)字化檔案管理模式并沒(méi)有一個(gè)深刻的理解，管理人員的信息管理水平普遍偏低，不懂得怎樣利用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，許多先進(jìn)的設(shè)備在引進(jìn)后因?yàn)椴恢涝鯓舆M(jìn)行有效利用而被閑置在檔案室里。第二，對(duì)管理人員提出更高的要求。要做好信息數(shù)字化檔案管理，檔案管理人員必須具備更高的信息管理水平，因此，許多原來(lái)從事檔案管理的人員將無(wú)法適應(yīng)檔案管理的工作需求，這將會(huì)出現(xiàn)管理人員的變動(dòng)問(wèn)題，給檔案管理帶來(lái)安全隱患。

三、加強(qiáng)高職院校信息數(shù)字化檔案管理的具體措施

（一）完善相關(guān)的制度和法律法規(guī)建設(shè)

在高職院校數(shù)字化檔案管理中，安全問(wèn)題一直是一個(gè)不可回避的話題，其原因在于：現(xiàn)在高職院校的信息數(shù)字化檔案管理沒(méi)有相關(guān)法律法規(guī)的保障，所以相關(guān)管理者和責(zé)任人必須對(duì)癥下藥，盡快建立信息數(shù)字化檔案的法律法規(guī)體系。并且，高職院校自身也要建立、執(zhí)行與完善信息數(shù)字化檔案安全制度，保障數(shù)字檔案安全，并從制度和法制層面給予根本保障。

（二）制定數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字化檔案管理在給高職院校的檔案管理提供新方法、新機(jī)遇的同時(shí)，也給檔案管理工作帶來(lái)巨大困難和挑戰(zhàn)。所以，高職院校要高度重視檔案的數(shù)字化管理，加大投入，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，研發(fā)自主管理軟件，制定嚴(yán)格的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，建全數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，全程跟蹤檔案的記錄、保存、使用和管理，確保檔案的安全性和服務(wù)能力。另外，要將各種紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案，建立數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，把紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合，降低紙質(zhì)檔案的破損率，提高檔案完整性，確保數(shù)字檔案的工作效率。此外，完善檔案管理的配套設(shè)施和服務(wù)，比如參照?qǐng)D書(shū)館書(shū)目管理系統(tǒng)建立檔案管理系統(tǒng)，便于檔案檢索和查閱，提高檔案管理和利用水平。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)和信息管理水平

引進(jìn)檔案管理類(lèi)的專業(yè)軟件，可以有效提升高職院校信息化檔案管理的工作效率，因此高職院校的檔案負(fù)責(zé)人需要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想教育和技能培訓(xùn)，讓檔案管理人員明確檔案管理的重要性，端正工作態(tài)度，提高專業(yè)技能和工作能力。建立一個(gè)科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于在工作中沒(méi)有出錯(cuò)誤或者極少犯錯(cuò)誤的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于在工作中表現(xiàn)差、態(tài)度不端正的員工進(jìn)行懲罰。學(xué)校還應(yīng)定期組織檔案管理人員去其他優(yōu)秀高校學(xué)習(xí)考察，學(xué)習(xí)其他學(xué)校先進(jìn)的信息數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)本校檔案管理工作進(jìn)行積極整改。學(xué)校也可以定期邀請(qǐng)信息數(shù)字化檔案管理專家來(lái)校進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)，解決學(xué)校檔案管理人員在工作中遇到的各種問(wèn)題，提高學(xué)校整體檔案管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高職院校的檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜、重要的工作，因此在進(jìn)行檔案管理工作之前，要對(duì)高職院校檔案管理的影響進(jìn)行充分分析。檔案管理人員必須積極更新工作意識(shí)，采取現(xiàn)代信息數(shù)字化管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行分類(lèi)和整理，從而提高學(xué)籍和學(xué)校各類(lèi)資源的管理效率，讓檔案管理充分發(fā)揮作用，更好地為高職院校的健康發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐懿.信息數(shù)字化發(fā)展對(duì)高職院校檔案管理工作的影響分析[J].安徽警官職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，16（2）：104-106.

[2]馮江博.信息數(shù)字化對(duì)高職院校檔案管理的影響[J].讀寫(xiě)算：教研版，2014，（24）：326-326.